PDCA循環法在醫院物資核算和管理中的應用

張楓 無錫市第二人民醫院財務科

醫院物資是醫院開展正常醫療服務的物質保證，也是醫院資產的重要組成部分。從廣義的概念來講，醫院物資可分為固定資產和流動資產；從狹義的概念來講，則一般指未達到固定資產標準的流動物資，包括藥品、衛生材料、行政物資等。醫院物資消耗是醫院成本的重要組成部分，是醫院持續良好運行的重要保障，極大地影響著醫院的經營成果。

2017年起，我院物資核算部門協同管理部門針對當前的操作模式進行根因分析。對物資管理流程和核算中存在的各種問題進行系統分析，主要涉及四個環節：采購、入出庫核算、耗材使用、盤點，利用PDCA循環法，找出相應的對策并付諸實踐，實現了良好的經濟效益和社會效益。

一、醫院物資管理中的問題。

（一）重采購、輕使用。

只重視招標和采購，在各使用科室領用后，沒有對使用過程跟蹤管理，出現過期、損壞、浪費等現象[1]，使領用量和實際需用量不相符。

（二）耗材物價標準和物資標準名稱不匹配。

物價系統和物資管理系統的名稱不相同，領用時采用物資管理系統，計費時采用物價標準，兩個系統不能兼容，容易產生漏收費和錯收費。

（三）收入和成本不匹配。

由于科室之間的專業不同和多學科聯合診療，出現A科室的病人需到B科室進行某項治療，其費用由A科室收取，計入A科室收入，但耗用的衛生材料是B科室領取的，計入B科室費用，造成科室收入和成本不匹配。

（四）高值耗材使用管理存在漏洞。

高值耗材沒有計劃，使用收費后，設備科根據供應商的銷售清單、發票及臨床科室使用確認單補辦出入庫手續，缺乏準確性、真實性與及時性，存在延報、誤報或漏報等可能，不能保證病人和醫院的各項權益。

（五）出入庫單錄入不及時，不能及時發現庫存差異。

二、PDCA循環法持續改進

隨著近年來公立醫院改革的不斷深化，“持續改進”這個詞越來越多的出現在各類等級醫院評審與檢查中。針對某項工作的持續改進，現今普遍采用的管理工具就是PDCA循環法，它是以循環法作為開展質量管理活動的一種科學工作程序，廣泛應用于各個領域并卓有成效，日益受到各單位管理者的關注與重視，是一種采用標準化、科學化的工作程序進行不斷循環上升進步的管理模式。

在實際操作中，我院采用了“品管圈”管理模式，成立多部門人員參與的高植耗材品管圈、低值耗材品管圈、辦公事務用品品管圈；從采購計劃、質控、追溯、收費等管理方面切入；運用“病人追蹤法（Patient Tracer）”發現問題、分析原因并進行PDCA循環管理，跟蹤整改效果，以院部監管過程作為PDCA大循環，以各科管理過程作為PDCA小循環，實現“大環帶小環，螺旋式上升”，不斷循環提高管理水平。

PDCA循環包括四個階段：

P(plan)：計劃，確定方針、目標和活動計劃。

D(do)：執行，實現計劃中的內容。

C(check)：檢查，總結執行計劃的結果，找出問題。

A(action)：處理，對總結檢查的結果進行處理。

（一）P(plan)

根據上述問題，我院成立了由設備科、總務科、財務科、信息科、審計科及各臨床科室負責人參與的物資管理小組，從物資管理的各個環節擬定適合我院情況的物資管理流程，從計劃制定，采購執行，入出庫規范、準確、及時，物資的使用、盤點等幾個方面進行整改，從制度入手，對流程的每一個環節加以規范，明確相關科室和人員的職責，并采取定額管控、跟蹤管理的方法加強物資的管控力度。

管理目標和具體計劃如下：

（1）規范物資采購及管理流程。（2）制定并嚴格執行物資采購招標規定。（3）規范采購計劃的制定和審批制度。（4）梳理物資的名稱、規格等。（5）研讀物資采購制度，明確臨時性材料采購規范。（6）規范高值耗材的使用。（7）對物資的使用進行跟蹤管理。（8）強化財務監督和會計核算。

（二）D(do)

（1）物資管理小組通過溝通協商，制定了規范的物資采購及核算流程。

物資采購流程圖

物資核算流程圖

（2）成立醫院物資管理委員會，負責各類物資的論證、準入及重大事項決策。成立物資使用評析委員會，重點督查臨床耗材使用情況，每月進行評析。經評定為耗材不合理使用的病例，按違規金額100%扣獎，其中60%扣床位醫生及其上級醫生個人，40%扣科主任，并下發通報。高值材料使用管理與科室、個人的月度績效分配直接掛鉤。

