大數據時代檔案管理的關鍵問題研究

馬啟莉

摘要：大數據時代背景下，對檔案管理工作提出了更高的要求。關于大數據與檔案方面的研究成為社會熱點，人們越來越重視數據資源的價值性。但是在大數據趨勢下行政單位的檔案管理工作面臨著新的挑戰，基于此，文章將針對大數據時代背景下，檔案管理存在的關鍵問題及其具體優化策略展開探討。

關鍵詞：大數據時代；檔案管理；關鍵問題

行政單位想要實現檔案管理工作的順利轉型和升級，應與時俱進將大數據與檔案管理有機結合。實現大數據背景下檔案管理的電子化，這不僅能夠顯著提高工作的質量和效率，還能強化檔案數據的安全性。因此，應進一步加強對檔案管理與大數據的研究，積極探索優化策略，從而提供更加優質的檔案管理服務。

一、大數據時代檔案管理工作面臨的關鍵問題分析

基于大數據時代背景下，行政單位在開展檔案管理工作時，存在問題主要包括以下幾方面：其一，檔案信息泄露問題嚴重，大數據時代，網絡活動愈加頻繁。一旦檔案管理系統出現漏洞，或遭遇黑客攻擊，將會造成嚴重的經濟損失。如果因檔案管理工作失誤導致信息數據泄露將會對行政單位的發展造成嚴重的負面影響。其二，大數據時代下，檔案管理的環境和方式發生了巨大的轉變，對檔案管理人員提出更高要求。然而當前我單位極度缺乏檔案管理新型人才；其三，大數據時代下，對檔案管理工作流程提出了新的要求；最后，傳統的檔案保存形式已經無法滿足檔案管理工作需求。

二、大數據時代檔案管理工作的具體優化策略研究

（一）檔案管理——轉變陳舊檔案管理理念

長期以來，檔案管理模式固化，大多采用供給模式，一般會根據業務需要進行現階段檔案信息的處理，從而提供相應的服務。但是會導致需求與服務不對等情況的發生。基于大數據時代背景下的檔案管理，更側重于個性化，具有針對性，能夠提供更加優質精確的服務。因此，行政單位想要獲得長遠發展，應抓住發展機遇，轉變傳統檔案管理理念，不斷提高自身的檔案管理能力。重視信息數據的深入挖掘，加大資金上的投入，積極引進先進的技術手段。通過信息的共享，提高數據的可利用價值。針對檔案管理系統，進行不斷的優化升級，以此來提高其安全防護等級，實現對數據全方位的保護和充分利用。

（二）檔案管理——強化檔案數據安全性

基于大數據的檔案管理，同過去相比管理效率顯著提升、管理成本大幅降低、檔案存儲更加便捷。與此同時，信息技術的高度發達在某種程度上也增加了檔案數據管理難度，數據安全性得不到保證，極易發生檔案數據泄露的情況。因此，大數據時代下，想要實現檔案管理工作順利轉型，應揚長避短，規避風險因素，采取措施強化檔案數據的安全性。具體需要做到以下幾點：（1）現階段，檔案管理電子化建設不斷完善，無紙化辦公已成為未來發展趨勢，要求作為各類檔案信息的管理人員，應加強對電子數據的維護與管理，具備較強的安全防范意識。防止因電腦病毒的人侵，造成電子檔案數據庫的癱瘓或是信息的丟失。（2）基于大數據時代的檔案管理，政府應進行工作細則的調整和改進，健全和完善檔案管理制度。確保檔案管理操作更加規范，從整體上實現對檔案數據安全性的防護。（3）加大法律保護力度。針對當前日益猖撅的非法竊取檔案信息行為，加大法律保護和懲治力度。在有關刑法規制內容中融入破壞檔案信息安全行為，采取強有力的法律手段來保護檔案信息安全。

（三）檔案管理——優化新型人才結構

行政單位想要提升發展潛力與競爭力，必須重視對人才的引進與培養。為了提高大數據時代下的檔案管理工作水平，應積極引進新型技術人才。實現檔案管理理念與工作模式的創新。同時，針對現有檔案人才定期開展培訓教育活動，或是邀請國外擁有豐富經驗的檔案管理人才進行專題講座，豐富我單位檔案管理人才視野，吸收先進管理經驗，學習應對各類檔案管理問題的處理能力。不斷完善知識體系，強化業務水平，學習全新的檔案管理技術。此外，還應對人才結構進行優化。現低段，行政單位檔案管理人員逐漸呈現老齡化趨向，主要是因為檔案管理工作內容在年輕人看來枯燥乏味，缺乏挑戰性。而長期以來對檔案管理工作都不夠重視，使得很多年輕人都不愿意從事檔案管理工作。大數據時代下，檔案管理工作的模式發生了巨大的轉變，對于人才需求缺口較大。基于此種現狀，應加大宣傳力度，轉變年輕人思想觀念，使其能夠更為主動的從事檔案管理工作。只有這樣，才能為檔案管理人才隊伍注人新鮮活力，實現大數據時代下人才結構的進一步完善。

（四）檔案管理——創建完善的工作平臺

現階段，在開展檔案管理工作中，存在技術水平落后、信息不健全、系統漏洞等問題。基于大數據時代下，應積極轉變檔案管理模式，實現檔案管理工作的信息化建設。因此，需要創建完善的檔案管理工作平臺。在實際工作中應做到以下幾點：（1）在收集檔案信息過程中，必須確保原始數據的完整性和精確性，要求工作人員端正工作態度，對信息資料進行全面細致的核查工作。只有在信息數據確認無誤的前提下，才能將其輸入到基礎數據庫中，這樣一來，一份完整的電子檔案就保存成功了。（2）檔案信息的細化處理。為了實現更加便捷的檢索和查閱，應將檔案信息進行細化。以人力資源部門的人事檔案管理為例，以員工為單位，創建個人信息數據庫，收錄其姓名、性別、年齡、民族、工號等信息，并進行科學的分類、編碼和命名，方便后期資料的檢索和獲取。

三、結語

綜上所述，大數據能夠為檔案管理工作注人全新的活力，只有實現兩者的融合，檔案管理工作才能適應時代發展需要。因此，應轉變固有觀念，以大數據作為基石，創建全新的檔案管理工作平臺，重視對新型檔案管理人才的引進和培養。強化檔案數據的安全性，避免信息泄露情況的發生。

參考文獻

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