論人事檔案管理在人力資源管理中的重要性

邊琦

摘要：隨著經濟的快速發展，人們的生活方式以及工作方式產生了很大的變化，相應的思想觀念也會產生變化，對于一些企業經營者來說，就愈加的重視管理有關的工作。這是當今時代發展的要求，只有做好有關的管理工作，才能進一步提高管理的水平，對于員工的行為以及企業的經濟行為加以約束和規范，使得企業能夠步入正軌，促進企業經濟的平穩運行。而人力資源管理就是管理工作中的重要內容，人事檔案管理則是重中之重，只有加強人事檔案管理，才能實現人力資源的合理配置，進而優化資源結構，實現人力資源管理水平的提高，為企業領導者的相關決策提供科學的依據，因此，針對人事檔案管理在人力資源管理中的重要性就值得人們進行深入的探討。

關鍵詞：人事檔案管理 人力資源 重要性

人事檔案管理在人力資源管理過程中扮演著至關重要的角色，是其工作內容中的重要一環，有利于為企業提供科學的決策，尤其在人才的任用、選拔等方面具有積極的作用。而通過加強人事檔案管理，人力資源管理工作的水平也能得到進一步的提高，這具有重要的意義。但是在實際進行人事檔案管理時，還是會發生很多問題，這就不利于企業的正常運行和發展，對于人力資源管理工作的開展造成了一定的阻礙，這就要求有關部門以及管理人員能夠重視人事檔案管理工作，提高其認識程度，以進一步的提高人力資源管理水平，促進企業的健康可持續發展。

一、人力資源管理以及人事檔案概述

人力資源管理是企業管理工作中的重要內容，同時也是一個單獨的部門，主要的職責就是負責人力資源方面的工作，例如員工的招聘、培訓、調度等。這都需要通過人力資源管理部門才能實現有效的運作，由此可見，人力資源管理工作在企業的發展過程中還是極為重要的。事實上也卻是如此，人力資源管理的有效開展，能夠幫助企業發掘又用的人才，同時還能實現人力資源結構的調整，加強專業人才方面的建設，將適用的人才放到適合的崗位上，這具有積極的作用與意義。而人事檔案管理則是人力資源管理工作內容中的重要組成部分，是基礎環節，同樣對于企業的發展具有深遠的影響，因為員工的一切信息資料都是來源于此，主要通過文字、影像、圖片等形式進行儲存。

二、人事檔案管理在企業人力資源管理中的重要性

（一）人事檔案管理是人力資源開發的重要依據

由于人事檔案是對公司員工的經歷進行相關記錄，所以保留了真實性，根據人事檔案中所體現的個人的綜合素養，可以讓管理者充分了解到此人的以前經歷以及現狀，通過確切的文字記錄有一個直觀的體現，對綜合素質進行考量，進而發現此員工未來的可能性。對于管理者來說，很多時候難以與一些基層員工有著實際的接觸，所以人事檔案中的相關記錄十分重要。能夠讓管理者看到一些有價值的內容，既能發現一些無作為人員，同時也會把握住人才，讓管理者看到并且有效利用人才，對于防止人才的流失十分有利。對于企業需要的人才來說，人事檔案也會充分進行記錄，以便于發現人才仍舊存在的一些不足，從而做到揚長避短，在進行人力資源開發以及調動的時候能夠成為可靠的依據，最大化增強人盡其用的效果，為企業發展做出貢獻。

（二）人事檔案管理能夠進一步加強人力資源合理配置

現如今企業的人力資源體系已經逐漸成熟，很多企業都擁有著專業并且科學的人力資源配置方法。人事檔案管理的合理利用則能夠進一步加強資源合理配置。根據檔案中對于人才的個人履歷記錄以及綜合素質體現，能夠通過這些現實實際進行更加科學的管理辦法。另外，人事檔案管理的真實性與高效性能夠實現人力資源信息互通。企業在管理人力資源，對相關人才進行配置的時候，能夠利用不同人才的不同特性，根據不同的能力做出適當調整，讓每一位人才都進入到最適合自己的崗位，只有這樣才可以最大化的發揮人才的優勢。

（三）幫助管理者科學合理的預測人力資源需求

對于人力資源需求來說，企業內部的組織體系十分關鍵，人事檔案的相關記錄能夠有效幫助企業對人力資源需求進行掌握，同樣提供一個很好的參照效果，不同的企業對于人力資源需求不盡相同，雖然人才是十分必要的，但是畢竟屬于少數，不同的崗位對于人才的要求是不同的，根據人事檔案進行判斷，可以規范合理的預測相關崗位人力需求，幫助企業對人才資源計劃進行科學的規范。

