淺析企業檔案管理電子信息化

張旭 文倍蕾 郭丹

【摘 要】對于當下企業的檔案管理工作來說，其對于企業自身的建設與發展有著積極的意義。而隨著信息技術的快速發展，企業檔案管理電子信息化也是當下檔案管理的重要趨勢。本文對企業檔案管理電子信息化的意義進行闡述，并且結合當前企業檔案管理存在的缺陷予以有效的建設策略，希望為相關工作者的研究提供理論支持。

【關鍵詞】企業；檔案管理；電子信息化；建設策略

一、企業檔案管理電子信息化的意義

隨著社會發展，檔案信息化非常有必要。21世紀屬于信息時代，同時信息技術的快速發展也使得社會實現了進步。在當下有效的掌握信息技術，就能夠在行業競爭中脫穎而出，同時也能夠從實質上提升自身工作的效率。而企業檔案管理工作在當下需要創新，其信息化工作的開展具有很大的意義。

從宏觀的角度來說，當前企業實現檔案管理信息化建設也是更好地響應社會發展的需求。對于社會來說，衡量自身的發展水平的一個標志就是其自身的信息化水平。因此要能夠更好的跟上國家信息化的步伐，應當在檔案管理工作中有效引入信息技術來實現檔案管理事業的快速革新。并且當前實現檔案管理信息化的需求也越來越迫切，而如果對于企業檔案管理來說，沒有足夠的資金進行信息化建設，那么就會跟不上時代發展的腳步，并且其也關乎整個檔案管理工作的實效性。

從微觀的角度來說，企業檔案管理信息化建設能夠更好地提升檔案管理人員的工作效率。通過信息化的模式，可以改變傳統工作中較為落后的地方。在傳統的工作中需要檔案工作人員通過手工的方式去收集、分析以及管理檔案，在遇到相應的需求時需要經過復雜的查閱才能夠達到需求。而有效的引入檔案管理信息化技術，就能夠通過信息技術來開展相應的收集管理工作，同時也能夠借助大數據技術來對其中有價值的內容進行挖掘，企業這樣可以在很大程度上提升相關工作的質量。同時也能夠更好地設置查閱功能，加強對于內部資源的有效查詢，這樣可以有效的利用其來提供服務，進而更好地發揮檔案資源的價值。

因此，通過檔案管理工作信息化建設，可以更好地提升企業檔案管理工作的質量與效率，可以更好地解放人力，也能夠充分將檔案資源中有價值的內容挖掘出來，進而實現其服務功能。

二、企業檔案管理存在的問題

當下企業檔案管理工作也存在一定的問題阻礙著相關工作的開展，并且檔案管理對于企業的建設與發展也有著積極的促進作用，因此要能夠針對其中存在的問題進行分析。首先就是在工作中的工作人員素質水平普遍較低，并且也會受到很多客觀因素的限制，因此也使得企業的檔案管理人員無法快速的獲得更新的專業知識，并且有的企業對于相關工作的開展也并沒有予以重視，因此也在很大程度上減少了企業員工相關技能的培訓機會。再加上企業負責的領導缺乏更新的工作理念，并沒有將企業的檔案管理作為重要的工作來對待，因此也在很大程度上限制了企業檔案管理電子信息化的進程。

其次，由于當前信息技術的快速發展，也為當前很多傳統的工作帶來了很大的挑戰，企業檔案管理工作的實效性以及質量都面臨著很大的挑戰。并且企業內部的員工并沒有受到專業的技術訓練，因此沒有具備較高的電子信息技術使用能力，這也就無法更好地開展其中的各項業務。甚至有些企業在檔案管理工作崗位會存在減值的現象，因此也會在一定程度上限制了檔案管理工作人員的積極性，這會使得企業的檔案管理水平及其電子信息化進程在很大程度上受到限制。

三、企業檔案管理電子信息化策略

（一）創新企業檔案管理觀念

新的歷史時期下，檔案管理工作應當有效的革新工作觀念。要能夠在管理工作中樹立服務的觀念，而不僅僅是對檔案資源的保管，當前我們處于信息技術快速發展的社會中，而信息的生命周期也不斷縮短，因此我們應當有效的保存信息，并且將相應的資源及時傳遞出去，這樣才能夠實現資源的有效共享，并且凸顯信息的價值。信息時代所帶來的另一個特征，就是知識經濟時代的快速到來，有效的轉變觀念，樹立服務的理念，通過有效的方式來將信息進行處理分析等，并且實現有效的共享。通過借助信息技術，可以更好的將資源與他人共享，并且針對有需要的人做好服務工作，這也是新時代下實現檔案管理目標轉型的有效需求。

（二）建立檔案管理信息化制度

對于當下的企業發展來說，需要其中的檔案管理工作作為支持。但是檔案管理工作的開展，還是需要有效的信息化制度作為保障，以此才能夠更好地為相關基礎工作提供借鑒。從宏觀的角度來說，要能夠從立法上來對檔案管理工作以及相關的法律體系進行完善，能夠通過更加嚴格的約束體系來對其進行約束。同時也應當制定有效的檔案管理體系，體系的保障就如同我們日常生活中的法律保障相同。同時也應當從微觀的角度來開展檔案管理信息化制度建設。要能夠明確，雖然從直觀上來說，檔案管理并無法為企業的發展提供直接的經濟價值，但是企業的管理者應當明確檔案管理的內在價值，尤其是要將相關工作的開展與企業的建設相結合，以此來更好地凸顯檔案管理的內在價值。比如在企業內部建立更加完善的業務考核制度以及相應的獎懲制度來對檔案管理工作予以激勵，并且要加強日常工作和檔案管理工作之間的聯系，以此來從宏觀以及微觀的角度來為企業的檔案管理提供有效的保障。

（三）實時收集檔案資料

對于企業的檔案管理工作來說，要能夠做好對于相關資料的實時手機管理，保證對于相關重要的資源進行及時的歸檔，這也是實現檔案管理電子信息化的核心環節。企業應當根據自身的實際狀況來建立檔案室，并且對于其中的各項工作都應該嚴格落實員工的崗位責任，通過更加全面的制度作為保障來保證其中的檔案資源都能夠及時到位，同時也能夠有效的保證檔案資源出現信息缺失的現象，可以在很大程度上保證企業檔案資源的完整性。同時電子信息化的檔案管理工作，還應該有效的將檔案歸類的過程中按照互聯網的特性，比如文件的屬性等來根據相應的特征做好分類工作，以此來保證企業原始檔案信息與電子檔案保持一致。

（四）信息安全

在實現檔案管理工作信息化的過程中，還應該重視其中的信息安全工作。因為互聯網本身就具有開放性，這是優點，但是從某種程度上來說，其也是一種缺陷。因此要能夠在建設企業電子檔案的過程中，做好資源的加密管理工作，確保電子檔案不會被泄露，同時也應該引入網絡安全技術，比如加密狗或者是電子簽名等技術可以加強對于相關信息的保管，確保檔案資源的安全性。

四、結束語

當前隨著信息技術的快速發展，其已經廣泛應用到檔案管理中。對于當下的企業發展來說，應當有效革新工作理念，將電子信息技術引入到檔案管理工作中，以此來為企業自身的發展提供動能。

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