新形勢下行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式探究

劉哲

摘要：創(chuàng)新檔案管理與服務(wù)模式是新形勢下行政事業(yè)單位改革的重要內(nèi)容之一。檔案不僅具有保存價值，而且還具有潛在的利用和借鑒價值，為當前行政事業(yè)單位各項工作的開展起到了一定的幫助作用。因此檔案管理人員要結(jié)合行政事業(yè)單位工作需要和發(fā)展計劃，與時俱進的創(chuàng)新檔案管理與服務(wù)模式，發(fā)揮檔案應(yīng)有作用。本文首先指出了現(xiàn)階段行政事業(yè)單位在檔案管理工作中存在的不足，隨后從加強管理隊伍建設(shè)、建立健全規(guī)章制度等方面，就新形勢下如何實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新提出了幾點建議。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新；服務(wù)模式

引言：檔案管理是一項服務(wù)性工作，在確保檔案完整與安全的同時，還要滿足行政事業(yè)單位其他工作人員的檔案查找、借閱需求。但我們也應(yīng)當看到在行政事業(yè)單位改革過程中，仍然有一些檔案管理人員沒有意識到自身職責的重要性，沿用以往的檔案管理模式，一方面是工作效率低下，另一方面則是檔案的價值沒有得到體現(xiàn)。在這種情況下，探究行政事業(yè)單位檔案管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新策略具有重要的應(yīng)用價值。

一、現(xiàn)階段行政事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1、檔案管理的方法單一落后

在信息技術(shù)不斷發(fā)展、信息傳播渠道日趨多樣化的新條件下，基于計算機信息技術(shù)之上的檔案管理系統(tǒng)開始在行政事業(yè)單位內(nèi)部得到比較廣泛地應(yīng)用。但是各個行政事業(yè)單位在加快利用計算機信息技術(shù)的同時，并沒有讓電子檔案管理得到同步發(fā)展，缺乏與檔案管理工作相匹配的電子檔案管理專業(yè)人才、計算機和軟硬件設(shè)施等；即便建立了電子檔案管理系統(tǒng)，在崗的檔案管理人員也沒有掌握運用的方法，致使實際的檔案管理工作缺乏科學性，很多先進的系統(tǒng)沒有得到充分、有效地利用。

2、檔案管理人員的綜合素質(zhì)參差不齊

很多人都認為檔案管理的工作任務(wù)無非就是做好檔案的收集、保存和管理。而在實際工作中除了這些基本工作外，檔案管理人員還要利用專業(yè)手段，挖掘檔案的利用價值，為行政事業(yè)單位工作開展提供經(jīng)驗借鑒，所以說檔案管理對專業(yè)性有著較高的要求。此外在信息時代，信息技術(shù)也逐漸應(yīng)用到檔案管理中，對檔案管理人員的信息技術(shù)水平也有更加嚴格的要求。目前來看，行政事業(yè)單位檔案管理隊伍的年齡結(jié)構(gòu)偏大，許多檔案管理人員對信息化設(shè)備的操作不熟練，加上行政事業(yè)單位沒有提供相應(yīng)的培訓機會，導致檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)參差不齊，也就不能勝任新形勢下的檔案管理創(chuàng)新要求。

3、缺乏完善的檔案管理機制

一套完善的檔案管理機制，能夠為行政事業(yè)單位檔案管理工作的開展以及管理與服務(wù)的創(chuàng)新提供必要的指導。隨著行政事業(yè)單位改革進程不斷推進，對檔案管理制度的內(nèi)容也有了新的要求。新形勢下行政事業(yè)單位在檔案管理機制創(chuàng)新方面還存在兩方面的問題：其一是檔案管理制度的創(chuàng)新能力不足，不能與現(xiàn)階段檔案管理工作需要相配套；其二是即便有完善的檔案管理機制，能不能在工作中加以落實仍然是一個問題，這也是下一步行政事業(yè)單位檔案管理部門需要重點解決的問題。

