SAP物料主數(shù)據(jù)收集的改進(jìn)

徐祥宇 王艷輝 肖云 王小紅

摘要：SAP物料主數(shù)據(jù)是SAP系統(tǒng)的重要基本數(shù)據(jù)之一，物料主數(shù)據(jù)維護(hù)的正確性、及時性對生產(chǎn)組織有很重要的影響。文章針對物料主數(shù)據(jù)收集的過程進(jìn)行分析，梳理字段間的相互關(guān)系及規(guī)則，提出利用公式固化規(guī)則的改進(jìn)方法，可以減少人為錯誤，并提供數(shù)據(jù)維護(hù)效率。

關(guān)鍵詞：SAP；物料主數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)收集

中圖分類號：TP315 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-9416（2018）05-0069-02

1 概述

因市場需求急劇變化，客戶個性化定制產(chǎn)品增多，產(chǎn)品開發(fā)及更新?lián)Q代加速，徐工隨車起重機(jī)有限公司（簡稱SC公司）平均每年增加新品及定制化產(chǎn)品數(shù)量為110多個，2017年新增物主數(shù)據(jù)5000多個，數(shù)據(jù)處理人員需頻繁加班才能滿足生產(chǎn)的需要，會造成生產(chǎn)延誤和數(shù)據(jù)處理人員的抱怨。為了解決這一問題，改進(jìn)物料主數(shù)據(jù)收集方法，提高物料主數(shù)據(jù)維護(hù)的效率，是我們急需解決的問題。

物料主數(shù)據(jù)是SAP系統(tǒng)的主要主數(shù)據(jù)之一，是某種特定物料數(shù)據(jù)的主要來源，它包含了庫存、生產(chǎn)、采購、銷售、會計(jì)和成本等方面的重要信息。在SAP后勤系統(tǒng)的各個組件都需要用到它，例如：訂購用的采購數(shù)據(jù)、貨物移動過帳和管理庫存盤點(diǎn)用的庫存管理、貨物移動時的物料估價或發(fā)票校驗(yàn)用的會計(jì)數(shù)據(jù)、物料需求規(guī)劃用的物料規(guī)劃數(shù)據(jù)。

2 原物料主數(shù)據(jù)收集過程分析

物料主數(shù)據(jù)完全的數(shù)據(jù)包含：基本視圖、銷售視圖、工廠視圖、采購視圖、MRP視圖、工作計(jì)劃視圖、庫存管理視圖、會計(jì)視圖、成本視圖，共涵蓋51個字段，其中針對SC公司必填字段有20個，涉及字段的責(zé)任部門有技術(shù)中心、生產(chǎn)制造部、采購部、財(cái)務(wù)部、營銷部。

原物料主數(shù)據(jù)收集流程如圖1所示，由物料創(chuàng)建部門發(fā)起，創(chuàng)建物料主數(shù)據(jù)基本視圖的基本信息后利用Excel模板通過郵件發(fā)給工藝部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一收集及維護(hù)。工藝部門收到物料主數(shù)據(jù)收集模板后，根據(jù)物料加工工藝安排填寫采購類型、反沖字段，然后將收集模板發(fā)至生產(chǎn)制造部、采購部、財(cái)務(wù)部、營銷部進(jìn)行其他字段收集。各部門填寫完成后發(fā)送至工藝部門進(jìn)行匯總，然后檢查維護(hù)進(jìn)系統(tǒng)，整個數(shù)據(jù)收集流程平均周期為5.6天。

原物料主數(shù)據(jù)收集流程在日常工作中出現(xiàn)了如下問題：（1）物料主數(shù)據(jù)收集涉及部門多，數(shù)據(jù)收集因責(zé)任人的各種因素效率低；（2）責(zé)任部門數(shù)據(jù)收集人員對字段含義不清楚，收集數(shù)據(jù)過程有推諉現(xiàn)象；（3）數(shù)據(jù)收集過程中，手工填寫，數(shù)據(jù)量較大時會產(chǎn)生手誤，導(dǎo)致數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。

3 物料主數(shù)據(jù)收集改進(jìn)

3.1 物料主數(shù)據(jù)收集改進(jìn)方案分析

通過對物料主數(shù)據(jù)收集流程分析，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)收集周期長及錯誤率高等問題均由數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)部門太多及其員工對數(shù)據(jù)規(guī)則不清楚造成。為了解決此問題，本文從固化字段相互規(guī)則、減少非必要流轉(zhuǎn)部門方面提出改進(jìn)方案。針對上述問題點(diǎn)，制定物料主數(shù)據(jù)收集改進(jìn)方案步驟：（1）確定數(shù)據(jù)字段規(guī)則；（2）確定數(shù)據(jù)收集流轉(zhuǎn)部門；（3）改進(jìn)數(shù)據(jù)收集模板，將規(guī)則通過Excel公式寫進(jìn)數(shù)據(jù)收集模板。

