企業檔案制度體系建設的思考

程昕燁 王運玲 梁春華

摘 要：企業檔案制度體系是企業檔案工作體系建設的重要組成部分之一。筆者總結了檔案制度體系構建的研究現狀，為解決現階段檔案制度建設存在的問題，結合中國航發沈陽發動機研究所（以下簡稱六〇六所）開展的“基于系統工程的研發體系”建設工作，選擇運用系統工程中CBB（共用構建模塊）的思想，提出了企業檔案制度體系建設的思路、方案，細化了構建步驟，可作為研發型企業檔案制度體系建設的參考。

關鍵詞：企業檔案;檔案制度;體系建設;系統工程

檔案制度體系是企業檔案工作科學、規范、高效的有利保障。一套科學的制度體系，可以促進檔案工作和檔案人員的行為規范化、系統化、程序化，從而使檔案工作乃至整個企業協調、有序、高效運行。因此，構建一套檔案制度體系意義重大。目前，在理論方面，學界對于檔案制度體系構建并沒有形成較為統一的觀點。部分學者是從檔案工作標準體系的角度，依據性質將檔案標準進行了分類，但并沒有建立層級;部分學者提出檔案制度體系層級，將檔案制度體系分為三層，但內容差異較大，界限不清晰。同時，上級檔案行政機關尚未發布適合新時期企業檔案制度建設工作的通用性指南。此外，在實踐方面，軍工企業的檔案制度體系仍然存在層級劃分不統一、分類法不一致等問題，而各下屬企業的檔案制度體系也仍然普遍存在覆蓋不夠全面、協調性差、更新不及時等問題。因此，如何根據已有理論基礎，結合企業檔案工作實際，制定出適合企業檔案工作實際的檔案制度體系則需要進一步探討。

一、研究思路與構建思想

1.研究思路

為了解決上述存在的問題，本文將根據已有研究成果以及檔案工作實際需要，運用系統工程中CBB的思想，建立了檔案制度體系層面。明確各層面所包含的具體內容，從而建立一個以保障檔案完整、準確、系統、安全為目標，以業務、保密、安全為統領，以門類、載體檔案為主體，以業務流程為核心的企業檔案制度體系。

2.構建思想

為了構建上述企業檔案制度體系，筆者認為主要需要解決體系中內容承接關系和銜接的問題。筆者在檔案制度體系建設實踐中，選擇運用系統工程IPD（集成產品研發）中的CBB思想。采用CBB是為了滿足系統工程中重用性需求，重用性是系統工程中IPD（集成產品研發）的核心需求之一。合理用CBB可以減少重復勞動，有效提高產品的開發效率。在體系建設過程中實現CBB重用，可以避免體系中制度間承接性問題，避免重復編制體系文件條款，縮短體系建設周期，提高工作效率，有效解決檔案制度體系建設中存在的協調性和規范性問題。

二、體系的構建

1.構建原則

（1）遵從性：企業檔案工作制度體系中各項制度在原則上、重要內容方面要與國家法規和上級頒布的規定、標準保持一致。

（2）實用為本：檔案工作是為企業發展服務的，因此檔案制度體系的建設應從滿足企業發展的需要出發，同時需要滿足檔案工作發展的客觀規律及要求。

（3）系統協調：檔案工作制度體系應做到門類齊全、各個層面制度有機聯系、前后呼應、形成體系;同一層面中，縱向不同環節的文件之間相互銜接，不抵觸，保持連續性;橫向同一環節的文件之間協調配套，不矛盾、重復、留白。

（4）規范統一：同一類型的文件條款設置、結構內容應統一;文字表述要規范，表達準確，符合邏輯。

（5）可持續發展：制度體系不是一成不變的，應結合檔案政策法規、標準規范修訂情況和企業自身發展戰略需要，不斷調整體系框架并完善體系內容。

2.構建思路

（1）建立以檔案管理制度為指導、檔案業務標準為核心、檔案技術標準為支撐的三層檔案制度體系

六〇六所檔案制度體系建設工作充分借鑒了已有的理論研究成果，借鑒了安小米等學者的思想，將檔案制度體系內容分為三個層面，包括：管理層面、業務層面、技術層面。同時，檔案部門進一步結合企業檔案工作實際，重新歸納和劃分了每個層面的內容、使用范圍等。在管理層面，主要內容是可以廣泛應用的指導和保障檔案業務開展的頂層指導性制度;在業務層面，主要內容是檔案工作業務的各個環節標準規范，目的是檔案工作各個環節規范統一并有效銜接;在技術層面，主要內容是是支持性的標準規范，是業務實現的技術基礎。

