大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理模式變化探析

姜珊

摘 要：如今，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)悄然來臨，其在改變?nèi)藗儌鹘y(tǒng)生活方式的同時也極大地影響了檔案管理工作。大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作對檔案管理人員提出了新的要求。在大數(shù)據(jù)時背景下進行檔案管理工作模式研究，一方面可以很好地保護信息資源，另一方面還能對檔案事業(yè)的健康發(fā)展有著十分積極的意義。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；檔案管理；數(shù)據(jù)資源；檔案

大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展對檔案管理提出了新的要求，在檔案管理工作中，必須要積極地突破傳統(tǒng)管理模式的束縛，只有這樣，才能更好地滿足時代發(fā)展對檔案管理工作的要求。此外，檔案信息本身就是一種非常重要的資源，也具有非常高的價值，因此必須做好檔案信息的管理工作。

1大數(shù)據(jù)時代下檔案管理模式的變化

1.1檔案管理理論的變化

隨著大數(shù)據(jù)時代的不斷發(fā)展，檔案的數(shù)量也有了十分顯著的提升。采用傳統(tǒng)的方法和技術(shù)已經(jīng)不能很好地展示數(shù)據(jù)的重要內(nèi)容，在檔案管理工作中一切數(shù)據(jù)都是有價值的數(shù)據(jù)，也就是說所有有用的數(shù)據(jù)都是檔案。這一定義也拓寬了檔案的范圍。傳統(tǒng)檔案觀念中認為只有陳設在檔案館當中的材料是檔案。而如今，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)在不斷地發(fā)展和革新，檔案信息數(shù)量越來越多，同時在人們的生活中發(fā)揮的作用越來越重。在檔案服務觀念上，大數(shù)據(jù)時代在一定程度上改變了人們的需要和認識，檔案用戶不僅僅關(guān)注檔案的利用，還對檔案工作提出了更為細致和全面的要求，若要獲得數(shù)據(jù)背后的知識和信息，就必須不斷完善檔案管理工作。在檔案平臺建設的過程中，由于傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法很好地滿足檔案管理的要求，所以檔案網(wǎng)絡平臺的建設成為了檔案管理工作中非常重要的一個內(nèi)容。

1.2檔案信息資源管理方式的變化

在以往的檔案管理工作中主要接觸的是紙質(zhì)檔案，而隨著大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，數(shù)字檔案和電子檔案的管理成為了重點內(nèi)容。檔案管理對象發(fā)生了非常明顯的變化，而正是由于檔案管理對象的變化，檔案管理的方式也隨之發(fā)生了非常明顯的改變。檔案管理人員在管理的過程中無法將電子介質(zhì)存儲在固定的位置，若將信息存儲于特定的位置，也就失去了大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的現(xiàn)實意義。所以檔案管理人員一定要為電子檔案信息安排一個安全可讀的存儲空間，對檔案信息進行有效的管理，創(chuàng)建一個科學的檔案管理系統(tǒng)，借助云系統(tǒng)來對檔案進行科學的管理，進而有效保證數(shù)據(jù)資源的利用效率，確保檔案工作的正常開展。

1.3檔案服務內(nèi)容的變化

在以往的檔案服務管理工作中，其主要模式是人為進入到檔案館來查詢資料，檔案管理人員需要根據(jù)其提供的相關(guān)信息來查找檔案資料。若館內(nèi)沒有用戶所需的資料，則其他的環(huán)節(jié)就不再歸屬于檔案館的職責范圍。這種管理方式下，檔案管理的作用受到了一定的限制。

而大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的內(nèi)容則發(fā)生了較為明顯的變化，館外的多種資源成為了檔案管理中的重要內(nèi)容。檔案管理人員在工作中可以借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)搜索各種有關(guān)資料，在對數(shù)據(jù)進行有效整合與科學處理的過程中可以更好地發(fā)現(xiàn)其中出現(xiàn)的主要問題，并提出針對性的解決對策。

2大數(shù)據(jù)時代下檔案管理模式存在的問題

2.1加大了檔案工作中的安全風險

當前，檔案管理工作中互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到了普遍應用，檔案信息的安全性和可靠性也成為了人們關(guān)注的焦點問題。一些網(wǎng)絡黑客會采取一些技術(shù)來侵擾檔案管理系統(tǒng)，從而盜取或篡改重要信息，而這也對檔案管理工作的正常開展產(chǎn)生了非常明顯的消極影響。此外，我國政府也加大了網(wǎng)上工程的建設力度，多地的地方政府也可借助網(wǎng)絡建立站點和主頁，更好地與民眾建立緊密的聯(lián)系，增強政府工作的透明度。

但是我國政府檔案管理人員對網(wǎng)絡技術(shù)的了解與掌握還需要不斷完善，沒有專業(yè)的信息技術(shù)處理人員對其進行有效的管理。所以建立網(wǎng)絡政府平臺，檔案部門不能很好地發(fā)揮其自身的作用與價值。與此同時，檔案還有可能丟失或出現(xiàn)其他的安全隱患，這對于檔案管理工作的順利開展也會產(chǎn)生非常不利的影響。

