試論檔案質量管理對提高歸檔文件著錄準確率的作用

甘麗春

【摘 要】質量管理QC小組活動已經應用到企業的各個部門，是推進企業質量管理水平的有效手段，檔案管理也無例外。本論文主要介紹檔案部門開展的一次QC小組活動，應用檔案信息化手段，對蘭臺系統的合理化改進，提高歸檔文件著錄的準確率。同時探索將質量控制QC小組活動與日常檔案管理工作相結合，通過一系列的PDCA循環，采取正確的途徑及措施，保證歸檔文件著錄字段的必著性、可控性，達到提高歸檔文件著錄準確率的目的。通過一系列的QC小組活動，提高檔案管理水平，擴大檔案在企業中的影響，促進檔案人員自覺提高綜合素質，發揮檔案人員的主觀能動性。

【關鍵詞】檔案；著錄；準確率；質量管理；QC

一、選題理由

在日常的檔案管理中，由于兼職檔案員在著錄歸檔文件時，存在諸多問題，直接影響了文件的歸檔入庫的周期，為減少兼職檔案員著錄文件時出錯數，大大提高文件歸檔入庫的效率，降低檔案管理人員的工作強度，同時結合科技檔案部檔案科室2011年度的科室工作重點，選定提高歸檔文件著錄準確率為研究課題，在課題的研究過程中，應用質量管理手段，開展了一系統的PDCA活動。

科室工作重點為：歸檔文件著錄準確率達到80%，在此前提下，2011年3-5月份著錄平均準確率為輔46%，與部門工作重點指標80%相距甚遠。因此課題選定為：提高歸檔文件著錄準確率。

二、設定目標

根據2011年度檔案科室工作重點為：歸檔文件著錄準確率達到80%，本次質量活動目標值為：歸檔文件著錄準確率從46%提高到80%。

三、目標可行性分析

對2011年03～05月份總計348份歸檔文件產生的各種著錄問題進行分析。根據問題類型分成五大類，具體分析結果如下：

從統計圖表中看出，著錄格式有誤、必著項未填兩項發生的頻數相對較多，“著錄格式有誤”、“必著項未填”占總問題數的50%、32%是本次課題主攻方向，經過討論、通過理論計算得出歸檔文件著錄準確率為80.05%。

因此2011年度檔案室工作重點為：歸檔文件著錄準確率達到80%的目標值，從理論上是能夠實現的。

四、原因分析

針對“著錄格式有誤”、“必著項未填”導致準確率低的問題運用頭腦風暴法進行分析，對造成這一結果的各種原因反復進行了討論，經匯總歸類，繪制了關聯圖，見下圖：

五、要因確認

根據因果分析圖，采取現場調查、查閱資料等方式，對引起字段著錄有誤的各末端因素進行了逐個確認。

其中八個末端因素中服務器老舊、網絡傳輸中斷這兩個因素不是小組可控范圍內，為不可抗拒因素。

對六個因素編制了要因確認計劃表（表2）。

小組成員就以上六大末端因素一一進行要因確認。經分析得出2011年檔案培訓共3次，培訓效果全部達標，因此“缺乏系統操作培訓”為非要因；公司發布針對18項著錄項的制度《檔案著錄規則》，但僅僅只有5項有著錄格式說明，因此“著錄格式說明缺示例”為要因；通過對系統著錄界面檢查，顯示著錄項多達38項，實際應該著錄項為18項，多余著錄項將使得兼職檔案員歸檔時造成混淆，因此“系統著錄界面顯示項與著錄要求不一致”為要因；必著項填寫流程設置不合理（見下圖），無論是否填寫完整均可保存，造成必著項漏填，因此“必著項填寫不可控”為要因；系統著錄界面無著錄格式，因此“著錄格式提示缺”為要因。

六、制定對策

針對以上要因，制定如下對策表：

七、對策實施

針對上述4個要因開展對策實施。編制著錄格式說明規范文件，使得18項著錄項均有著錄格式示例；系統區分，通過在“項目文件歸檔”模板上，僅勾選兼職檔案員需著錄的18項，實現了系統著錄顯示項與著錄要求一致；檔案系統添加必著項填寫可控功能，通過建立全新系統必著項填寫流程，將原流程中不合理環節進行改進（見下圖），我們實現了必著項可控，這使兼職檔案員填寫必著項時更加清晰、明了，同時保證了必著項填寫的必須性；可視化提示，使得所有18個著錄項均實現不同形式的可視化提示。所有對策均實施有效。

八、檢查效果

1、關鍵問題解決情況

對鞏固期2011年12月～2012年01月的共計744份歸檔文件進行數據統計，針對問題類型進行進一步分析，得出以下表格：

從以上統計圖表可看出，著錄格式有誤占總問題數14%，已遠遠低于活動前的50%，同時必著項未填該項問題發生率為零

2、目標實現情況

自2011年3月份以來一直堅持準確率的統計，并對數據進行統計、匯總。其中2011年6-7月實施前平均準確率為51%；2011年8-10月實施中平均準確率為69%；2011年11-2012年1月實施后平均準備率為87%。2011年6月-2012年1月準確率為50%、52%、60%、64%、84%、85%、88%、90%。改進前46%，目標值為80%，改進后為87%。

從統計結果看出，通過質量活動的開展，活動前后歸檔文件著錄的準確率有明顯的上升趨勢。

九、鞏固措施

為保持質量活動成果有效性和持續性，對活動采取的措施進行了鞏固措施：

1、將系統新功能加入到檔案信息化使用及著錄手冊中，兼職檔案員人手一本。

2、針對系統最新功能進行培訓，將培訓視頻制作成檔案信息化使用及著錄光盤，兼職檔案員人手一盤。

3、將形成的一系列指導性文件進行下發，方便使用。

十、課題總結

檔案質量活動是激發檔案人員自覺提高的最佳手段，質量活動的目的，都是以提高人的素質，發揮人的積極性，改進質量，提高經濟效益為目的的。隨著檔案質量活動的深入開展，增強了檔案人員競爭意識、信息意識、創新意識和服務意識。