淺析中等體育運動學(xué)校電子檔案的特點與管理

傅遵英

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案在檔案管理工作中所占的比例和作用日益顯著。對電子檔案的充分利用，可以有效提升中等體育學(xué)校檔案管理工作的效率與質(zhì)量。相對于普通中等學(xué)校，中等體育運動學(xué)校電子檔案有其鮮明特色，在管理與利用中也要充分揚長避短，為今后的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案管理 檔案 電子 體育 學(xué)校

隨著電子計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，電子檔案在檔案管理工作中的地位愈發(fā)重要，有效的電子檔案管理能夠快速、及時地滿足各行各業(yè)行使各項職能時對文件、檔案信息的需求。近年來，隨著信息化技術(shù)在教育行業(yè)的廣泛使用，普通中等體育運動學(xué)校也產(chǎn)生了大量電子檔案，因為體育教育結(jié)合的行業(yè)特殊性，體育運動學(xué)校的電子檔案有與普通學(xué)校檔案的共通之處，也存在鮮明的體育特色。而如何收集和管理體育學(xué)校電子檔案、如何充分利用已有電子檔案為學(xué)校發(fā)展提供支持，具有一定的探索意義。

一、中等體育運動學(xué)校電子檔案的特點分析

（一）體量大。普通中等體育運動學(xué)校屬于體育教育聯(lián)合辦學(xué)，電子檔案涉及體育訓(xùn)練和教育教學(xué)各方面，并且體育學(xué)校承擔(dān)多個競技體育項目，種類多、涉及面廣，整體電子檔案體量巨大，數(shù)量較多。

（二）圖片、視頻多。由于競技體育的特殊性，在訓(xùn)練比賽中會留存大量照片資料和視頻錄像資料，這類資料在體育學(xué)校電子檔案中占據(jù)很大比重。

（三）利用率高。同樣由于辦學(xué)特殊性，體育運動學(xué)校電子檔案特別是視頻錄像類檔案查閱、利用率很高。

二、中等體育運動學(xué)校電子檔案的利用優(yōu)勢分析

（一）查閱方便，歸檔效率高。電子檔案的查閱是利用計算機的技術(shù)，改變了紙質(zhì)檔案查找時的困難，極大地提高了查檔工作效率，減輕了學(xué)校檔案工作人員的勞動強度，提高了檔案管理工作的效率。同時，建立電子檔案分散了工作量，實現(xiàn)隨機歸檔，減少了歸檔和整理的時間，更方便進行檢索，提高了信息的獲取效率。

（二）提高檔案使用效率。對檔案的進一步加工、利用是檔案管理工作的主要目的，電子檔案可復(fù)制、能重復(fù)使用的特點，更能滿足檔案加工的需要。

（三）便于檔案保存。電子檔案管理使檔案能保持得更加完整持久，依托于計算機和電子媒介的存儲，電子檔案可以無損耗長期存儲。

（四）及時補漏增缺。傳統(tǒng)文書在資料收集時，如果出現(xiàn)漏記、漏交的情況，為了及時的增缺補漏，就要把文書進行拆卷重做，造成損耗又降低工作效率。電子檔案中出現(xiàn)問題，可以直接利用計算機進行修改、更正，更加方便、快捷，省時省力，讓檔案隨時保持在最新狀態(tài)。

三、中等體育運動學(xué)校電子檔案管理現(xiàn)狀和對策分析

如上所述，中等體育運動學(xué)校電子檔案存在著體量大、圖片、視頻數(shù)量多等特點，在當前管理中，也存在著不少難以解決的問題，無法提升電子檔案管理效率與質(zhì)量，難以提升檔案管理效果。

（一）工作量較大，工作人員不足。電子檔案的儲存需要檔案工作人員對大量電子文件進行鑒定，只保留有價值的文件進行保存，在實際工作中，會耗費大量時間和精力。目前普通中等體育運動學(xué)校檔案管理人員配備十分有限，電子檔案整理鑒定工作量巨大，有限的人手很難完成海量工作，導(dǎo)致歸檔延遲，效率不高。體育學(xué)校一方面應(yīng)盡可能增加檔案管理人員數(shù)量，另一方面要注重加強對現(xiàn)有電子檔案管理人員的培養(yǎng)，進行各種形式的再教育，以適應(yīng)電子檔案理論和技術(shù)發(fā)展的需要，以適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展要求。

（二）對原稿重視程度不夠。隨著無紙化辦公的普及，接收上級和同級別單位的電子文件，在電子計算機上起草、制作文件已成常態(tài)。但具體工作中這些電子文件的原始稿特別是word版本的原稿很大比例未能保留，在其基礎(chǔ)上進行增、刪、改等操作行為較為普遍，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。雖然近幾年已廣泛使用pdf格式保留原稿，但在具體檔案管理工作中，對原稿件的重視和保存程度還需加強，對重要文件應(yīng)采用“雙軌制”歸檔法，保證原稿的準確性。

（三）對載體要求高。電子文件依賴于計算機軟硬件設(shè)備。當運用電子設(shè)備將信息記錄后，電子文件就離不開設(shè)備，只能依靠計算機讀取。但計算機硬盤、光盤、移動硬盤等存儲載體媒介也存在損壞、崩潰的隱患。在具體儲存中，對相關(guān)載體媒介的質(zhì)量要求和保管要求也較高，也需要提前做好相應(yīng)的備份。體育運動學(xué)校應(yīng)注重加大檔案管理資金的投入力度，配備先進的檔案管理軟件與硬件設(shè)施，切實滿足電子檔案管理工作的相關(guān)要求，實現(xiàn)檔案存儲介質(zhì)的多元化發(fā)展，有效保障電子檔案管理工作的穩(wěn)定性與便捷性。

（四）電子檔案標準不完善。電子檔案的興起是近些年的事情，在上級部門整體制度規(guī)范還不完善的當下，普通中等體育運動學(xué)校在開展電子檔案管理工作的過程中，還沒有形成完善的標準化管理制度，難以增強學(xué)校電子檔案管理效果。中等體育運動學(xué)校應(yīng)該在傳統(tǒng)檔案管理制度的基礎(chǔ)上，建立健全電子檔案的各項規(guī)章制度，實施高效、科學(xué)、規(guī)范的管理，讓電子檔案管理走出無序化狀態(tài)。

四、結(jié)語

對中等體育運動學(xué)校而言，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，快捷、高效、便利的電子檔案更加適應(yīng)學(xué)校檔案存儲利用的需要，雖然目前應(yīng)用中存在的不少亟待解決的問題，也應(yīng)逐漸克服，推動電子檔案制度、管理各方面日益完善，充分發(fā)揮電子檔案在中等體育運動學(xué)校發(fā)展中的保障作用。

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