二、新形勢下行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

1、建立信息化管理系統(tǒng)，提高檔案管理效率

在行政事業(yè)單位的各項管理工作中，信息技術(shù)發(fā)揮的優(yōu)勢不言而喻，將信息技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合也成為新形勢下提高檔案管理效率、挖掘檔案利用價值的必然選擇。行政事業(yè)單位的領(lǐng)導要加強對信息技術(shù)的重視，并為檔案管理信息化建設(shè)提供多方面的支持。例如，拿出專項資金用于信息設(shè)備的采購和安裝，后期還要定期做好信息化管理系統(tǒng)的運行維護。通過加強硬件和軟件建設(shè)為實現(xiàn)檔案的信息化管理奠定基礎(chǔ)，減輕管理人員的工作壓力。

2、定期開展技能培訓，加強管理隊伍建設(shè)

雖然信息技術(shù)的應(yīng)用能夠為檔案管理帶來一定的便利，但是歸根到底還是由人來操作。針對現(xiàn)階段行政事業(yè)單位部分檔案管理人員信息素養(yǎng)不高的情況，要及時開展技能培訓，切實提升檔案管理人員的工作水平。例如，行政事業(yè)單位可以每個季度或每年開展一次培訓工作，利用五一、十一小長假提供免費的培訓機會。讓檔案管理人員能夠了解信息設(shè)備的操作技巧，在提高檔案管理效率的同時也實現(xiàn)了個人的發(fā)展。除了技能教育外還可以開展一定的職業(yè)道德教育，認識到檔案工作的重要性，確保做到“干一行，愛一行”，兢兢業(yè)業(yè)的完成檔案管理工作。

3、補充完善管理制度，為檔案管理提供保障

在檔案管理工作中制度建設(shè)是一項基礎(chǔ)性的工作，只有建立起一套完善的管理制度，才能確保檔案管理工作的規(guī)范性和標準性。行政事業(yè)單位要將檔案管理制度建設(shè)作為現(xiàn)階段檔案管理創(chuàng)新的重要任務(wù)。在制定的過程中還要注意應(yīng)具備靈活機動的特征，方便根據(jù)工作中的發(fā)展方向進行調(diào)整與創(chuàng)新，進一步對行政事業(yè)單位檔案管理進行完善，在對檔案管理制度完善的過程中，要提高檔案管理人員的積極性，對每一個地方以及每一個環(huán)節(jié)都要精準的覆蓋到。特別要注意的一點就是檔案管理的安全問題，其中包括物理、系統(tǒng)、信息等安全問題，因此在此過程中要做好行政事業(yè)單位安全管理措施，并將此措施納入到行政事業(yè)單位安全體系中，以保障電子檔案以及其他相關(guān)資料的安全。

4、不斷創(chuàng)新服務(wù)模式，挖掘檔案潛在利用價值

檔案管理的服務(wù)性，決定了檔案管理人員在做好本職工作外，還要為其他檔案使用者提供相應(yīng)的服務(wù)。例如，行政事業(yè)單位的人事檔案，因為人事調(diào)動等原因需要定期進行檔案內(nèi)容的更新。檔案管理人員就要借助于信息管理系統(tǒng)，及時做好內(nèi)容變更。而一些技術(shù)性的檔案則具有較高的利用價值，檔案管理人員需要挖掘潛在價值，為行政事業(yè)單位領(lǐng)導制定決策提供一定的參考。新形勢下，檔案價值的重要性得到了凸顯，只有不斷創(chuàng)新服務(wù)模式才能更好的發(fā)揮檔案價值。

結(jié)語：檔案管理是一項專業(yè)性較強的工作，不僅對檔案管理人員的專業(yè)技能、職業(yè)素養(yǎng)提出了嚴格要求，而且還要根據(jù)行政事業(yè)單位工作需要不斷進行管理模式的創(chuàng)新。作為一名檔案管理人員要樹立創(chuàng)新意識和發(fā)展眼光，密切關(guān)注行政事業(yè)單位改革進程以及當前檔案管理工作需要，通過提高個人的專業(yè)水平更好的服務(wù)于檔案管理，支持行政事業(yè)單位各項工作的開展。

參考文獻：

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