淺談如何創新醫院檔案管理工作

馬瑞華

摘要：醫院檔案記載著醫院發展史上的優秀成果，為研究本醫院的經營業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材，加強對這一信息的管理有著極其重要的意義。

關鍵詞：醫院檔案；檔案管理

一、醫院檔案管理存在的問題

（一）檔案管理意識淡薄。醫院里不少同志，尤其是領導干部的檔案管理意識還較為淡薄。因為醫院領導大多來自于臨床部門，一貫重視醫療護理人員素質和技能提高，在規劃醫院人才培養體系時，往往會對衛生技術人員培養作為重點，忽略檔案工作人員知識提高和更新的必要性，認識不到檔案在醫院管理中的重要性和必要性。同時，檔案在醫院工作中發揮作用和開發程度不夠，也導致醫院領導和職工對檔案工作的認識有偏差。

（二）檔案管理體制和機制不健全。醫院檔案工作業務受上級檔案業務主管部門指導，工作關系受本單位領導，這種不健全、不完善的檔案管理體制和機制，必然導致醫院檔案管理混亂。目前絕大多數醫院都制定了較為健全的醫院管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少，沒有統一規范的醫院檔案管理模式；有價值的文件材料得不到足夠的重視和統一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴重脫節，失去了檔案工作的完整性，醫院信息資源缺乏整合性，跟不上新時期發展的需要，不利于科學管理。

（三）檔案管理硬件投入不足。由于一些醫院資金緊張，投入更多的傾向于大樓建設、醫療設備的購置等醫療硬件方面，檔案工作硬件投入不足。有的單位檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準；有的單位檔案管理設備陳舊，管理技術落后，運用計算機及網絡技術管理檔案的較少，采用手工收集、檢索的較多，不利于檔案的收集、利用和開發，也制約了檔案事業的發展。沒有現代化的設備，要跟上時代發展步伐就是一句空話。

（四）檔案管理規范化程度不夠。由于檔案不能直接為醫院創造經濟效益，特別是有些醫院主管檔案工作的領導對檔案工作存在價值認識不足，對其作用把握不準，因此檔案管理工作規范化、標準化程度不夠。如檔號不規范、案卷標題不規范、案卷目錄不全面、案卷未標頁碼、組卷混亂、案卷厚薄不一等等問題。在市場經濟發展過程中，醫院注重經營而輕視了檔案，落實檔案管理工作的規范化、標準化更是沒有被提及。

二、檔案管理工作創新的意義

（一）創新檔案管理工作，是加強檔案資源建設的需求。首先隨著社會的進步，人們的檔案利用意識越來越強，對檔案內容的要求也越來越多，要求提供利用的檔案，不僅是文書檔案，更需要科技檔案、專業檔案、聲像檔案、實物檔案等等，以及從檔案原件中提煉、加工出來的檔案信息。要求能夠快捷、方便地查詢到對于檔案館提供有關政策性、法規性、公益性、服務性等與人民群眾關系密切，又能夠公開的現行文件。其次隨著現代化管理技術的廣泛運用，電子文件的大量產生，檔案館不僅要接收和管理傳統的紙質檔案資料，還要接收和管理電子形式的檔案以及多種新型載體的檔案。無疑，這就給我們檔案部門和檔案工作者提出了更高的要求。

（二）創新檔案管理工作，是提升檔案服務能力的需求。當下，檔案業務指導、管理和服務的范圍已從過去的黨政機關、國有企業、團體組織、重點工程項目等延伸到村社、社區以及社會各個組織，甚至家庭、個人，涉及的領域、行業越來越廣，許多新問題是檔案部門原來沒有碰到的，原來的規章制度也有很多不適應，必然要求檔案工作要不斷完善、不斷創新。

三、檔案管理工作創新舉措

（一）創新思想觀念。檔案作為一項重要信息資源，要轉變以往檔案工作中“重藏輕用”的觀念，充分認識管理是必要的手段，利用才是真正的目的。做好這一工作，就要在思想觀念上創新，重點強化三種意識，一是要有強烈持久的學習意識、二是要有積極的信息轉化意識、三是要進一步強化檔案的效益意識。要想使醫院檔案工作更加有效地為醫院建設與發展服務，必須改變過去檔案工作中無所作為的思想，強化檔案的效益意識，及時把檔案內容通過加工整理變成更直接、更有效的信息，這是醫院檔案部門義不容辭的職責，也是社會主義新時代對檔案工作提出的新的要求。

（二）健全規章制度。在檔案管理過程中，為明晰相關責任，保障管理工作順利運行，還需要從實際出發建立規范的管理機制。醫院檔案部門應聯系衛生改革實際，制定適合本單位的一系列相應的檔案的接受、整理、統計、借閱、保密、鑒定和銷毀等規章制度：一是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。

（三）配強硬件設施。要按照檔案管理的要求，完善基礎設施建設，配備計算機、復印機、掃描儀、防磁柜、空調、刻錄機、滅火器、加濕機、溫濕度計等一系列硬件設備，裝密集架檔案柜，科學安排檔案柜架的排放和檔案存放布局，制作柜架檔號標簽，做到各類檔案排架整齊美觀、檔案存放規范合理、檔案查找醒目方便，簡化檔案繁瑣、呆板的操作步驟。要努力實現檔案裝備技術現代化，解決手工操作運轉速度慢、效率低的問題，積極運用網絡技術、數碼技術、影像技術等先進技術和手段，來提高檔案工作技術含量和水平，使檔案信息在現代化機器設備中迅捷、準確、方便地再現，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。

（四）拓寬服務領域。日常的檔案服務只局限在做好為本單位查閱利用本單位產生的檔案方面，而對本單位檔案如何主動為外單位、為社會服務，考慮得很少。這種現狀必然已經不適應現在日益發展的工作要求，醫院檔案部門要主動地開展深層次加工，拓寬服務內容，改變服務方式，變被動等待服務為積極主動上門服務，更好地為社會和群眾服務。要充分利用網絡、微信、微博等平臺，共享檔案信息資源，使服務范圍由“窄”變“寬”，服務層次由“淺”變“深”。

綜上所述，做好醫院檔案管理工作一定要研究新情況，適應新變化，尋求新發展。只有把握發展的脈搏，步入創新之路，才能找準醫院檔案管理工作的切入點，不斷加強服務能力，有效地促進醫院檔案事業可持續發展。