淺談如何做好新形勢下的檔案管理工作

張克興

摘 要：隨著電子信息化的快速發展，每個單位的檔案管理工作也有了更高的要求。單位檔案記載著過往的信息和資料，為單位的發展提供必要的歷史信息，反映了已經發生的歷史事件，發揮著重要的借鑒和指導作用。所以，我們必須要做好檔案管理工作，為單位的發展提供長期有效的、有價值的信息資料。下面本文結合實際工作情況，就如何做好新形勢下的檔案管理工作進行分析，并提出行之有效的改進對策，以期進一步加強和改進基礎檔案管理工作。

關鍵詞：新形勢；檔案管理；對策；分析

1 前言

檔案是記錄歷史事件的主要方式，對單位以后的健康發展提供有效的經驗借鑒和指導。如果我們想要客觀完整真實的反映過去的事件，就必須做好檔案管理工作，將有價值的信息完整、有效地記載和保存下來，才能有效發揮檔案資料的借鑒作用，體現檔案存在的價值。目前，在新形勢下的檔案管理過程中，出現了一些新問題，困擾著我們，如檔案管理制度跟不上現實生活的發展需要，制度落后；單位沒有足夠重視檔案管理工作，硬件設施投入不足、不到位；人員培訓跟不上，人員的水平、意識不到位，滿足不了現實的需要等。這些都影響到了管理工作的效率和質量，不利于開展有效地檔案管理工作[1]。所以，為了改進和優化現有的工作內容，本文將根據檔案管理工作的實際情況，從以下幾個方面提出改進的對策及方案，希望相關的意見及建議能夠起到一定的參考價值。

2 關于做好新形勢下檔案管理工作的對策分析

無論是企業還是事業單位，檔案管理工作都具有重要的職能作用。只有將檔案資料整理、歸檔好，才能為單位后續的發展提供信息借鑒。所以，我們的檔案管理工作需要與時俱進，不斷改進工作中的弊端，才能完善各項管理工作，從而提高檔案管理工作的水平。對于如何做好檔案管理工作，本文主要從以下幾個方面進行探討。

2.1強化管理人員的檔案管理意識

在日常工作中，許多人認為檔案管理工作不重要，不可能產生經濟效益。所以，都將主要精力和精干人員投入到了其它的經濟效益較高的工作崗位，忽視了加強檔案管理工作的重要性。然而，在單位發展過程中，檔案管理工作是十分重要的工作內容，檔案管理工作的不斷加強更是必不可少。只有管理好檔案資料，才能真實反映單位的發展歷程，并為后續的工作項目提供寶貴的借鑒信息和經驗指導[2]。同時，新形勢下單位的發展離不開檔案管理工作，它們需要有用的檔案資料來支持各項工作。所以，當前我們需要轉變落后的檔案管理觀念，加強管理人員的管理意識，這樣才能促使管理人員改進和優化檔案管理工作。

首先，領導者要做好表率作用，重視檔案管理工作的宣傳和普及，促使本單位人員樹立正確的檔案管理觀念。其次，隨著時代的發展和進步，檔案管理工作進入了新的階段，現實對檔案管理工作有了更高的要求。所以，在新形勢下，我們不僅要督促管理人員做好檔案管理工作，還需要不斷宣傳和普及新的檔案管理理念，促使檔案管理人員具備良好的管理意識的同時，加強專業知識的培訓，全面增強工作技能。比如，單位可以定期召開業務學習培訓會，宣傳及普及新的檔案管理理念及方式，從而強化管理人員的檔案管理意識和工作水平。

2.2優化硬件設施、提高檔案管理效率

傳統的檔案管理工作都依靠人力來完成，大部分檔案資料都采用人力來整理和記錄，所以管理工作的效率十分低[3]。在新形勢下，檔案管理工作應該與時俱進，采用先進的管理技術來優化工作，才能完善檔案管理工作的內容。當前，我們需要加大硬件設施的投入力度，才能進一步優化管理的硬件設施。只要檔案管理的硬件設施得到優化，才能提高工作的效率，進而提升檔案管理工作的水平。所以，如何優化好單位內部的管理硬件設施，是我們需要思考和解決的問題。

首先，領導者需要規劃好本單位檔案管理資金的投入規模，做好各項管理資金的分配。然后，盡可能替換傳統老舊的管理設施和設備，積極引進先進的信息化管理技術和設備，以提升管理工作的效率。比如，當前社會已經進入了信息化時代，信息技術被廣泛運用于各個生活和生產領域，智能化的管理方式提高了工作的效率和質量[4]。因此，在檔案管理過程中，我們可以加大信息技術設備的投入力度，增加優化單位的檔案管理設備，達到提高管理效率的目的。

2.3重視培養檔案管理人員的職業素質

檔案管理人員肩負著單位檔案管理工作的重任，如果職業水平不夠、職業素質較低，必定會影響到檔案管理工作的質量。同時，隨著社會的發展和進步，新形勢下的檔案管理工作已經進入了信息化管理時代，更加需要相關的管理人員強化自身的職業素質，熟練地掌握相關的管理知識，這樣才能做好檔案的管理工作。所以，當前我們必須重視培養檔案管理人員的職業技能和專業素質，從而有效地發揮管理工作的效用。對于如何提高管理人員的職業素質，筆者有以下看法和意見：

首先，檔案管理人員上崗之后，單位應該定期組織和安排檔案管理人員參與職業培訓，比如安排一些知識講座和研討會等，促使管理人員自覺提高和增強自身的職業技能和水平[5]。其次，單位還需定期評估檔案管理人員的工作質量，從而及時地發現工作中不足，并及時地糾正管理人員的工作問題，對于問題比較嚴重的管理人員，單位應該進行嚴厲地批評，并責令其盡快改正、同時記錄進人員的檔案中，讓管理人員真正認識到自身的錯誤。最后，單位還可以組織技能比賽，促使檔案管理人員積極地參與，并從比賽過程中不斷鍛煉工作人員的職業技能，進而提升他們的職業水平。

3 結語

綜上所述，新形勢下檔案管理工作面臨著改進和優化。只有不斷優化檔案管理工作，才能管理好各項檔案信息，最終為人們提供真正可靠的檔案資料。所以，我們需要增強檔案管理人員的管理意識，優化現有的管理硬件設施，并重視培養工作人員的職業素質，這樣才能進一步提高檔案管理工作水平。

參考文獻

[1] 朱友玲.淺談新時期如何做好文化檔案管理工作[J].經濟管理：文摘版，2016，34（6）：00123-00123.

[2] 梁永姣.淺談新形勢下如何做好事業單位的保密工作[J].辦公室業務，2014，29（15）：17-18.

[3] 于杰青.關于新形勢下做好企業文書檔案保密管理工作的思考[J].企業文化旬刊，2017，12（3）：246-246.

[4] 程淑梅.如何做好新形勢下干部人事檔案管理工作探究[J].青年時代，2016，24（17）：251-251.

[5] 寧寧，徐秀英，李兆丹.新形勢下事業單位檔案管理的信息化建設[J].辦公室業務，2016，15（7）：009-009.