淺議文物藏品管理規范化和信息化

張愛民

摘 要：社會經濟的發展在現階段有著高度信息化的特點。如何利用信息技術整合文物藏品資源，是改進文物藏品內部管理和最大限度地發揮文物藏品的價值的重要手段之一，是現階段高度信息化的時代背景下對文物藏品管理提出的新的要求。文章從文物藏品管理規范化和信息化建設兩個方面對文物藏品管理進行了初步的探討。

關鍵詞：文物藏品管理；規范化；信息化

信息化的時代背景是催生文物藏品管理規范化和信息化的主要基礎和前提。傳統的文物藏品館藏式的管理模式伴隨著信息化時代的到來，必須做出相應的改革。信息化以其創新性、倍增性、滲透性和普遍性為文物藏品管理提供了改革的空間。文物藏品管理應以信息化為切入點，將規范化作為重要的目標，并充分利用信息化整合文物藏品的資源，最大限度地發揮文物藏品的社會服務職能，從各個方面延伸文物藏品的價值和內涵。

1 文物藏品管理的規范化探析

規范化的文物藏品管理應包括接收、鑒選、分類、定級、定名、登記入賬、編目、建檔、分類入庫、保管、提用、注銷、統計。

文物藏品通常會被展示出來，只有文物藏品被展示出來，其本身的價值才能得到更充分的體現。博物館陳列展覽對文物藏品的數量有著較高的要求，現階段各個博物館的文物藏品中仍有較大一部分由于種種原因從未被展出，陳列展出的文物藏品占文物藏品總量的比例依然較低。那部分常常展出的文物藏品成為各個展覽的基礎和前提，包括各類型的專題展覽、巡回展、出國展、外借展等。這部分文物藏品參與展覽活動頻率較高，也直接導致了文物藏品的損耗幾率的增長。因此，在文物藏品展出率極高的背景下，文物藏品保管、提用記錄、統計等的規范性就顯得尤為重要。規范的文物藏品管理能夠為保管、展覽人員提供全面的數據支持。

文物藏品的定名有相應的原則。這個原則在文物藏品定名過程中有著明顯的體現：本身有名的文物藏品不需要重新命名；本身沒有命名的文物藏品需要根據命名原則，通常是以文物藏品的紋飾、較為明顯的特征、使用時代和質地定名。文物藏品分類管理過程中普遍按照文物藏品的自然屬性進行分類管理，通常按照文物藏品的質地將文物分為陶器、石器、瓷器、銅器、鐵器等二十七個類型。文物藏品登記入賬的規范化對于文物藏品的規范化管理具有重要的作用。登記號作為文物藏品的標記，在文物藏品賬目、檔案中有著唯一性和次序性的特征。當下登記號普遍使用阿拉伯數字和英文字母進行編排。規律性的數字和字母組合有利于登記號的規范和識別，同時要確保登記號的唯一性。

2 文物藏品管理的信息化探析

2.1 文物藏品管理信息化的特點

文物藏品管理信息化與文物藏品管理的信息化建設工作有著直接關系。文物藏品的信息化建設本質上是通用網絡平臺的方式進行數據公開，其中涉及到文物藏品數據庫建設、文物藏品的網站建設和其他各項信息化建設項目的實施工作。安全穩定的網絡平臺對于文物藏品管理的信息化有著重要作用。

網絡平臺的硬件部分和軟件部分是構成網絡平臺的兩個組成部分。由網絡服務器、各類交換機設備及其附帶或獨立的安全設備、存儲設備、通訊線路等構成的網絡平臺硬件部分，有著物理性和載體性的特點。因此，網絡平臺的打造與其硬件部分有著重要的關系。這種關系體現在文物藏品的管理要以瀏覽文物藏品所需的網絡速度和安全性為基礎，通過科學規范的網絡環境秩序對網絡流量進行合理的分配，同時數據服務器和網絡安全設備的配置要確保安全、合理。在構建文物藏品網絡平臺的軟件部分的過程中，要實現文物藏品的藝術價值特點與網絡管理功能、數據庫建設和其他信息化建設所需管理軟件的充分結合。專業的文物藏品信息化管理軟件一方面能夠體現信息化管理模式的實踐應用，另一方面是對文物藏品藝術價值和歷史價值的雙向補充。因此，以文物藏品管理的特點為基礎，科學有效地結合國家文物藏品信息化建設規范標準構建文物藏品管理信息化體系，是文物藏品管理信息化始終要遵循的原則。

