新時期企業辦公室文秘要發揮好參謀助手作用

殷俊

摘要：隨著社會經濟的不斷發展，企業辦公室文秘的工作職責人們的重視。傳統企業辦公室文秘得工作內容多是收發報紙、記錄留言之類的閑散工作，但社會競爭日益激烈，賦予了辦公室文秘更多的發展空間，強化了其參謀助手職責。本文對新時期企業辦公室文秘要發揮好參謀助手作用進行分析。

關鍵詞：辦公室文秘；參謀助手；發揮作用

企業辦公室文秘最主要的工作職責就是參謀助手，是企業可持續發展的重要保證，對內起到輔助其他部門處理相關事務的作用，對外起到良性溝通、維護企業與其他社會團體間關系的作用，這就要求辦公室文秘必須要有較全面的專業知識及溝通技巧。只有不斷對辦公室工作創新，才能給予領導更專業的參謀意見。

一、企業辦公室文秘需要具備的職業素養

在新時期的大背景下，企業辦公室文秘想要將參謀助手的作用發揮到淋漓盡致，就必須要具備以下四種能力：一是與時俱進。隨著市場經濟的蓬勃發展，國家接連出臺了相關法律法規，企業辦公室文秘必須要與時俱進，熟識最新的法律法規內容，保證領導提出的企業運營指導方針緊跟國家的步伐；二是多面手。新時期豐富了企業辦公室文秘的工作職責，不僅需要掌握心理學科、法學科、經濟學等相關知識，還需要熟悉企業生產運營模式、擁有的技術、企業經營理念、市場營銷規律等等；三是超強的辦事能力。由于社會大環境不斷改變，人的性格脾氣也隨之產生變化，企業現代化辦公室文秘必須要有“見什么人，說什么話”的溝通能力，這樣才能夠結識各行業更多的人，有效處理復雜的人際關系及突發情況，提高辦公室文秘的辦事效率；四是領導素養。想要保證企業辦公室文秘能夠與領導的思維同步，辦公室文秘就必須要有領導素養，與領導的思維模式協調進步，利用文字稿件、調查分析等相關活動，發揮其參謀助手作用，另外，辦公室文秘還需要具備貫徹領導的決策并執行的能力。

二、在新時期的大背景下發揮辦公室文秘參謀助手作用的辦法

（一）完善辦公室文秘的管理制度

隨著國家對企業管理制度的不斷完善，科學化、統一化、示范化已經成為企業的改革重心，也是企業高效管理必然的發展方向。所以，辦公室文秘的眼界要放寬，要以企業現階段運營實際情況為基礎，制定出符合企業發展的管理制度及體系，使企業辦公室的工作模式越來越標準化，保障辦公室文秘能夠發揮最大的參謀助手作用。一方面，辦公室文秘要先對現有的管理制度進行整理，開展辦公室會議對制度進行分析、研究、整理，重新制定出符合時代發展的管理制度。在這個過程中，為了增加數據的有效性，要根據企業現階段運營的數據、日常工作記錄、財務分析報告、總結報告進行詳細制定，為辦公室文秘的日常工作提供基礎，要強化辦公室文秘的工作責任制。辦公室文秘需要掌握制度概念及標準概念，對日常工作的各項程序嚴格執行，約束其日常工作，企業還需要增設獨立部門對辦公室文秘的日常工作進行檢查監督，若發現企業辦公室文秘沒有按照相關的規章制度進行工作，將對其進行懲罰，保障制定的規章制度能夠落實到實際工作中，將公文處理實行限時制度，對零散的日常業務進行整合，為各個部門的良性溝通建立起橋梁，繼而實現企業內部親密無間的合作模式。

（二）以企業為中心，完全發揮辦公室文秘參謀助手作用

首先，強化信息調查研究的全面性。信息是新時期的重要產物，其重要性眾所周知，因此，想要保證信息的高質量收集，就必須要做好信息調查研究的相關工作。企業在進行信息調查研究過程中，辦公室文秘必須要深入基層，不僅要調查受眾群體的需求及職工的困難，將收集到的所有信息準確匯報給企業領導，這樣企業領導在綜合考慮后制定的策略才能夠合理；還要將企業領導的理念及決策直接傳達給基層，減少職工的理解偏差，使自身參謀助手的作用最大化。

其次，把握好參謀與決策。新時期的作用下，企業辦公室文秘的工作職能正在發生這質的轉變，其中最重要的工作職能就是幫助企業領導運籌帷幄。辦公室文秘在工作過程中必須要以領導的思維模式看待問題，將領導的思想剖析透徹，然后再提出一些有分析意義、有價值的合理建議，看待事物及問題都要站在超前角度，這樣才可以做好領導的參謀助手。

（三）創新工作模式，提高辦公室文秘的工作能力

企業想要發展就必須要不斷改革，辦公室文秘作為企業的綜合部門要跟緊企業改革的腳步，摒棄辦公室文秘以往的工作模式，營造出一個團結、實際、清正、積極的工作環境，從而提高辦公室文秘的工作能力。一方面，辦公室文秘在工作中時刻要以大局為中心，占據正確的政治立場，用積極的工作態度去了解企業現階段各方面的狀況，例如本年度工作安排、階段性工作安排、生產計劃、銷售計劃等等，保證辦公室文秘看待問題的思維模式、行為能夠與企業的發展同步。企業可以鼓勵辦公室文秘進行自我增值，提高其專業知識及文字能力，能夠完成文字解析工作及綜合分析工作，熟練應用辦公自動化的相關設備，從而提高辦公室文秘解決突發事件的能力；另一方面，辦公室文秘的三觀很重要，只有三觀都符合社會和企業的發展，嚴于律己，照章辦事，才可以從根本上杜絕貪污事件的發生，另外，還需要注重辦公室文秘的精神文明建設。雖然辦公室文秘要時刻以領導的角度看待事物，但這并不代表辦公室文秘有直接越權或下達指令的責任，辦公室文秘一定要掌握好工作的度，認真對待所有工作，防止出現粗心大意、不專心、不負責的情況。

三、結語

綜上所述，想要提高企業辦公室文秘的工作能力，就必須先要在辦公室文秘的腦海中建立服務意識，不僅服務于企業領導，更是協調企業其他部門的潤滑劑，只有把控好企業現階段的發展方向，創新日常工作模式，提高其工作效率，才能夠有更多的時間發揮自身的參謀作用。

參考文獻

[1]馬延嬌.企業辦公室文秘如何發揮好參謀助手作用[J].中外企業家，2014（09）：100-103.

[2]馬運智.企業辦會室文秘要發揮好參謀助手作用[J].辦公室業務，2012（18）：27-28.