創建山東省檔案科學化管理示范單位過程中的幾點思考

趙寶山

摘要：實現檔案工作科學化管理是提升單位規范化管理水平的必然要求，也是檔案工作發展的必然趨勢。《山東省檔案工作科學化管理規范》和《山東省檔案工作科學化管理規范測評辦法》的出臺為各單位在新形勢下規范檔案工作、強化檔案管理指明了方向、明確了創建條件。筆者所在單位淄博市太河水庫管理局申報了2018年山東省科學化管理示范單位側評，在創建過程中產生了諸多迷茫，遇到了很多苦難，希望通過下文分析困難產生的原因，探索問題解決辦法，以此為基層差額事業單位創建工作提供借鑒。

關鍵詞：檔案工作；科學化管理

一、基層企事業單位在創建工作中遇到的共性問題

檔案工作是一個單位各項工作協調發展、創新進步的重要保障，對干行政機關單位來說，有充足的財政保障和人力支撐，在創建示范單位方面有著先天優勢。然而對于像淄博市太河水庫管理局這樣的差額事業單位來說，在創建過程中面臨的困難是不可預估的，筆者認為這些困難也是大部分基層企事業單位在檔案工作科學化管理示范單位測評面前望而卻步的。

（一）資金投入不足。巧婦也難為無米之炊，大部分差額事業單位運行期管理經費面臨較大差口，職工工資尚且很難保證足額發放，在檔案管理上投入的資金嚴重不足，在檔案管理設備等軟、硬件設施上方面多年沒有投入資金，導致檔案作用弱化、檔案管理邊緣化。

（二）重視程度不夠。基層企事業單位往往從事一線生產科研和基層建設工作，所生成的檔案對于信息查詢、工程檢修、科學管理、創建測評、文化建設等工作具有不可替代的憑證和參考作用。但部分單位明顯對檔案管理缺乏科學認知，認為檔案就是收集資料而已，導致檔案工作停滯不前，甚至明顯退步。

（三）專職人員欠缺。專業且專職的檔案管理人員是檔案管理工作不可或缺的重要一環，僅憑一個業務過硬、素質優秀的檔案管理員往往會將一個單位的檔案管理工作提升一個檔次，但在企事業單位不要說專業的檔案管理員，專職檔案管理員都沒有設置，這樣直接影響了檔案工作的連貫性和專業性。

（四）單位特色缺乏。檔案工作追求嚴謹、標準、規范，但他同樣能體現一個單位的文化特色和工作特點，對于成立時間較早的單位，檔案能直接體現其歷史沿革和文化底蘊。但目前，大部門基層單位盲目學習上級主管部門的檔案工作，拋棄了自己的特點，千篇一律，差異性小，不能顯示自己的時空特點和單位文化。

二、基層企事業單位在創建工作中存在的個性問題（以淄博市太河水庫管理局為例）

除以上間題外，通過對水利系統其他基層事業單位的調研，筆者認為還存在很多的個性問題，以淄博市太河水庫管理局為例，在創建工作中需要著重解決以下問題。

（一）檔案分散管理、多科室存儲、檔案室設在頂樓等不符合測評細則要求的問題。該局綜合檔案室建于2008年，擁有檔案庫房88平方米，現以保存文書檔案為主，共1634卷/件（1964年起2017年），包括會計檔案（20112013三個年度）：80件；實物：63件（獎杯、獎牌等）；工程檔案（1998年大壩除險加固混凝土防滲墻工程、2008年太河水庫除險加固剩余工程兩個項目）：809件。其余會計檔案存放于財務資產科，工程檔案存放于建設科，供水檔案存放于供水管理科。

（二）檔案存儲設施、設備嚴重不足，現有設備老舊過時的問題。綜合檔案室現在僅配置了鐵皮文件柜、加濕器、碎紙機、空調、消磁柜、溫度計、濕度計，組織人事科、財務資產科、建設科、水政科、供水管理科等科室的檔案存儲設施及設備相對單一，只配備了檔案櫥、柜。以上檔案管理設備已經老舊，并且達不到檔案室“九防，（防火、防盜、防潮、放光、防鼠、防蟲、防塵、防污染、防高溫）要求，檔案櫥、柜也應按要求更換為密集架。

（三）檔案管理信息化程度不高的問題。缺乏正規、專業的檔案管理軟件，1964年至2007年紙質檔案未掃描成電子檔案，與測評細則中要求配備基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備等檔案信息化基礎設施設備和建立各種門類電子檔案的目錄數據庫、全文數據庫等要求還有很大差距。

三、在創建中針對問題采取的主要對策

在得知要創建科學化管理示范單位的通知時，筆者及其他檔案工作人員心情是很沉重的，困難重重，問題多多，但在分管領導的強力推動和各科室的幫助下，多措并舉，多點發力，創建工作由繁人簡，逐步步入正軌。

（一）專家解惑。怎樣創、如何建？標準是什么？這些問題成了創建過程中首先要解決，也是必須要解決的問題。筆者單位主動與市檔案局進行了聯系，由他們協調我們參觀了近幾年創建成功的優秀單位檔案室，并邀請檔案專家實地查看了單位檔案工作情況，解疑答惑，為創建工作提出了具體指導意見。通過這我們才算做到了心中有數，創建工作拉開序幕。

（二）領導推進。領導支持是做好檔案工作的基本保障，在得知參加示范單位測評后，筆者與同事一起對檔案室進行了徹底的清查，將結果匯總并形成報告遞交給了領導班子，讓他們知道“家底”、看到差距，最終通過班子會議決定自行籌集60萬投入檔案室升級改造，創建工作才算正式開展。

（三）軟硬兼修。創建成功與否最終要落實到軟硬件上，我們確定了“高標定位、夯實基礎、精細提升、軟硬兼修”的原則，力爭高標準起步、高水平推進、高效率落實、高質量達標。制定時間節點、分配工作任務，有序開展了庫房重建、檔案遷移、設備升級、數字化建設、人員培訓等一系列創建工作，并以此為契機推進了檔案工作科學管理與創建國家級水利工程管理單位和國家級文明單位相融合，基本建成與水庫發展相協調，以服務組織管理、文化建設，保障工程建設、單位運行為基礎的檔案資源利用和安全保障體系，為順利通過2018年度檔案工作科學化管理示范單位測評做好了充分準備。

在創建過程中，筆者深刻感受到了繼承企事業單位在檔案管理工作上存在的困難和面臨的困境，協調上的困難、專業上的疑惑都會導致創建工作步履惟艱，只有迎難而上、靈活應對、嚴格標準、高標起步，突出規范化歸檔整理，做好數字化建設和安全保障，方能使檔案工作水平有效提升，盡快達到創建標準。