基于數(shù)據(jù)庫的高級應(yīng)用探討優(yōu)化高校招生信息管理

畢韜

摘要：本文該在某高校錄取信息查詢時，針對出現(xiàn)的一些問題，進行了研究，把ACCESS中SOL查詢語言功能充分運用到信息查詢與核對管理中，改善以往傳統(tǒng)的查詢管理模式，大大優(yōu)化了錄取信息的管理查詢模式。

關(guān)鍵詞：ACCESS；SQL；查詢

中圖分類號：TP311.13 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2018）07-0127-02

信息管理方面的各種問題是每個高校都要面對和處理的。面對數(shù)以千萬計的學(xué)生信息，要想整理出一種優(yōu)化的模式來管理，是很不容易的，目前高校在冊學(xué)生信息管理已普片采用數(shù)據(jù)庫管理，大大的提高了該項工作的效率。但是在高校新生錄取工作中，面對招辦下發(fā)的原始數(shù)據(jù)，處理這些沒有建立數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的二維表格信息一直以來都是依靠人工的查詢與核對，這是一種相當?shù)托页鲥e概率較高的工作方式，一直以來問題表現(xiàn)得很明顯但又似乎沒有什么很好的方法被大面積推廣。

1 ACCESS查詢功能的簡介

ACCESS查詢目的是根據(jù)制定的條件對表或其他查詢進行檢索，找出符合條件的記錄構(gòu)成一個新的數(shù)據(jù)集合，以方便對數(shù)據(jù)進行查看和分析。查詢可以實現(xiàn)多種功能，大致可分為以下幾類：（1）以一個表，或多個表，或查詢?yōu)榛A(chǔ)，創(chuàng)建一個新的數(shù)據(jù)集；（2）通過創(chuàng)建查詢，完成數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析等操作；（3）使用參數(shù)查詢，可以使查詢結(jié)果更具有動態(tài)性，實效性；（4）利用交叉表查詢，可以將數(shù)據(jù)表中的某個字段進行匯總，并將其分組，從而更便于查看和分析數(shù)據(jù)；（5）利用動作查詢可以生成表，可以更新、刪除數(shù)據(jù)源表中的數(shù)據(jù)，也可以為數(shù)據(jù)源表追加數(shù)據(jù)；（6）查詢可作為窗體和報表數(shù)據(jù)的來源，使只能有一個數(shù)據(jù)源的窗體和報表，實現(xiàn)以多個數(shù)據(jù)表為數(shù)據(jù)源成為可能。

2 新生錄取信息查詢管理

2.1 新生信息特點

高校錄取的新生，他們的信息都是一對一的，即，一名學(xué)生只對應(yīng)一條數(shù)據(jù)，每條數(shù)據(jù)都包含學(xué)生的學(xué)號、姓名、性別、身份證號、政治面貌等，內(nèi)容繁多冗雜。查看完整的一條數(shù)據(jù)要花費一定的時間，更不用說去核對信息了。

2.2 查詢錄取新生信息時面臨的問題與傳統(tǒng)解決辦法

在高校錄取新生管理系統(tǒng)中，我們可以隨時查詢到目前錄取的新生狀態(tài)以及對應(yīng)的信息。但是，在錄取時我們還要查看以下的問題：（1）有多少新生的志愿填報的是這所高校；（2）有多少新生的志愿是征集志愿；（3）怎么把上述兩種情況下的信息區(qū)分開。

高校錄取時，在錄取系統(tǒng)里直接錄取所有填報該高校的新生，若名額過多，按照分數(shù)的高低順序錄取；若名額未滿，征集志愿錄取。通常，我們遇到的問題是名額未滿時。傳統(tǒng)的做法是先將第一次錄取的信息打印出來，整理后還差多少人，合計計劃征集志愿的人數(shù)。征集志愿人數(shù)達到后，第二次打印出所有的錄取信息（包括第一次打印的信息）。將第一次的信息與第二次的信息核對，人工分工合作，每人核對幾頁，找出征集志愿，然后歸類，最后在核對信息是否有誤，其中核對的過程要反復(fù)進行，避免失誤。由此看出，這種方法耗時非常長，而且效率低，成本也多，遠遠滿足不了當下的需求。

ACCESS的查詢功能可以很輕松解決上述情況。我們至少不需要人工手動工作了，時間上也節(jié)約了很多，工作效率方面也大大提高了。在處理這類大量數(shù)據(jù)問題時，我們的方向科學(xué)的處理問題，用小成本做大事情。

3 結(jié)構(gòu)化查詢語言SQL

3.1 SQL語言概述

SQL語言設(shè)計巧妙、簡單，只用了CREATE、DROP、ALTER、INSTER、UPDATE、DELETE、SELECT、CRANT和REVOTE 9個動詞完成了數(shù)據(jù)定義、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)操縱和數(shù)據(jù)控制的核心功能。

數(shù)據(jù)定義就是對表一級的定義。數(shù)據(jù)操縱是指對表中的具體數(shù)據(jù)進行增加、刪除和更新等操作。數(shù)據(jù)查詢是SQL語句最主要的功能，它主要使用SELECT語句，可以檢索一個或多個表中的數(shù)據(jù)。

3.2 SELECT語句的使用

SELECT語句是SQL中功能最強大的，它能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的選擇、投影和連接運算，并能完成篩選字段重命名、分類匯總、排序和多數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)組合等具體操作。

首先我們準備好表一（第一次錄取的總表）和表二（第二次錄取的總表），其次打開ACCESS查詢界面，將表一、表二添加進去并關(guān)聯(lián)起來。如圖1所示。

選擇表二準考證號（或身份證號）作為查詢的字段。在條件中輸入如下的語句：Not In （“select 準考證 form[表一]”）。該語句就是說按照表二中的準考證號在表一中查找，不在表一中的數(shù)據(jù)肯定就是征集志愿填報的。

點擊運行，結(jié)果以一個表格的形式顯示出來。如圖2所示。

可以看出，SELECT語句輕松就解決了上述所說的問題，此過程既簡單，又節(jié)約時間，關(guān)鍵效率高。

有了SELECT 語句后好多方面的問題都可以迎刃而解了，例如查詢匯總所有在校教師的工作年限、工資收入狀況、學(xué)生各專業(yè)年級成績等等。SELECT語言簡單明了，現(xiàn)在很多數(shù)據(jù)庫應(yīng)用開發(fā)工具都將此語言直接融入到自身語言中。

4 結(jié)語

ACCESS的功能越用越廣闊，其技術(shù)功能已慢慢代替了某些傳統(tǒng)的方法，給我們的工作帶來了很多方便。對于表格模板，只需鍵入需要跟蹤的內(nèi)容，ACCESS便會使用相應(yīng)功能完成相關(guān)任務(wù)的應(yīng)用程序。

參考文獻

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