淺議檔案信息資源的利用

楊忠君

摘要：檔案信息開發利用把檔案承載的信息由靜態轉化為動態提供給用戶利用的過程，其目的是充分發揮檔案的作用，實現檔案的價值。廣泛深入地開發利用檔案信息資源，對加快經濟建設，推動科學技術進步，都具有十分重要的價值。

關鍵詞：檔案信息；資源；作用

一、檔案信息開發利用的重要性

l.開發利用檔案信息是充分發揮其作用和價值的重要手段。檔案信息的價值在開發利用之前是潛在的，具有較為隱蔽的特點，還不能成為真正的信息資源。只有通過開發利用，才能使檔案的潛在價值變為現實價值，發揮其經濟效益和社會效益。

2.經濟建設的發展要求大力加強檔案信息的開發利用。隨著社會主義市場經濟體制的建立，尤其是現代改革的進一步深化，社會各領域發生了巨大的變化，大力開發檔案信息資源提供社會利用成為重要問題。

3.信息公開促進了社會對檔案信息的需求。在現代社會中信息公開日益擴大，既是滿足民眾知情權的需要，也是維護社會穩定，促進社會發展的需要。檔案館有豐富的信息資源優勢，為開發利用提供優勢基礎。

二、開發利用檔案信息資源的意義和要求

1.開發檔案信息資源對整個檔案工作的發展有決定性的影響。檔案利用工作，亦稱“檔案利用服務”、“檔案提供利用”，是檔案部門通過一定的方式和方法，直接提供檔案，為利用者服務的一項工作。檔案利用工作包括了解和熟悉檔案館藏檔案信息的內容和成份，各種檔案工具的使用方法；分析和預測社會對檔案信息的需求特點，把握檔案需求利用的發展規律；向檔案用戶介紹和報道檔案館藏中相關的檔案信息線索，積極開展檔案咨詢服務；向檔案用戶提供他們所需要的檔案文獻內容，提供利用檔案信息資源是檔案工作的根本目的。

2.充分開發利用檔案信息資源，符合當前建設中國先進文化的前進方向。檔案信息資源是人類生活、生產、思維方式和創造性活動及其產物的直接記錄和結晶，是社會大文化行程中產生的一種特殊的凝聚物，是特殊的文化資源。各級檔案館則是匯聚、儲存、加工整理這些特殊檔案文化的基地。文化的延續和發展需要檔案館提供檔案服務，建設先進文化需要以繼承人類歷史上創造一切有價值的文化成果為基礎。通過檔案信息資源開發利用，不僅使文化資源得以傳承，也為新時期的先進文化提供條件。

三、發揮檔案信息資源作用存在的問題

隨著檔案信息化建設的快速起步和不斷深入，檔案信息資源開發利用逐步得到各級檔案部門的重視。但是，檔案信息資源開發利用相對于信息化基礎設施建設還比較滯后，是檔案信息化建設中相對薄弱的一個環節，在一定程度上造成了“有硬件無軟件、有軟件缺數據、有數據難共享”的現象總體感到存在以下幾個方而的問題：

1.館藏不豐富、結構不合理。首先，由于歷史方而的因素，我國檔案館的工作對象偏重于機關單位，館藏檔案主要為文書檔案和少量的財務檔案、科技檔案、特色檔案、名人檔案、聲像檔案，而實物檔案寥寥無幾。這種館藏結構無法充分全面地反映豐富的禮會發展過程。其次，近年來隨著《檔案法》的實施，檔案工作的環境和條件總體上有所改善，但仍有不少的檔案館由于經費不足等原因，許多應進館的檔案還沒及時進館，造成館藏檔案數量有限、結構單一，遠遠不能滿足利用者的實際需求。

2.標準體系尚未全而建立。檔案信息資源的開發必須在統一的技術體制和標準下進行，這是實現檔案信息資源利用和共享的基礎。由于檔案信息資源開發利用缺乏相對統一的標準，加上開發方法不統一，檔案信息資源開發利用存在著規范性和惟一性不強、各自為政等問題，沒有很好地依據標準進行數據源建設，使人與人之間、人與機器之間以及機器與機器之間、系統與系統之間不能夠無障礙、不失真地進行溝通和交換信息，檔案信息資源在互連、互通、互操作方而存在明顯問題.直接影響其作用的發揮。

3.檔案工作者的素質偏低。在檔案信息資源開發利用工作中，檔案工作者自身的素質、文化素養、業務技能的高低直接影響檔案利用的效率。隨著辦公自動化的應用和普及，使文件的起草、修改、打印、審批及發布更多地借助于互聯網實現。文字的、聲音的、圖像的或數據的檔案信息的收集、整理、加工、存儲、轉換、傳播等都需要檔案工作者具有一定的網絡知識和技能以提高工作效率，從而使檔案信息資源在當今社會發展中發揮更大的作用。

四、檔案信息資源開發利用的對策

1.加強檔案資源信息化建設。

要想提高檔案信息開發利用的效率，就必須加強檔案資源信息化建設，對檔案信息的存儲、檢索采用現代化的管理手段。各單位要努力創造條件，實現檔案信息工作的現代化，熟練掌握計算機操作、數據錄入、數據庫管理和網絡管理等基本技能，采用以高新技術為支撐的服務手段，建設檔案信息數據庫體系，努力實現基礎業務工作的計算機管理，積極組建檔案信息服務網站，加快檔案信息傳播的速度，實現檔案資源共享，使用戶在檔案信息檢索與利用中獲得快捷、方便的服務，提高檔案信息資源利用率。

2.提高檔案人員隊伍的綜合素質。

加強教育，使廣人檔案工作者解放思想、更新觀念。開發檔案信息資源，首要的是從事這項工作的人必須形成現代管理意識，樹立一種為禮會服務、為經濟發展服務的思想要努力把握檔案工作的方向，積極探求開發檔案工作的新途徑。同時要形成檔案工作者的群體意識，發揮群體團隊精神，不斷提高人們對保存檔案和開發利用檔案信息資源的認識和自覺性，這是做好開發檔案信息資源工作前提和必要條件。

3.做好檔案信息資源利用中的保密工作。

檔案信息的公開并為人們利用是社會發展的需要，但深入開發利用檔案信息資源，加快檔案信息化建設的同時，也應該做好檔案信息的保密工作。檔案不同于其他信息資源，檔案的開發利用工作事關黨和國家機密的安全和公民個人的隱私，開放利用必須經過嚴格的審查，特別是涉及國家政治、軍事、科研、經濟等檔案，更要加強領導和管理，通過嚴格的規章制度、嚴密的工作流程和監督制約機制，確保檔案信息的安全。

結語

檔案信息作為一種資源已成為共識，開發檔案信息資源，服務和諧社會已成為檔案工作的一個中心課題，這是信息時代的要求，也是檔案事業發展的必然結果。 信息時代，開發利用檔案信息資源具有非常重要的社會效益和經濟效益。要做好這項工作必須做到正確認識檔案信息資源開發利用的意義，做好檔案的基礎、編研和宣傳工作。

參考文獻：

[1]張蕊蘭.要重視發揮檔案信息資源的作用[J].檔案，2004（01）.

[2]王秀生，劉虎. 檔案信息資源建設――檔案信息化建設的基礎工作和核心任務[J]. 山東檔案，2004（04）.

[3]徐鶯.淺談開發利用檔案信息資源應注意的幾個問題[J]. 勝利油田師范專科學校學報， 2004（01）.