機關事業單位養老保險檔案管理的問題分析

馬當喜

摘要：本文對機關事業單位養老保險檔案管理的現存問題進行了闡述，在此基礎上研究了機關事業單位養老保險檔案管理效果和效率提升的措施和對策。

關鍵詞：機關事業單位；養老保險；檔案管理

2015年國務院開展了機關事業單位養老保險制度的改革，改革之后養老保險義務和退休待遇問題在全社會得到了普遍的關注和重視。由于機關事業單位養老保險檔案管理在過去存在較多問題，在改革過程中也遇到了不少的難題和困境。完善機關事業單位養老保險檔案管理工作，引導其逐步走上規范化和制度化道路是當前緊迫的任務。

一、機關事業單位養老保險檔案管理現存問題闡述

（一）機關事業單位養老保險檔案管理特點

機關事業單位養老保險檔案管理有其自身的屬性，這種特性可以從以下幾個方面體現：第一，數量龐大。在養老保險制度不斷深入和改革的過程中，每年參加到機關事業單位養老保險之中的人數都在增加，導致養老保險檔案數量呈現出幾何式增長態勢；第二，變化動態。在事業單位內不，職員的個人職位、薪金水平和工作崗位是動態調整和變化的，伴隨而來的是養老保險檔案的變動和調整；第三，以人為本。機關事業單位養老保險檔案在收集、整理和歸檔的過程中都是以人為對象來辦理的，因此在檔案管理過程中必須遵循人本原則，使得養老保險檔案管理最終能夠惠及到機關事業單位內部的每一個人。

（二）機關事業單位養老保險檔案管理現存問題分析

目前來看，我國機關事業單位養老保險檔案管理還沒有從傳統管理模式之中解脫出來，呈現出較多的問題和弊端：第一，養老保險檔案管理工作所處層次較低，工作持續性、穩定性較弱，缺乏完善的養老保險檔案管理法律法規作為支撐；第二，養老保險檔案管理標準性差，各個機關事業單位內部均按照自身工作需要制定養老保險檔案管理制度和要求，導致各個機關事業單位的養老保險檔案管理一直缺乏統一的工作標準，出現各行其是、各自為政的工作局面。另外，受到近年來機關事業單位人員流動性增強的影響，養老保險檔案丟失的情況時有發生；第三，養老保險檔案管理人員綜合素質有待提升，一方面，機關事業單位內部領導人往往將工作重點放在了本職任務和工作上，認為養老保險檔案管理工作不甚重要，養老保險檔案管理水平自然比較低，另一方面，機關事業單位檔案管理人員工作態度存在不嚴謹之處，檔案管理專業素養也存在較大提升空間，在歸檔和整理養老保險檔案資料時時常發生漏洞和疏忽。此外，機關事業單位檔案管理工作往往采取突擊整理模式，致使檔案管理分類混亂，檔案價值得不到充分挖掘。

二、提升機關事業單位養老保險檔案管理效果的對策和方法

第一，健全檔案管理制度，進行檔案管理規范化建設。為了提升機關事業單位養老保險檔案管理整體的規范性和制度性，我們需要以檔案管理相關法律法規為基礎、以機關事業單位整體實際狀況為依據進行養老保險檔案管理制度的建設，通過制定規范化檔案管理流程和檔案管理辦法，將養老保險檔案的歸檔范圍、歸檔期限進行制度化規定，讓一些具有實用性的檔案能夠及時歸檔、存檔、利用和考察，使得養老保險檔案工作在整個機關事業單位內部規范開展。同時，機關事業單位內部還要注重檔案保密制度、檔案存檔制度、檔案分類制度的完善，使得養老保險檔案管理之中的每一個環節都處在安全、穩定的環境之中，并有相應的管理制度作為保障。

第二，提升檔案管理意識，完善檔案管理組織機構。事業單位應當通過各種媒介和渠道進行養老保險檔案管理工作的宣傳，要在強調養老保險檔案管理工作重要性的基礎上提升檔案管理人員的綜合素養，機關事業單位領導人要將檔案管理放在重要日程上，嚴格規范檔案管理標準和檔案管理制度，借助現代服務理念和現代信息技術形成機關事業單位內部檔案領導小組，建設一批據偶有責任心、服務意識和現代信息技術應用能力的檔案管理人員，使得檔案管理工作能夠得到有效開展。

第三，創新檔案管理方式，進行養老保險檔案信息化建設。傳統檔案管理模式下，主要是機關事業單位養老保險檔案管理人員對工作人員的養老保險信息進行收集和整理并形成檔案，這種工作方式效率較低、工作精確性也較差。在信息時代背景下，檔案管理工作的手段和要求發生了變化，信息化檔案管理模式已經漸漸成形：首先，要進行數字化檔案管理模式構建，要借助現代通訊技術、互聯網技術和信息技術對傳統文字資料進行數字化建設；其次，要進行自動化檔案管理模式建設，信息自動化技術使得養老保險自動化管理成為現實，通過提取關鍵詞就能夠自動地檢索、篩選、收集和整理檔案信息資料；再次，要進行體系化檔案管理模式建設，大數據下的數據集成技術和數據融合技術，檔案信息的兼容性和通用性得到了顯著提升；最后，要進行互動化檔案管理模式構建，在提升檔案信息互動性的基礎上優化檔案服務質量，為員工提供滿意服務。事實證明，檔案信息化建設能夠極大地提升養老保險檔案管理效率和質量。

第四，強化檔案管理人員培訓，提升檔案管理人員綜合素養。為了提升養老保險檔案管理工作的科學性，機關事業單位還要從建設高素質的檔案管理隊伍著手，對專職進行檔案管理工作的人員開展有目的的培訓計劃，具體來講可以采取如下措施：首先，聘請高校在檔案管理上具有深厚理論基礎的教授和具有豐富檔案管理經驗的專家進行課程培訓和講授，引導檔案管理人員掌握先進的檔案管理工具和深厚的、前沿的檔案管理理論知識；其次，為檔案管理人員爭取去省、市檔案局進行專業培訓的機會，讓檔案管理人員的工作理念和知識體系得到及時更新；再次，要結合機關事業單位自身情況進行檔案培訓計劃的制定，組織養老保險檔案管理人員進行知識學習、軟件操作學習；最后，要強化信息化技術培訓的重要性，使得檔案管理人員能夠掌握最新檔案管理技術和現代科技手段，學會運用計算機操作系統和檔案管理軟件來開展顏老保險檔案管理工作，實現檔案管理模式的自動化、互動化，提升檔案管理的信息化和現代化。

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