談醫(yī)院檔案的集中統(tǒng)一管理

黃歡歡

摘要：現(xiàn)在社會還在不斷進(jìn)步，同時新醫(yī)改也已經(jīng)給醫(yī)院的很多工作開展提出了具體要求，檔案管理工作應(yīng)該挑出過去的思路，隨著時代的進(jìn)展而不斷完善。檔案可以直接成為醫(yī)院各項工作和活動開展的憑據(jù)，對與醫(yī)院的發(fā)展有很大的作用。這就需要醫(yī)院結(jié)合自身的情況，創(chuàng)新管理理念、革新管理手段，建立一套完善的管理體系，這也是醫(yī)療檔案管理的方向。本文首先簡要分析了醫(yī)院檔案統(tǒng)一管理的重要性，之后結(jié)合現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題總結(jié)了一些可行的對策，希望可以給相關(guān)工作的開展提供一些參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；集中統(tǒng)一管理；策略

醫(yī)院管理工作當(dāng)中，檔案管理處于較為重要的位置，可以說和醫(yī)院的發(fā)展和管理息息相關(guān)。近年來新醫(yī)改逐漸深入，并且相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門也對檔案管理工作給予了較高的重視程度，投入了一定的人力和物力。雖然檔案管理工作得到了一定程度上的改觀，但仍然存在著一些檔案類別分散、歸檔難度較高等方面的問題。現(xiàn)在隨著信息技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案處理效率不斷提高的同時，查詢也越來越便利，這些都給檔案統(tǒng)一管理提供了必要前提。

一、醫(yī)院檔案管理的作用和意義分析

（一）給法律條文的落實創(chuàng)造了條件。現(xiàn)在我國各級政府都開始推進(jìn)檔案管理改革，并且檔案集中統(tǒng)一管理也已經(jīng)被明文提出。所以在規(guī)定之下，各機關(guān)和部門應(yīng)該嚴(yán)格落實上級的命令，醫(yī)院也應(yīng)該對于檔案管理工作給予足夠的重視程度，落實相關(guān)法律條文。醫(yī)院是醫(yī)療機構(gòu)，檔案有著數(shù)量多、內(nèi)容雜的特點，檔案集中管理之后可以改善舊有的檔案分散等問題。

（二）提高管理規(guī)范性。檔案信息的涵蓋類別非常廣泛，對于任何單位來說，照片、文件以及圖表都可以算在檔案信息之內(nèi)，將其歸檔保存是檔案管理工作的一項基本內(nèi)容。在實現(xiàn)了檔案集中統(tǒng)一管理之后，檔案載體更為豐富，這也給接下來的科研和財會工作提供幫助。例如照片和錄像等檔案在收集起來之后可以更好地反映出本單位的歷史來。

（三）有效保管國家財富。過去的管理方式當(dāng)中，各級單位和機關(guān)的檔案管理是非常分散的，很多科室內(nèi)都保留著一定數(shù)量的檔案，保存方式也很多，這也給檔案的利用造成了嚴(yán)重影響。另外這也會導(dǎo)致檔案丟失和散失等問題。醫(yī)院檔案當(dāng)中往往會含有相當(dāng)大的價值，也是國家的一筆寶貴財富，在集中管理之后，可以避免檔案散失的隱患。

二、醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

（一）歸檔難度較大。很多部門在日常工作中，經(jīng)常由于沒有貫徹相關(guān)制度、檔案經(jīng)常會散失，這在日后考察歷史、進(jìn)行總結(jié)的時候經(jīng)常會帶來一定的困難，除此之外，很多檔案也經(jīng)常會由于沒有上交而影響到檔案的完整性。

（二）利用范圍較為狹窄。很多檔案部門對于檔案資料的態(tài)度單純是進(jìn)行保管，并不能及時地給其他部門的工作開展提供協(xié)助，所以檔案利用范圍相對較窄，另外工作人員對于醫(yī)療和科研等方面的內(nèi)容了解不足，所以科研實踐當(dāng)中檔案利用率嚴(yán)重不足，沒有在研究和調(diào)查工作當(dāng)中發(fā)揮應(yīng)有的作用。舉例來說，在計劃制定時，很多人即便沒有足夠的參考材料，但仍然沒有了解到檔案室可以查閱資料，讓資料無法得到利用。

