解析國內工程項目管理模式下的文控工作

王洪英

摘 要 文控部門對信息的收集和發散直接影響著項目參與各方的效益獲得。隨著國內工程項目數量的不斷增多，建設單位愈發重視文件控制工作的落實。本文在闡述文控工作內涵的基礎上，對其文體分類和控制體系的運作進行分析，以期有利于提升文控管理的工作質量，推動我國工程項目的進一步發展。

關鍵詞 國內工程項目 文體分類 控制體系

作為影響工程項目進度、質量及造價的重要因素，工程項目中的文控工作具有高時效性、高針對性的特點。唯有正確把握這些特點，才能實現工程管理質量的提升。然而，實踐過程中，我國工程建設項目的文控工作長期處于被輕視狀態，文控管理質量有待提升。新時期，要提高文控工作的管理質量，就必須清楚其文本形式及管理體系。

一、文控工作的內涵

工程項目的文控工作內容如下：第一，與文件相關的各種管理事物，如實踐過程中經常見到的文件登記、技術交底、文件存檔、查找收發等。第二，電子信息技術的應用使得文件數據的電子錄入成為文控管理工作的內容之一。第三，為確保整個工程項目信息的及時有效傳遞，文控部門需要對承包單位的項目文件進行及時檢查。這種檢查反饋方式同樣屬于文控工作的內容范疇。第四，以文件工作的形式，管理并控制文件處理過程的行為。

二、文控工作的文本形式

計劃驅動和文件驅動是工程建設項目的兩個主要驅動力。前者在工程建設中具有穩定性，而后者作為一種不確定因素，對工程建設的質量具有深刻影響。要提高工程項目管理模式下的文控工作質量，就必須對其基礎的文本形式有一個清晰的把控。工程項目的文本形式如下：

（一）備忘錄

作為工程項目文控工作中最常見、最重要的文本形式，備忘錄普遍存在于業主、承包單位、分子公司、施工單位之間。其通過文字澄清、通知、征求意見及回復等手段，對工程參與者之間的意見進行交流和傳達，為工程項目的順利開展奠定了有效的溝通基礎。合同關系是進行備忘錄文控管理的前提條件，與業主及分子公司的管理性往來文件通常使用備忘錄的形式管理文控工作。

（二）文件傳遞單

信息容量大、編號明確、格式及審批流程明確是文件傳遞單主要的特征。[1]施工過程中，對于諸如施工設計圖紙、地質勘察報告及供貨商設計技術文件等形式的重要文件要進行精確化的編碼，并以規范的流程保證其完整性和準確性。基于此，采用文件傳遞單對其進行管理控制的作用十分突出，能夠有效地為工程建設的質量及工期控制提供數據支撐。

（三）會議紀要

作為一種重要的綜合性的指導和規范，會議紀要在內容上必須具有紀實性；同時保證表達的提煉與概括。例如，周例會紀要包含了上周工作的概述及重點、工程進展情況、下周工作計劃等。而專題會議紀要包含專項問題的討論和澄清。這些紀要文件是工程建設參與者共同意志的充分體現，只有在建設過程中落實這些建設觀念，才能保證工程建設質量的有效提升。

（四）工程報告

工程報告是工程項目管理模式下一種常見的文件控制形式。通常情況下，施工作業單位或者承包單位往往要對上層管理者負責，定期匯報施工過程中的相關內容，如工程進度、質量狀況、安全狀況及人力情況等諸多內容。并且，根據報告內容及周期的差異，在形式上具有較大的差異性。工程施工過程中，日報、周報、月報就是按照匯報的周期對工程報告進行分類；而施工報告、質量報告、事故報告則是以內容的性質進行劃分的。只有按照相關要求有針對性地選擇合適的報告類型，才能實現文控管理的科學化、規范化。

（五）指令單

強制性是工程項目指令單的基本特征。在工程建設過程中，為充分保證工程的建設符合相關應用要求，管理公司或者業主經常對承包商提出建設方向的要求，明令規定其施工過程中該做的內容，并對不能做的內容進行范圍圈定。作為一種下行性的命令，在文控工作中，其也對應性地以指令單這種下行文進行規范管理。

三、工程項目管理模式下的文控體系運作

（一）建設初期的文控工作管理

工程建設初期的文控工作相對比較煩瑣，以相關合同條款對其進行管理是確保文控工作規范科學的重要基礎。文控管理人員要明晰相關標準規范，并根據具體的施工內容，通過現代文控網絡平臺的應用，對文件管理的數量、種類、來源和規格進行準確把握，在確保符合管理規定的同時，盡可能實現業主、施工單位及承包單位之間效益分配的合理化，為項目工程的標準化運作奠定良好的管理基礎。

（二）實施階段的動態文控管理

施工階段的文控管理直接影響工程建設的質量和效率，因此，在管理過程中必須做到文件管理的時效性和準確性。從管理內容上看，施工階段的文件管理包含了項目管理文件、外部文件、設計、采購、施工等諸多形式。文控管理人員要做好這些文件的分類和保存，并建立動態化的信息控制系統，才能為施工階段的質量和節點控制提供保證。

（三）竣工驗收階段的文控審核

竣工階段文控管理的目的在于歸檔自查。在工程項目的末端，文控人員會對相關的工程文件進行整理和修整，將一些不合格的圖紙及文件進行優化處理，從而保證歸檔文件數據齊全、流程標準、質量高效、內容相符、標號準確的實踐過程。這些高質量的歸檔文件能夠為后續項目的假設提供有效的理論支撐，推動工程建設的良性發展。

四、結語

近年來，工程項目管理模式下文控工作的要求不斷提高。文控管理人員只有充分地認識到工作的內容范疇，并針對性地選取合適的文本形式，在工程項目中做到文控工作的全過程控制，才能保證工程項目中文控工作的管理質量，推動工程的良性、可持續發展。

（作者單位為海洋石油工程股份有限公司）

參考文獻

[1] 王麗.淺談工程設計項目管理中文件控制體系的建立和運作[J].中國化工貿易，2014（1）：145.