（3）審計科參與物資招標全過程，并對招標過程中的各個環節進行審查，確保采購過程公開透明，結果合理、合法，切實降低采購成本；對采購價格、收費結算等進行監管。

（4）規范采購計劃制定，明確月度計劃定額，月度計劃由科室負責人、分管領導審批。對各臨床科室使用的物資實行月度領用定額管控的方法[2]。設備科、總務科根據使用科室申領計劃，制定并執行各類物資的年度、月度和臨時采購計劃；急需物資按程序審批后及時采購；嚴把質量關，所有物資必須驗收后再辦理入庫手續；負責物資的分類統計、明細賬、定期盤點，確保明細賬與實物相符；監督、檢查各使用科室庫存物資的實際使用情況，防止積壓，對不良事件進行跟蹤。

（5）規范高值耗材的使用，以去年同期消耗金額作為定額，每月末對高值耗材使用情況進行對比[3]。對高值耗材進行跟蹤管理，形成規范的高值耗材臨床聯合應用督查機制，實行了每日跟蹤管理，每周內網公示，確保醫生有權知曉。

高植耗材使用情況對比表

（6）使用科室根據本部門實際耗用情況填制每月《物資領用申請表》，醫用物資上報設備科，事務用品上報總務科；合理使用，杜絕浪費，衛生材料收費核準后記賬，對不良事件及時反饋；定期對本部門的物資進行盤點，防止物資積壓、過期；接受設備科和總務科的監督、檢查和指導。

（7）在信息科人員的協助下，梳理物資字典庫，完善采購物資的名稱、規格等。與供應商溝通，要求其做到貨票同行，確保發票、送貨單名稱一致，物品單價準確。規范入庫單填制，確保入庫單、送貨單、發票的一致性。

（8）財務科設置物資總分類賬，確保總賬與明細賬一致，認真審核付款計劃，并嚴格執行計劃；物價管理方面對耗材收費加成的合法性進行監督，對物價收費系統及時更新維護。審核并監督入庫單填制的及時性、準確性，審核出庫單與科室請領單的一致性，加強出庫及時性的監督。

（三）C(check)

經過一年的整改，我們對物資管理的整改情況進行了“回頭看”，整改取得了一系列顯著的成效。

（1）通過計劃的實施，實現了物資采購和核算的規范管理；固化了高值耗材管理流程，提高了高值耗材使用的精準性；初步實現了一級、二級庫房的無縫銜接，打通了物流的信息通道，建立了財務數據實時共享的數據平臺；為下一步推動我院物流、資金流、信息流的一體化管理奠定基礎。

（2）經過1年的持續改進管理，2016年賬物相符率87.37%，2017年提高到95.83%。

（3）對3年衛生材料耗用情況進行對比，2015年衛生材料耗用11284.12萬元，2016年衛生材料耗用11874.45萬元，比上年同期增長590.33萬元，增幅5.23%；2017年衛生材料耗用12008.75萬元，比上年同期增長134.3萬元，增幅1.13%。整改后衛生材料消耗增幅得到有效遏制，成本控制成效顯著。

衛生材料耗用對比表

（4）對高值耗材使用情況及HIS系統計費情況進行對比，整改后出庫及收費準確度有較大改善。2017年下半年高值耗材出庫準確率與去年同期相比，從96.2%提高到98.5%；收費準確率從95.7%提高到99.2%。

（5）核對科室領單與出庫單，全部有科室雙簽字。

（四）A(action)

根據PDCA的管理模式，我們總結經驗鞏固成績，在對循環實施情況進行深入分析的基礎上，把效果好的提煉為標準，對實施方法進一步改進和完善，優化物資管理流程，形成新一輪PDCA循環起點，起到承上啟下的作用。

（1）在精細化管理的準則下，制定二級庫房管理制度，深入二級庫房的管理。在分開管理、專人管理的原則下，與一級庫房實行一樣的物資領用管理流程。

（2）完善醫院信息管理系統，把物資管理系統與HIS信息系統對接，進行科學合理的核算和監督。

（3）每年完善各科高值材料控制額，按前三年平均值下降一定比例下達，重點下達醫保病人月度使用高值材料的控制總額。

經過一年多的持續改進，我院的物資管理制度逐漸完善，更加科學化，體現精細化管理的理念，降低了成本，在提高醫院經濟效益的同時提高了患者滿意度。