（三）思想觀念落后，對于檔案管理工作不夠重視。一些醫(yī)療機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理的重要性認(rèn)識不夠，認(rèn)為檔案管理可有可無，隨便任用其他部門的工作人員才從事檔案管理工作；投入到檔案管理的資金和精力較少。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的這種落后的思想觀念和消極的工作態(tài)度，對醫(yī)院檔案管理工作人員帶來較大的負(fù)面影響，進(jìn)而影響到檔案管理工作的順利開展，成為醫(yī)院全面管理工作發(fā)展的障礙。

（四）缺乏完善的檔案管理制度。管理制度不完善，管理機制不健全等現(xiàn)象在多數(shù)醫(yī)院檔案管理工作中普遍存在，以至于檔案管理工作出現(xiàn)管理不嚴(yán)，監(jiān)督無力、無約束無考核等現(xiàn)象，醫(yī)院檔案按管理處于混亂狀態(tài)。檔案管理工作中實際存在的問題得不到領(lǐng)導(dǎo)重視，相關(guān)工作得不到改善。

（三）歸檔難度大，檔案得不到合理利用。檔案歸檔制度執(zhí)行不到位，造成資料信息散失或者不夠重視，應(yīng)當(dāng)及時歸檔的資料得不到及時收集和整理，造成信息資料的歸檔不全；在檔案利用時，工作人員不能主動、及時提供服務(wù)，使檔案不能廣泛利用，對檔案很少做總結(jié)和研究，檔案的利用率不高；管理形方式單一，多是文書檔案管理，對檔案的及時更新和查閱造成不便；檔案門類不斷增多，不同形式的檔案其管理方法也不盡相同。

三、促進(jìn)醫(yī)院檔案集中統(tǒng)一管理發(fā)展的有效策略

（一）增強思想觀念，提高重視檔案管理的意識。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)更新思想觀念，增強檔案管理工作的重視程度，加大檔案管理方面的資金和精力的投入力度。做好檔案管理重要性的宣傳工作，帶動相關(guān)工作人員的工作熱情和積極性。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)明確自己的責(zé)任，不斷學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，提高工作能力，為做好檔案管理工作提供有力保障。

（二）完善管理制度，建立先進(jìn)的管理體系。不斷完善醫(yī)院檔案管理制度，建立先進(jìn)的管理體系，醫(yī)院檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度，建立科學(xué)有效的檔案管理體系，使檔案信息職能部門的主體作用得以充分發(fā)揮；強化各科室之間的合作與交流，各負(fù)其責(zé)，各盡其能，認(rèn)真做好信息資料的搜集、整理、匯總、移交工作；認(rèn)真做好檔案的分類工作，并且對檔案歸類的方案、范圍以及保管期限等作出明確規(guī)定，對各個科室提出具有針對性的工作要求。

（三）強化技術(shù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。檔案管理的職能部門應(yīng)當(dāng)致力于檔案管理人員業(yè)務(wù)工作的監(jiān)督與指導(dǎo)，嚴(yán)格按照既定的檔案分類范圍、分類方法以及管理期限等規(guī)章制度，對文件資料的整理、立卷等做調(diào)查，結(jié)合醫(yī)院管理的實際進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和修改，確保資料信息的完整與規(guī)范，切實做到檔案管理的集中統(tǒng)一。

四、結(jié)語

首先我們應(yīng)該對于醫(yī)院檔案有一個明確的概念，其是指醫(yī)院發(fā)展過程中活動開展所形成的信息，可以在一定程度上體現(xiàn)醫(yī)院管理水平以及醫(yī)療的質(zhì)量，這樣就不難看出醫(yī)院檔案的重要性。現(xiàn)在醫(yī)院檔案管理工作有了新的思路，并且醫(yī)院的發(fā)展對于醫(yī)院檔案管理工作有了新的要求，改革管理理念和管理方式都顯得尤其必要，其不僅可以保證檔案的利用率，更可以給醫(yī)院的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。本文首先簡要分析了醫(yī)院檔案統(tǒng)一管理的重要性，之后結(jié)合現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題總結(jié)了一些可行的對策，希望可以給相關(guān)工作的開展提供一些參考。

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