“文件鑒定四要素”解析

文件歸檔鑒定是每一個政府機關、企事業單位每年都要做的一項工作，而長期以來，我們并沒有形成關于文件鑒定準確的、系統的和較為完整的概念與操作模式。筆者從二十多年的工作實踐中總結出了“文件鑒定四要素”，從實踐和理論的雙重角度，解析了文件鑒定的基本內涵，提供了具有推廣價值的操作模式。

一、文件鑒定四要素

文件鑒定包括文件價值鑒定、文件法律標記鑒定、文件齊全完整鑒定和文件技術鑒定等四個要素。

1、文件價值鑒定。國家檔案局制訂的關于文件歸檔范圍和檔案保管期限的規定，是為指導全國范圍的文件鑒定工作制定的原則性操作指南。具體的文件鑒定工作細則只有結合本單位實際，充分考慮到本單位工作特點，進行適當修訂、調整和補充完善。檔案保管的目的是維護本單位的歷史面貌，滿足本單位各項工作的查考需要。文件價值鑒定就應當本著“以我(本單位制成文件)為主、為我(即本單位)所需”的原則，一切圍繞本單位日后查考需要保存檔案。筆者在2007年對某公司機關檔案的利用情況按文件來源進行了分類統計。在全部歸檔文件中，本單位制發文件(又稱發文)占利用總數的76％，其次是直屬上級文件，其他文件的利用率不超過3％。這就是文件價值鑒定“以我為主、為我所需”原則普遍適用的依據。文件價值鑒定還要強調全面性和前瞻性，從本單位實際工作需求出發，凡是今后有利用價值的文件都要歸檔。

2、文件法律標記鑒定。檔案法律效力是由歸檔文件法律標記自然延伸下來的，它是檔案的法定原始性憑據。文件法律標記鑒定包括兩點：其一是鑒定文件有無法律標記，比如文件定稿是否已經簽發，正本是否加蓋公章，合同文本相關各方的簽字和公章是否齊全；其二是鑒定上述文件法律標記是否完整、規范、清晰。具體包括文件法律標記是否使用永久性字跡材料標識，合同協議是否具有清晰的印信、指紋，并在法定(指定)位置上簽署，文件簽發、簽署日期、簽署意見等是否齊全，簽署字體是否清晰、規范等等。

3、文件齊全完整鑒定。文件齊全鑒定主要針對文件的歸檔范圍，要求收集不同渠道產生的各門類應歸檔文件以及不同版本、不同載體應歸檔文件。例如合同協議的正本、副本是否齊全，會議文件是否包括了會議通知、會議發言稿以及會議通過的文件、議題等歸檔材料。同時，文件編號應當連續不間斷，空號、重號應當注明。文件完整鑒定主要是針對某一份具體的文件，要求每一份歸檔的發文具備正本與定稿兩種文本，正文與附件齊全，文件中間無缺頁，辦理的收文應貼附領導批示和部門辦理意見的文件處理單等等。

4、文件技術鑒定。文字反差是否良好，有無字跡模糊、字跡過于清淡而不易識別現象，歸檔文件紙張有無缺殘、折皺，紙張克重是否符合要求，文件文面有無污漬、霉斑、孔洞，等等。同時，外文版文件必須注明中文標題和內容摘要。

二、“文件鑒定四要素”的綜合意義

1、為鑒定理論奠定基礎。

“文件鑒定四要素”首次明確了完整的獨立的文件鑒定概念，使之與檔案價值鑒定相互區別開來，維護了文件鑒定工作的相對獨立性，由此為文件鑒定理論奠定了基礎。文件鑒定只有包括了以上四個方面的要素，才可以構成一個工作標準，一個系統的工作方案，一個完整的工作流程。文件鑒定只有遵照以上四個要素先后操作，才能按部就班、有條不紊，進而保證文件鑒定工作的質量。

2、為案卷質量把關。

許多案卷質量存在著的問題是在歸檔鑒定時因為疏忽而導致的。比如文件歸檔后因為缺少附件而影響使用，最為典型又時而發生的例子是發布規章制度、技術標準的文件時，只有主件而無附件(隨文發布的規章制度或技術標準)，該類文件則不具備實際上的利用價值。還有的是文件字跡模糊或大片污損，造成閱讀障礙導致誤讀誤解，最終導致企業的重大經濟損失，或者是企業合法權益受到損害。這些問題若在文件鑒定時沒有發現或加以糾正，等到產生重大不良影響或造成嚴重后果時將是無法挽回的。

3、為檔案法律效力把關。

檔案的生命在于其所具有的法律標記。沒有法律標記或者法律標記不完整、不規范、不清晰，必然影響到檔案的法律效力，有的甚至法律效力盡失而成為廢紙。這就需要文件鑒定者本著對單位、對歷史負責的態度開展鑒定工作，發現問題、及時糾正解決或妥善處理，為后人留下具有完整、規范、清晰法律標記的檔案，以維護檔案的法律權威性和法律效力。

4、為精簡室藏把關。

有的文件鑒定人員因為前幾年某一份文件未歸檔受到領導批評，便走向另一個極端——逢文必檔，導致文件價值鑒定只不過是走走過場。這種不負責任的態度直接導致大量不應歸檔文件混入案卷之中，使得檔案室藏迅速爆滿，加大了檔案的檢索難度和管理費用。“文件鑒定四要素”明確了單位文件的歸檔重點，便于合理控制文件歸檔范圍，杜絕無價值文件混入檔案之中，成為精簡檔案藏室的得力舉措。