2.2 信息化在文物藏品管理過程中的應用

信息化在文物藏品管理過程中的應用首先體現在文物藏品辦公自動化系統的建設。其目的是利用網絡滿足不同級別的管理者和工作人員對文物藏品進行管理的需求。辦公自動化系統能夠為文物藏品管理人員提供日程提醒、簡化的辦公步驟、安全的郵件服務、集中的議題討論、輔助性的決策支持、全面的監督管理等。這樣一方面能夠有效地協助文物藏品管理人員提高工作效率，另一方面則實現了內部管理信息資源的共享，從而有效地增強了各級管理人員之間的合作。另外，信息化在文物藏品管理的應用能夠有效地提高內部辦公文件申請、審核、簽批等行政事務的處理效率，同時對于促進文物藏品管理的規范化有著重要的推動作用。文物藏品管理辦公自動化系統具有較強的實用性和適應性，它只有在規范化的前提下進行建設才能保證管理過程中信息交換和傳輸的準確性、有效性、機密性，同時文物藏品管理辦公自動化系統的建設對于實現透明化和規范化管理具有不可替代的推動作用。

文物藏品的管理本質上包括文物藏品的收藏、保護、整理、研究等一系列系統的工作，大致分為實物管理和資料管理兩個方面。資料管理工作一直以來都保持著傳統的人工管理模式。傳統的人工管理模式下，原始的信息資料由人工制作、填寫、保存，這些原始信息資料基本以紙質形式存在，而紙質資料容易丟失、損毀且難以被復制。在信息化時代，計算機、網絡等的應用大大改變了這種局面。對藏品進行數字化處理，這是博物館全面實現信息化管理的基礎。信息技術的應用能夠有效地建立起現代化文物藏品資料數據庫，利用信息技術實現文物藏品資料管理是文物藏品管理工具改革的重要方式。信息化管理不僅對文物藏品管理的變革有著重要的意義，同時文物藏品的信息化管理對于發掘和細化文物藏品內部的各類信息和潛在價值也有著明顯的作用。在這個過程中，能夠通過信息技術手段對文物藏品所承載的文字、符號、圖像等信息進行有效的記錄、描述、保存、復制。文物藏品本身擁有的信息經過加工后又能產生出潛在的價值，能夠對社會發展做出貢獻。可以通過高分辨率掃描、數字化拍攝、3D模型制作和三維掃描技術將文物信息以數據形式存儲在數據庫或硬盤里，這樣不僅方便數據復制、傳輸，也方便信息查詢、下載。信息化的資料管理能夠減少資源的浪費，具有傳輸速度快、信息保存久、信息整合便利、安全性較高等特征。在資料數據庫搭建后，文物藏品管理人員可以通過計算機、手機實時瀏覽、查詢、管理文物信息，這樣大幅度提高了工作效率。

信息化管理的應用使文物藏品資料管理從傳統單一的人工模式轉變為新型的以信息化為主的全方位管理模式，在這一過程中實現了準確快速地傳遞文物藏品信息。同時，信息化管理能夠將文物藏品的信息通過網絡平臺進行共享和傳播，突破了時間與空間的限制，能夠讓民眾在各個時間、地點通過已經構建的文物藏品網絡平臺查詢、瀏覽文物信息。文物藏品資料數據庫和網絡平臺能夠為文物藏品管理人員提供有效的技術支持，是文物藏品管理信息化建設的重要組成部分。文物藏品信息化系統使管理程序更加規范化、科學化，使文物藏品的一切記錄，諸如總賬、分類賬、卡片等都存儲在數據庫里，自然生成藏品檔案并永久保存。這樣既保存了原始信息，又減少了存儲空間，也減輕了管理人員的工作量，更規范了管理程序，用最新的管理手段與管理模式實現了文物藏品的信息化管理，提高了博物館的管理水平。

3 結語

時代發展方向的變化從內部和外部兩個方向推動著文物藏品管理的規范化和信息化。文物藏品管理的規范化和信息化應用對于文物藏品的服務方式和發展方向有著明確的指導意義。在科學水平變化趨勢持續向上的背景下，文物藏品管理的規范化和信息化工作依舊是相關行業學者、專家始終要強調和研究的重點內容。