中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對策

黃震

【摘要】隨著我國教學(xué)體系的不斷完善，在當(dāng)前，中等職業(yè)學(xué)校的重要性愈加明顯，但是其院校檔案管理的信息化建設(shè)工作中，仍舊存在著一些亟待解決的弊病，本文通過對中等職業(yè)學(xué)校信息化建設(shè)工作的改善對策進(jìn)行探究，希望能夠起到一些積極的參考作用。

【關(guān)鍵詞】中等職業(yè)學(xué)校；檔案管理；信息化建設(shè)；問題分析；對策

近年來，中等職業(yè)學(xué)校取得了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，進(jìn)而使得整個(gè)教育行業(yè)都出現(xiàn)了欣欣向榮的和諧景象。中等職業(yè)學(xué)校中的檔案管理工作，是其開展教育工作的基礎(chǔ)內(nèi)容，具有復(fù)雜性和專業(yè)性的工作問題，院校在對自身教學(xué)管理模式進(jìn)行改革的同時(shí)，也不能忽略檔案管理的信息化建設(shè)，這樣才能夠在競爭加劇的社會環(huán)境中立足。

一、中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）管理體制較為混亂。高效率的檔案管理制度，在一些中等職業(yè)學(xué)校并未得到有效的落實(shí)，甚至一部分院校尚未將檔案管理工作納入議事日程之中，政府的檔案管理機(jī)構(gòu)，除了對院校中相關(guān)負(fù)責(zé)人員進(jìn)行簡單的培訓(xùn)工作之外，并未對其實(shí)際的工作情況進(jìn)行切實(shí)的問詢。與此同時(shí)，在中等職業(yè)學(xué)校的內(nèi)部，檔案管理體制存在著較多的紕漏，如未設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，由其它部門對檔案管理工作進(jìn)行兼職。

（二）管理隊(duì)伍能力不足。從當(dāng)前中等職業(yè)學(xué)校的實(shí)際管理狀況來看，針對檔案管理內(nèi)容，還并未形成素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理的檔案管理隊(duì)伍，究其原因，一方面是由于檔案工作人員的知識結(jié)構(gòu)、年齡情況和職稱問題存在著不合理的問題。另一方面，則是在中等職業(yè)學(xué)校中負(fù)責(zé)檔案兼職的工作人員，幾乎未接受專門的檔案管理培訓(xùn)，對于檔案管理，以及檔案信息化的建設(shè)工作，缺乏基礎(chǔ)性的理論，且專業(yè)知識比較薄弱，這也對其基本技能水平的提升，產(chǎn)生了極大的限制。

（三）數(shù)字化的程度較低。沒有進(jìn)行計(jì)算機(jī)建設(shè)的檔案室，其數(shù)字化管理想必也是空白，而一些中等職業(yè)學(xué)校盡管在檔案室中引入了計(jì)算機(jī)，但是其數(shù)字化管理水平也較為底下。在進(jìn)一步的調(diào)查了解中發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前一些中等職業(yè)學(xué)校盡管在內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化管理工作，但是由于和外界信息缺乏聯(lián)網(wǎng)溝通，其所進(jìn)行的檔案管理工作較為局限化，并未突破傳統(tǒng)檔案管理的桎梏，所以也很難被稱作是數(shù)字化管理。

（四）基礎(chǔ)設(shè)施比較簡陋。要想提升中職院校檔案管理水平，那么勢必需要對其基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善，這也就需要在檔案管理室中，引入一套現(xiàn)代化的軟件、硬件設(shè)備，并配備大功率的計(jì)算機(jī)和高容量的服務(wù)器，開發(fā)一些適應(yīng)檔案管理工作的軟件，向院校申請購買刻錄機(jī)、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)備。但是一些中職院校的基礎(chǔ)設(shè)施較為薄弱，且辦學(xué)資金也存在著捉襟見肘的問題，僅有的資金大都集中在那些與教學(xué)息息相關(guān)的科研項(xiàng)目，對于中等職業(yè)學(xué)校本身的檔案管理工作，并未進(jìn)行充足的投入。

二、改善學(xué)校檔案信息化管理的具體對策

（一）增強(qiáng)資金的投入力度。要想切實(shí)提升中職院校的檔案信息化管理水平，那么首先需要加大檔案信息化建設(shè)的資金投入力度，對前期建設(shè)過程中暴露出的資金短缺問題進(jìn)行解決。通過對資金的投入力度進(jìn)行增強(qiáng)，可以提升檔案管理的硬件、軟件建設(shè)，并且利用自身建立的檔案數(shù)據(jù)庫，中等職業(yè)學(xué)校也可以為社會提供必要的信息服務(wù)，進(jìn)而獲取一定的收益，對建設(shè)完善工作進(jìn)行反哺。

（二）完善信息化安保體系。隨著中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的信息化發(fā)展，檔案信息的應(yīng)用也變得越來越廣泛，其安全性的作用也突顯了出來。由于檔案內(nèi)容具有一定的保密需求，且涉及到使用權(quán)限的問題，所以在建設(shè)工作上，要對檔案信息的安全管理體制進(jìn)行逐步的完善。在實(shí)際的安保體系建設(shè)中，首先，可以按照國家頒布的信息安全管理法律進(jìn)行嚴(yán)格執(zhí)行。其次，在對檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)的過程中，工作人員應(yīng)該增強(qiáng)安全意識，杜絕泄密事件的發(fā)生。最后，要應(yīng)用已有的防護(hù)措施，像防火墻、殺毒軟件、網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)測和數(shù)據(jù)加密技術(shù)，可以結(jié)合實(shí)際情況，進(jìn)行綜合化的應(yīng)用，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)具備一個(gè)正常的運(yùn)營環(huán)境。

（三）加強(qiáng)管理隊(duì)伍的建設(shè)。要想增強(qiáng)中等職業(yè)學(xué)校的檔案信息化建設(shè)工作，那么還需要對管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)進(jìn)行提升。在管理人員的選拔上，應(yīng)該讓那些具備檔案管理經(jīng)驗(yàn)，且能夠熟練使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人才擔(dān)當(dāng)管理要職，檔案部門也應(yīng)該堅(jiān)持“以人為本”的發(fā)展策略，利用社會選拔、內(nèi)部晉升等制度，對檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行不斷充實(shí)。還有，院校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，也應(yīng)該對檔案信息化管理隊(duì)伍的建設(shè)工作給予重視，引入相應(yīng)的培訓(xùn)教育機(jī)構(gòu)，對現(xiàn)有檔案管理人員的工作知識進(jìn)行充實(shí)，并對一些不合格的檔案管理人員進(jìn)行清退，確保負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作的人員都是青年骨干。

三、結(jié)語

總而言之，在中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)工作中，相關(guān)人員需要就傳統(tǒng)管理方法中暴露出的問題，進(jìn)行切實(shí)有效的改進(jìn)，通過引入一些相應(yīng)的完善措施，盡可能提升院校的檔案管理工作水平，為我國教學(xué)體系的完善，作出有益的貢獻(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】

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