（2）利用CBB構建檔案制度體系

六〇六所檔案部門結合 “基于系統工程的研發體系”的建設實踐，運用了CBB思想，構建具體思路是：

①確定工作制度和各門類檔案業務標準的通用體例（CBB）;

②根據通用體例編制企業檔案工作綜合制度（CBB0），提出企業檔案工作的總體要求，主要內容包括職責、工作流程、工作內容，同時也規定了業務標準總體框架和內容范圍;

③編制檔案業務標準承接CBB0中規定的內容（框架），細化職責、工作流程、工作內容，編制可在多門類檔案中共用的收集（CBB1）、鑒定（CBB2）、整理（CBB3）、保管（CBB4）、開發利用（CBB5）等的通用基礎內容，也可合并為通用門類檔案業務標準;這樣從宏觀到微觀、從總體到具體可以有效保證業務標準承接綜合制度;

④在編制各門類檔案業務標準時，檔案部門先將通用基礎內容（共性內容CBB1～CBB5）納入業務標準，再將各門類檔案各環節中特殊的流程或要求（個性內容A1～A5）納入業務標準，從而既延用了通用內容又囊括了特殊內容;

⑤編制通用的電子檔案業務標準（CBB1E～CBB7E）并納入業務標準;再將各個門類檔案各個環節中的特殊要求（A1E～A7E）納入業務標準;

⑥融入作業指導書、模板、案例等內容，構成比較完整的檔案業務標準體系。

3.框架示例及解釋

（1）企業檔案制度體系框架

（2）框架解釋

第一層為管理制度層面，主要涉及頂層指導性制度，作用是提出檔案工作原則要求，統領體系框架;第二層為業務標準層面，這個層級橫向為檔案門類、縱向為工作環節，主要作用是業務工作規范化、流程化;第三層為檔案技術標準層面，這個層面的內容作為上述兩個層面的基礎，主要作用是支撐現有業務工作順利開展。

三、體系實踐與措施

為了構建上述體系，六〇六所檔案部門積極開展實踐，目前主要的措施包括四個方面：

1.遵從性方面

在制度體系建設過程中，充分借鑒行政法規、國務院文件、部門規章、國家標準中的重要內容，結合所屬集團企業標準的發布與更新情況，定期修訂檔案制度體系文件中核心門類的相應內容。

2.適用性方面

（1）檔案部門依據集團發展戰略和檔案工作規劃，明確檔案制度體系建設的重點和優先級。

（2）檔案部門將執行部門需求吸收到檔案制度制訂和修訂工作中，征求多方意見，使得體系更具普遍適用性。

3.協調性方面

（1）檔案部門應首先確定各個層面制度文件的“定位”，“定位”的內容主要包括文件的作用、解決的問題，避免“定位”出現“空白區”;

（2）檔案部門其次根據制度文件的“定位”確定不同層面的內容范圍、同一層面不同環節內容的界限和深度，明確文件結構及不同層面之間文件間的承接關系，避免出現“空白區”或“重疊區”。

（3）檔案部門將同一層面不同環節的內容劃定各門類檔案的通用界限，使得各個環節內容有效銜接;

（4）檔案部門制定同一環節的通用文件體例，編制通用基礎內容，所有主要檔案門類均須引用，避免制度文件內容上出現“空白區”;重點關注不同門類檔案的特殊要求，避免出現矛盾。

4.規范性方面

（1）檔案部門重點搭建涉及企業核心競爭力的門類檔案制度體系;覆蓋科研檔案、基建設備檔案、文書檔案等核心門類檔案;

（2）檔案部門編制基于通用內容的檔案制度體系文件體例;明確文件結構，編制內容和附件編寫案例，覆蓋檔案收集、鑒定、整理、保管、開發利用各個環節;編制通用定義或內容描述，保證同一內容的描述準確性和規范性。

5.拓展性方面

檔案部門實時跟進國家檔案局令、行業標準的發布情況，定期重點補充、更新現有檔案制度體系文件中涉及政策調整、新增門類、電子檔案等內容;其中對上級標準沒有明確規定的情況，檔案部門也通過結合六〇六所科研、經營、生產業務流程，形成適用于六〇六所的檔案制度體系文件。

四、結論

企業檔案制度體系建設是一個動態發展的過程，鑒于筆者收集的資料和能力有限，文章僅依據六〇六所在檔案制度體系建設中的一些思考和實踐，提出了適合研發型企業檔案制度體系建設方案和部分實踐，利用CBB思想保證了檔案業務標準與檔案綜合制度的承接性以及檔案業務標準之間的協調性，同時，對體系中具體內容的構建還不夠完善，尤其是管理層面和技術層面的內容還有待進一步深入探討和實踐。

參考文獻：

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（作者單位：中國航發沈陽發動機研究所）