淺談私營企業檔案管理的現狀和意義

曹向玲

【摘 要】私營企業檔案管理，發揮檔案在私營企業管理中的作用，私營企業檔案是工商行政管理機關依法對私營企業實施登記管理、監督管理過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是國家檔案的組成部分。

【關鍵詞】私營企業；檔案管理

一、私營企業檔案

民營企業檔案是指民營企業在生產、經營、科研等各項管理活動中形成的對企業有查考保存價值的各種文字、聲像、電子文件等不同形式的記錄。民營企業檔案是企業全部活動的真實記錄，它體現企業成長與發展歷程，是企業重要資產和信息資源。因此，檔案管理是企業各項管理工作的基礎環節對民營企業經濟。發展產生重要影響，是民營企業在市場競爭中贏得主動權的有力保證。

二、私營企業檔案的現狀

民營企業檔案工作的好壞，決定于管理者對檔案工作的重視程度。由于民營企業均以盈利為目的，精力和資金主要放在生產、經營管理和銷售上，檔案作用的滯后性，帶來的經濟效益不明顯。因此大多數民營企業主檔案意識薄弱，不了解企業檔案的重要性，缺乏檔案法制觀念，認為對檔案工作沒有必要投、物力、財力，從而影響了民營檔案管理工作的健康開展。

私營企業目前普遍存在兩種檔案管理模式：一是規模較小的家族企業，很多重要的資料分散在家族成員手中保管，以防泄密。二是雖有一定規模但內部管理與企業發展規模脫節，企業檔案分散保管在各職能部門內，但他們之間互相封閉，整體上于零散無序狀態。大部分檔案者又未經過正規培訓，不懂檔案整理，很多重要資料進行簡單“信袋式”管理，影響檔案的查閱利用。民營企業的檔案工作有較大的自主性和隨企業中的檔案人員多為兼職，工作量大，業務雜，缺乏一定的專業水平。

三、私營企業檔案管理工作內容

1、私營企業檔案管理的任務是：接收、整理私營企業檔案材料，保護私營企業檔案材料的完整與安全，積極開發利用檔案資料，為私營企業管理提供基礎信息。

2、各級工商行政管理機關應依照本規定管理私營企業檔案，接受上級工商行政管理機關和同級檔案行政管理部門的業務監督和指導。

3、私營企業檔案由核準登記該企業的工商行政管理機關建立和管理。

4、私營企業檔案按戶建檔，一戶一檔，一檔多卷。私營企業分支機構的檔案在該企業檔案中單獨立卷。異地設立的私營企業分支機構在經營地單獨建檔。

四、私營企業檔案材料的立卷歸檔范圍

私營企業的檔案材料由開業登記材料、其他登記材料、日常監督管理材料和其他材料組成：

1、開業登記材料：《私營企業申請開業登記注冊書》、《私營企業負責人履歷表》、私營企業開業申請書、有限責任公司的公司章程、合伙企業的合伙人協議書、申請人及合伙人、投資者身份證明、場地使用證明、資金證明、管理、技術人員名冊、部門審批文件、其他有關文件證明。

2、其他登記材料：《私營企業申請變更登記注冊書》、變更登記申請書、合伙人協議書、董事會決議書、《私營企業負責人履歷表》、完稅證明、營業執照等。

3、日常監督管理材料：《私營企業年檢報告書》及其他年檢材料、停業申請書、合伙人協議書、董事會決議書等。

4、其他材料：發明、創造、技術革新成果、專利產品及獲省、部級以上名優產品稱號的證明副本或復印件；各種資質證書、產品合格證的復印件；私營企業從業人員中縣級以上人大代表、政協委員及參加民主黨派、社會團體憑證的復印件；有保存價值的其他材料。

五、私營企業檔案的歸檔和保管

1、私營企業登記和監督管理人員應將在登記管理和監督管理過程中形成的檔案材料及時送交檔案管理人員。送交時應確保文件齊全，圖文字跡清晰，格式標準統一，并辦理送交手續。對不符合要求的，檔案管理人員不予接收。

2、接收的檔案材料要進一步整理，對破損的材料進行修補或復制，復制件放在原件后面。裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙張加襯邊。紙面過大的材料，應按卷宗大小折疊整齊。對字跡難以辨認材料，應當附上抄件。材料上的金屬物要剔凈。

3、檔案管理人員應根據檔案材料的形成時間或自然順序用阿拉伯數字逐頁編碼，頁碼位置正面在右上角，背面在左上角，空白面不編號。

4、聲像材料應當用文字標出錄攝的對象、時間、地點。根據私營企業檔案材料編頁順序，分別填寫私營企業開業登記材料目錄、私營企業其他登記材料目錄、私營企業監督管理材料目錄和私營企業其他材料目錄。

5、歸檔材料中如有文件、材料說明，均應填寫在備考表內。同時，將立卷人、檢查人的姓名和歸檔時間填寫清楚。

6、私營企業檔案應有專人管理并保持管理人員的相對穩定。檔案管理人員應熟悉私營經濟管理業務和檔案管理業務，要有高度的責任感。檔案管理人員調動工作時，應在離職前做好檔案的移交工作，辦理移交手續。

7、私營企業檔案要有專門裝具，并應有防盜、防火、防潮、防鼠、防蟲、防光（紫外線）、防塵等設施。

8、私營企業檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，并作記錄。對于破損、蟲蛀、鼠咬、變質、字跡褪色的檔案要及時采取防治措施，并進行修補和復制。發現案卷丟失的，應立即向領導匯報，并積極查找，寫出處理報告。

六、私營企業檔案管理的意義

1、檔案是保護民營企業合法權益的法律憑證

如何保護好企業的即得利益和合法權益，解決好債權、債務和企業之間的經濟糾紛以及企業與職工之間的勞動糾紛等問題，企業檔案這一原始憑證就顯得尤為重要了。

2、檔案是民營企業再發展的重要信息資源

企業目前和未來的經營管理、技術開發和新產品研制認證，都離不開對企業原有和現有人、財、物、產、供、銷等各種基礎條件的準確數據，而所有這些技術信息資料都主要凝聚在企業檔案中。

3、檔案可以幫助民營企業管理好重要商業機密

近年來，在國內外市場上，少數人專門竊取別人的商業機密作為一種競爭手段，給企業帶來不應有的損失甚至災難性的打擊的事時有發生。因此，企業必須充分認識到這一點，從企業初建伊始就注意收集并嚴格保管和合理開發利用好檔案，否則，因檔案資料收集保管不善而使商業機密泄露外傳，將會給企業帶來難以估計的損失。

4、檔案可以提升民營企業信用水平

企業信譽是企業的無形資產，是企業基礎性的資源，市場經濟是信用經濟，企業信譽和企業密切相關，是企業經濟發展的一種無形的推動力。企業信用檔案是企業檔案中的重要組成部分。

【參考資料】

1.《私營企業檔案管理暫行規定》（工商個字〔1993〕第225號，1993年8月23日）

2.馬兆華；岳偉；；民營企業檔案管理探討[J]；黑龍江檔案；2008年05期

3.劉曉玲；新時期民營企業檔案管理工作初探[J]；檔案管理；2009年06期

4.樊小偉；；中小民營企業檔案管理特點與方法[J]；檔案管理；2010年02期