物料主數(shù)據(jù)收集涉及的字段涉及51個，其中涉及物料號、物料描述、單位、物料類型等6個字段是物料創(chuàng)建時的基本信息，除系統(tǒng)默認(rèn)不用填寫及填寫為固定值的字段，需要收集的字段有20個。通過實(shí)際業(yè)務(wù)，尋找這些字段間的相互關(guān)系并制定規(guī)則。如表1所示，物料類型的確定可以物料MRP控制、采購類型、評估類等字段的范圍，再通過其他字段多方約束，最終確定除基礎(chǔ)視圖的基本信息外，工藝部門優(yōu)先填寫MRP控制者、反沖兩個字段，通過EXCEL公式自動填寫14個字段，由采購物流部填寫采購組代碼、采購周期、估價，完成物料主數(shù)據(jù)的收集。

3.2 物料主數(shù)據(jù)字段的Excel公式

根據(jù)制定的數(shù)據(jù)規(guī)則，利用Excel公式將規(guī)則寫進(jìn)數(shù)據(jù)收集模板，主要字段公式如下：

進(jìn)口國產(chǎn)= IF（OR（MRP控制者="501"，MRP控制者="202"，MRP控制者="102"），1，IF（OR（MRP控制者="101"，MRP控制者="201"），2，""））

產(chǎn)品組= IF（物料組=10014，11，IF（物料組=10015，13，IF（物料組=10016，12，IF（物料組=10017，15，10））））

科目設(shè)置組= IF（產(chǎn)品組=10，"01"，"02"）

MRP組= IF（OR（MRP控制者="S02"，MRP控制者="S01"，MRP控制者="Z02"，MRP控制者="Z01"，MRP控制者="G00"，MRP控制者="J00"），MRP控制者，""）

可用性檢查= IF（產(chǎn)品組=10，"02"，"KP"）

采購類型= IF（OR（MRP控制者="S02"，MRP控制者="S01"，MRP控制者="Z02"，MRP控制者="Z01"，MRP控制者="G00"，MRP控制者="J00"），"E"，"F"）

特殊采購類= IF（OR（MRP控制者="S01"，MRP控制者="Z01"），50，""）

生產(chǎn)倉儲地點(diǎn)= IF（OR（MRP控制者="S02"，MRP控制者="Z02"），5001，IF（MRP控制者="S01"，"S001"，IF（MRP控制者="G00"，"G001"，IF（MRP控制者="Z01"，"Z001"，IF（MRP控制者="J00"，"J001"，""）））））

庫存地點(diǎn)1= IF（MRP控制者=501，1007，IF（OR（MRP控制者=201，MRP控制者=202），1002，“ "））

配送類型= IF（OR（特殊采購類=50，AH5=1，AT5="Z010"），0，IF（A物料組=1007，1，2））

獨(dú)立集中= IF（采購類型="E"，1，2）

評估類= IF（OR（MRP控制者="S02"，MRP控制者="Z02"），7920，IF（MRP控制者=501，3009，IF（MRP控制者=101，3001，IF（MRP控制者=102，3002，IF（MRP控制者=201，3004，IF（MRP控制者=202，3005，IF（MRP控制者=502，7901，IF（MRP控制者=301，3006，IF（MRP控制者=401，""，7900）））））））））

序列號參數(shù)文件= IF（OR（MRP控制者="S02"，MRP控制者="Z02"），"Z010"，""）

3.3 改進(jìn)后流程及效果

通過上述改進(jìn)，優(yōu)化收集流程，將原有的五個收集部門減少到2個，即由技術(shù)中心發(fā)出到采購部收集，再回到技術(shù)中心進(jìn)行維護(hù)；將改進(jìn)前的并行收集方式改為串行收集方式，實(shí)現(xiàn)對口人“一對一”的關(guān)系；利用Excel公式改進(jìn)物料收集模板，將收集字段由20個減少到5個。改進(jìn)后的物料收集流程為：技術(shù)中心發(fā)出→采購部填寫→技術(shù)中心維護(hù)。

改進(jìn)后的物料主數(shù)據(jù)收集流程在SC公司使用后，物料數(shù)據(jù)的維護(hù)效率得到了明顯的提升，原流程需要幾天才能完成的工作簡化到了兩天內(nèi)都能完成，甚至幾分鐘就能完成，解決了SC公司數(shù)據(jù)維護(hù)不及時的問題，并大大縮短了產(chǎn)品的生命周期，為企業(yè)適應(yīng)個性化市場提供助力。

4 結(jié)語

本文針對原SAP系統(tǒng)物料主數(shù)據(jù)收集流程行了改進(jìn)。改進(jìn)后的流程，借助字段間邏輯關(guān)系及Excel公式，對其收集流程及數(shù)據(jù)模板進(jìn)行改進(jìn)。改進(jìn)后流程大大減少數(shù)據(jù)人員的工作量并提高效率，提高了企業(yè)應(yīng)當(dāng)市場變化的能力及市場競爭力，為產(chǎn)品快速生產(chǎn)提供支撐。可為類似數(shù)據(jù)維護(hù)流程設(shè)計(jì)提供參考，并為下一步智能化數(shù)據(jù)收集軟件設(shè)計(jì)提供基礎(chǔ)。

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