三、人事檔案管理過程中存在的問題

人事檔案管理工作是比較系統的工作，有一定的流程，而且隨著企業員工數量的增多，則工作的復雜性也有所增加，這就不可避免的會出現一些問題，而這些問題的出現極不利于人力資源管理工作的順利進行，對于管理效率以及管理水平都有一定的影響。這就要求有關管理人員能夠認識到人事檔案管理過程中所存在的問題，進而針對這些問題進行基本的權衡，采取有效的措施加以解決，避免發生一些不必要的問題。而具體而言，主要存在著以下幾點問題。

（一）人事檔案記錄存在虛假性

人事檔案記錄存在著一些虛假性，這是不爭的事實，也是目前許多企業人事檔案管理過程中所存在的問題，尤其隨著企業以及員工數量的不斷增多，人事檔案管理中的虛假問題也就越來越嚴重。具體表現在很多的方面，在人事檔案記錄的過程中，經常會出現假學歷、假的工作經歷以及假的資格證書等，使得人事檔案資料中的信息存在失真問題，這就不利于人事檔案價值的發揮。因為這些虛假的信息對企業的管理者造成一定的干擾，進行對員工的評價也會存在問題，從而影響到人才的選拔與任用，這是不公平的體現，同時對于整體人力資源管理也造成了極大的影響，在招聘、培訓以及調動等環節產生實際的影響，造成人力資源的管理者的錯誤判斷，進而影響企業的整體經濟效益。

（二）人事檔案內容不全面

人事檔案資料的內容不全也是存在的主要問題之一，這是由于管理人員缺乏對于人事檔案管理工作的重視所造成的，所以在記錄以及收集信息的時候，其內容以及形式就比較單一，文字表述等方面基本有價值的信息很少。進而不能真正的反映人才的全名信息，相關的人力資源管理者也不能很好的了解員工，很容易造成錯誤用人的局面。而除了由于記錄內容單一外，人事檔案管理人員的思想認識不足也是導致人事檔案信心不全的重要因素，在實際進行信息資料的收集以及記錄時，涂改、丟頁等現象也是時有發生，這就難以對檔案資料進行規范的管理，致使許多環節出現紕漏，同時影響著人力資源工作的有效開展。

（三）人事檔案管理方式落后

人事檔案管理方式落后也是存在的主要問題之一，尤其在如今的科技時代背景下，對于企業管理工作的要求也有了提高，只有學會利用現代化的技術手段，才能進一步的提高人事檔案管理的水平。但是現實情況卻是人事檔案管理的方式大多還采用的人工方式進行管理，這就嚴重阻礙了人力資源管理效率的提高，即使有些企業能夠利用計算機等信息技術進行管理，也不能充分發揮出先進科技的作用，大多都還只是用于資料的查詢等方面，難以實現人事檔案管理水平的真正提升。

四、加強人事檔案管理的基本途徑

（一）完善企業人事檔案管理體系

完善企業人事檔案管理體系是必然的要求，只有不斷的完善人事檔案管理體系，才能進一步的提高人事檔案管理的效率，真正發揮檔案管理的作用，從而創新管理模式，為人力資源管理者提供科學的決策。這具有重要的意義。而這就要求有關的企業管理者能夠認識到這一問題的重要性，積極的構建與完善人事檔案管理體系，通過建立健全企業人事檔案管理的制度，來對檔案管理工作加以規范，同時對于檔案管理人員的行為也能有所約束，進而提升整體檔案管理工作的質量，保證檔案管理工作能夠順利的進行，避免發生信息泄露、不全等問題。

（二）提高人事檔案管理人員綜合素質

提高人事檔案管理人員的綜合素質也是最基本的措施，人才建設是企業發展的基礎，只有保證人才符合企業發展的要求，才能進行調用和選拔，而員工的綜合素質就是基本的要求，這也是當代眾多企業對于應聘者的要求，不僅僅要具備一定的職業素養，同時還要具備基本的道德素質，具有綜合素質的員工才是企業所需要的。

（三）應用現代化的技術進行管理

創新人事檔案管理方式也是最基本的要求，對于提高檔案管理的水平具有重要的作用，由于傳統的檔案管理過程中還存在很多的局限，這就要求有關企業管理者能夠重視加強現代化技術的應用，不斷的引進先進的計算機信息管理技術等，然后建立建全相應的系統，完善基礎設施，以滿足現代化管理的要求。因為只有依托現代化的技術，才能真正實現檔案管理水平的真正提高，這樣就能在人事檔案管理方面有所突破，充分發揮出人事檔案管理的作用，進而還有助于加強人力資源的管理。

五、結語

當今社會最缺乏的就是人才，只有培養出符合企業發展的人才，同時能夠合理的進行調用，才能真正發揮人才的價值，增加企業的實力，進而增加企業的競爭力，有助于促進企業長遠的發展。這就不得不提到人事檔案管理工作的重要性，工作的內容主要就是收集與管理員工的基礎信息，然后為人力資源管理工作的開展打好基礎，隨后在人才的培訓、選用等方面提供相應的人員資料信息，使得人力資源結構更為合理，能夠提高整理企業的實力，進而促進企業經濟的良好運轉。

（作者單位：山東博物館）