2.2提高了歸檔和存儲的難度

檔案管理人員在工作中不但需要整合非常多的檔案信息，還要對其進行科學的分析和整理，進而明確檔案間的聯(lián)系，創(chuàng)建完善的檔案存儲規(guī)范，這也給檔案管理工作帶來了一定的障礙，工作量也明顯提升。而信息數(shù)據(jù)存儲的安全性也是管理工作中的一個非常重要的問題。網(wǎng)絡數(shù)據(jù)的存儲通常需要電子介質(zhì)的輔助，當前我國的信息技術(shù)不斷發(fā)展，電子文件的復雜性也因此不斷提高，所以在檔案信息儲存的過程中，管理人員一定要將繁雜的信息進行科學有效的存儲。

2.3檔案掛案例標準不統(tǒng)一

以往的檔案信息管理工作中，管理人員依據(jù)檔案的性質(zhì)完成檔案的分類工作，之后將其擺放在指定的位置。而大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息的數(shù)量明顯增多，采用傳統(tǒng)的歸檔方式已經(jīng)不能滿足當前檔案工作的具體需要。巨大的數(shù)據(jù)庫增強了檔案管理工作的盲目性，且管理方法的科學性及有效性也受到了較大的影響，檔案管理部門也沒有在日常工作中制定統(tǒng)一的檔案管理標準。所以，當前我國檔案管理工作處于無序狀態(tài)。雖然一些企業(yè)在檔案管理中使用了檔案管理系統(tǒng)，但是由于不同的系統(tǒng)有不同的管理標準，也會對管理效果造成嚴重影響。

3大數(shù)據(jù)時代背景下完善檔案管理工作的策略

3.1建設完善的檔案管理系統(tǒng)，有效控制安全風險

大數(shù)據(jù)背景下，若要更好地保證檔案管理的質(zhì)量和效果，不斷拓寬檔案的應用領(lǐng)域，就務必需保證檔案信息的安全性。采取有效措施控制檔案管理中的安全風險。在檔案存儲時應科學設置加密程序，進而有效避免檔案信息被盜取或篡改。此外，檔案管理人員還應做好檔案信息的備份工作，避免電子介質(zhì)出現(xiàn)故障，影響了檔案信息的完整性。檔案管理人員在日常工作中還應不斷提升自身的工作質(zhì)量和技術(shù)水平，熟練應用信息技術(shù)，減少由于自身技術(shù)方面的不足對檔案管理工作的不利影響。檔案管理系統(tǒng)開發(fā)企業(yè)在日常生產(chǎn)和經(jīng)營的過程中應該做好系統(tǒng)升級工作，同時提升風險防范意識，以此有效控制系統(tǒng)運行中的安全風險。

3.2創(chuàng)建大數(shù)據(jù)平臺，促進資源共享

檔案管理部門在日常工作中應積極建立大數(shù)據(jù)平臺，這樣可以更好地保證資源的有效共享，拓展資源的搜索范圍，確保檔案信息的精細度和全面性。并且還要在數(shù)據(jù)平臺當中創(chuàng)建一個網(wǎng)羅大量信息資源的資料庫，科學設置搜索項目，檔案查詢者可以根據(jù)自身的需要找到自己所需的檔案資料，避免了歸檔工作中的問題，省去了歸檔環(huán)節(jié)，也避免了存儲過程中出現(xiàn)的各種安全隱患。

3.3創(chuàng)建統(tǒng)一化的檔案管理標準

大數(shù)據(jù)背景下，信息數(shù)據(jù)的數(shù)量非常多，所以為了更好地保證管理質(zhì)量，一定要創(chuàng)建科學統(tǒng)一的管理標準，這也是管理人員的重要工作規(guī)范。制定管理標準時，應保證格式統(tǒng)一、長期可續(xù)、數(shù)據(jù)規(guī)范等原則保證數(shù)據(jù)的有序性。除此之外，制定檔案管理標準時應積極學習和借鑒西方的先進管理經(jīng)驗以及有效的方法，從而更好地推動檔案管理工作的發(fā)展與完善。同樣在檔案工作中，相關(guān)部門還應采取有效措施，積極引進檔案管理體系的國際化標準，這樣就可實現(xiàn)對檔案內(nèi)容的定期檢查與整理工作。

4結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代對社會的發(fā)展和人們的日常生活都產(chǎn)生了十分顯著的影響，同時檔案管理模式也在大數(shù)據(jù)時代的影響下發(fā)生了諸多的變化，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法很好地順應當今檔案管理工作的需求。所以，在檔案管理工作中，必須積極轉(zhuǎn)變管理模式，不斷提高管理的質(zhì)量和水平，推動我國檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

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