基于信息時代背景下檔案管理工作的創新

慕穎強

【摘 要】機關檔案管理工作是保障機關工作開展的基礎，為單位各類資產保存、管理和使用提供了良好條件。隨著信息化的快速發展，傳統的機關檔案管理模式已經不能滿足檔案管理工作發展需求，必須與時俱進提高檔案管理信息化水平，讓檔案管理更好的服務于單位發展。本文主要對當前信息化背景下機關單位檔案管理工作存在的問題進行分析，也提出了加強檔案信息化管理的有效措施。

【關鍵詞】信息；檔案管理；創新；措施

隨著信息化的快速發展，傳統的檔案管理系統已經不能滿足社會發展的需求，傳統檔案由于保存、保養、管理難度較大，檔案管理工作也必須與時俱進，順應時代發展。創新檔案管理理念，改革檔案管理制度，提高檔案管理信息化水平，讓檔案充分發揮自身價值。本文主要對當前信息化背景下機關單位檔案管理工作存在的問題進行分析，也提出了加強檔案信息化管理的有效措施。

一、檔案管理工作中容易出現的問題

近年來隨著社會的發展，各單位的上下溝通和左右聯系更加頻繁，檔案數量更加多而繁，原本的傳統的管理方法已經與當前的檔案管理的要求不相適應，必須正確認識檔案管理工作中的問題，才能實現各部門之間的有效溝通和單位的健康發展。

1.檔案管理意識淡薄。當前許多單位的檔案管理工作，沒有明確專人負責，管理制度不健全不完善，缺少科學合理的檔案管理工作流程與標準，檔案管理工作時常處于邊緣化狀態。加上檔案管理人員變動頻繁，檔案意識淡漠，造成檔案管理工作不規范。

2.檔案管理人員素質不高。檔案工作是一項長期、復雜而艱巨的工作，具有一定連續性，要求管理人員必須具備一定的檔案管理專業知識。但實際上單位領導不夠重視檔案管理工作，人員更換頻繁，許多環節銜接不好造成檔案管理脫節。工作人員習慣陳舊的操作辦法，工作人員職業能力參差不齊，不利于檔案信息化建設工作發展。

3.檔案管理創新不夠。當前單位檔案信息管理工作越來越繁重，隨著互聯網技術的發展，檔案管理方法越來越簡單快捷和豐富多樣。但大部分單位沒有針對自身發展需要，對檔案管理機制進行創新，仍采取傳統方法開展檔案管理工作。一些重要的檔案信息沒有及時分類整理，檔案的分類裝訂與歸檔執行不到位，檔案管理工作信息化應用不夠，許多檔案資源得不到有效整理應用。有的單位認為檔案管理只是保管、整理、收集，管理方式比較單一，檔案管理一直處于被動儲存保管，檔案資源的開發利用價值不大。

4.檔案信息化建設水平不高。建立一套流程清晰、操作規范的檔案管理制度是確保檔案工作順利開展的基礎。但實際工作中檔案管理信息系統建設不完善，比如檔案管理系統中，檔案管理基礎設施相對落后，有的單位的檔案管理室環境差，設備不全，硬件和軟件設施都更新不及時不到位，缺乏現代電子設備，一些光盤檔案或者電子檔案得不到有效處理，致使檔案管理工作的效率不高。

二、實現檔案管理信息化的重要性

1.提高檔案管理效率。檔案管理信息化運用先進的計算機技術對檔案進行管理，將檔案信息與原始檔案資料分離開來，由傳統的案卷式管理升級為電子文件管理，可使文件資料的收集、儲存、分類、統計和調閱更為快捷，檔案管理人員工作量大大減輕，實現了檔案資料信息的資源共享，提高了檔案的利用效率。傳統的人工檔案管理，依賴人工操作，資料收集難以保證完整性，分類和統計方面很難做到準確無誤。資料查找緩慢，資源、成本消耗大，信息資源難以高效共享。信息技術的應用，借助計算機軟件進行檔案管理，有效整合了檔案資源，文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱十分快捷，加快了查找速度，提高了資源共享率，檔案管理效率得以提高。

2.提升保存穩定性。傳統的紙質檔案資料耐久性較差，受檔案保存環境影響較大。檔案采用電子文件形式，存取、讀取方便快捷，易于傳遞、儲存時間長，受外部環境的影響很小，穩定性很強。通過計算機網絡技術管理文件，可以直接通過網絡傳遞，保證了文件傳遞的安全性和及時性。

三、在信息社會背景下創新檔案管理工作的有效措施

1.建立完善檔案管理工作制度。要建立與完善一套切實可行的檔案管理制度，做到有章可循，有法可依，促進檔案管理工作走入正軌渠道。單位要及時對檔案管理工作制度進行修改完善，并嚴格執行規章制度，合理有效地利用開發檔案資源。同時，要加大檔案管理工作的資金投入，強化《檔案法》的宣傳，使單位每一位人員都充分認識到檔案管理的重要性。

從檔案形成到歸檔全程，檔案管理人員要根據檔案管理的要求和規范標準，有針對性的制定科學的管理規劃，促進管理的科學性。搜集材料要認真核實相關信息，科學有效整理，確保信息搜集的準確性。歸檔環節檔案進行統一分類編號。要注意檔案管理工作的安全性，以防產生信息外漏而造成不良影響。

2.加強精細化、流程化、標準化管理。檔案管理要按照“標準統一、上下一致”的原則，創建科學的檔案管理系統，使檔案管理趨向信息技術化、標準化。檔案要進行科學的密級分類，根據文件的機密等級嚴格建檔管理工作，明確收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔、銷毀等程序，按照相應規章制度，嚴禁細致地對檔案進行分類與歸檔。要雙重備份檔案文檔版與電子版，采用機讀模式管理檢索式文檔，確保文書檔案保管完整安全，方便查找和歸檔。普通文檔建立檢索系統要建立時間、文檔名稱、經手人或關鍵人姓名、文檔存放地點等關鍵條目，方便針對性地進行查找借閱；重要文檔檢索系統除紙質原始文件，還要建立電子備份文件，避免因意外造成電腦信息缺失或泄密情況。

3.合理配置檔案資源。進行檔案管理的目的是通過記錄、保存檔案資料，提高檔案資源的利用率。要加強檔案管理的信息化建設，購置先進的計算機設備和信息管理軟件，將辦公自動化系統和檔案信息化建設有機融合，全方位搜集整理檔案信息，增加信息的儲存量。要加強信息安全建設，運用網管技術加強保密工作，保證檔案的安全性。

4.提高檔案管理工作人員素質。管理檔案的工作人員應有強烈的保密意識，明確自己職責所在，掌握檔案管理的方法，遵循保密制度，及時銷毀不易泄露且無價值的文件。定期清理過期失效文檔，防止與其他未過期文檔混淆，給查找和借閱造成不便。

5.加強檔案信息化管理。隨著信息化技術的迅猛發展，把信息化技術融入到檔案工作管理中，有效提高管理質量和管理的工作效率。加大信息設備投入，采購必備的硬件與軟件，應用網絡與計算機開展檔案管理，利用計算機與掃描儀做好文字與圖片檔案信息存檔工作，做到信息的準確傳遞和合理應用。

四、結語

隨著電子信息技術的發展，信息化已經快速地融入到各行各業中，作為傳統的檔案管理工作已經與信息化社會需求不相適應，檔案管理要對照信息化的高標準要求，從管理方式和制度上不斷創新、改進和完善，將信息化成果應用到檔案管理中，推動檔案管理工作的快捷和高效，為檔案工作的長遠可持續發展奠定基礎。

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