事業單位檔案規范化管理策略探討

洪彬

【摘要】事業單位應當積極推進自身的檔案規范化管理，以提高檔案管理的規范化水平及質量，更好地發揮出檔案管理的作用、價值。本文基于作者自身的實際工作經驗與學習認識，首先簡單分析了事業單位檔案規范化管理的必要性，然后就事業單位檔案的規范化管理策略，提出探討性意見，以期能為相關工作的實踐提供參考。

【關鍵詞】事業單位;檔案管理;規范化;策略

在如今的事業單位檔案管理工作當中，必須要將“規范化”作為一個關鍵的課題，積極加強相關的研究、探討與實踐，通過檔案管理的規范化建設，取得更好的檔案管理工作成效與質量，使事業單位檔案管理的作用、價值得到更好發揮，促進未來的社會治理，推動社會進一步建設、發展。

一、事業單位檔案規范化管理的必要性

事業單位主要是指在文化、科技、教育以及醫療衛生領域，為群眾提供服務的組織，其在社會的建設、發展與治理中，占據著不可或缺的地位。事業單位的檔案管理，則主要是指事業單位圍繞自身的職能履行情況、行政管理情況、人事管理情況等，進行信息收集、整理、編撰、保管與挖掘、利用。在事業單位的所有工作任務體系當中，檔案管理是非常重要的一項內容，其雖然沒有直接參與服務群眾、社會治理的職能履行，但是卻詳細記錄了事業單位的職能履行情況、群眾服務情況、社會建設情況，能夠為未來社會治理的不斷改進、完善提供依據。

從當前的現實情況來看，由于業務的復雜度增加、工作量的增多，事業單位檔案管理的工作量也隨之增多，各種需要處理的資料、信息數據量巨大，而且非常瑣碎，這就可能在實際的檔案管理工作中導致各種問題出現，如檔案信息內容不全、缺失、錯位，或描述不清、索引混亂以及遺失、泄露等等，降低了檔案管理工作的效率與質量，使得事業單位檔案管理的作用、價值大打折扣。為了突破這樣的檔案工作困境，事業單位必須要推行檔案管理的規范化建設，即以更加規范、有序和嚴格的方式，來開展檔案管理工作，以此消除檔案管理工作中可能出現的各種問題，提高檔案管理工作的效率與質量，從而更好地發揮出事業單位檔案管理工作的作用與價值，促進未來的社會治理，推動社會的進一步建設、發展。

二、當前事業單位檔案管理規范化建設面臨的難題

（一）檔案管理方面的制度還不完善。檔案管理工作的程序、內容復雜而繁瑣，尤其是在檔案信息、資料數據量不斷增多的情況下，檔案管理的各個環節，都可能會面臨混亂的局面，影響檔案管理的效率與質量。而要想規避各種混亂與問題，我們就必須要以嚴格的制度來做約束和指導。不過就目前事業單位檔案管理的工作實際來看，其在檔案管理制度方面的建設還并不完善，難以對檔案管理的實踐提供詳細的約束和指導，這就難以規避隨意、混亂的不良局面出現。

（二）檔案管理信息化方面的標準化程度較低。為了降低檔案管理工作的壓力，目前事業單位檔案管理工作已經開始逐步轉向了信息化技術平臺，不可否認的是，信息化的檔案管理工作方式，確實提高了以往傳統人工方式的效率。不過其存在的一個突出問題是，很多事業單位在檔案管理信息化方面的標準化程度較低，不論是硬件還是軟件方面的統一性、規范性，都滿足不了規范化的檔案管理工作需求，可能對檔案信息的開發、共享和利用，造成阻礙，影響檔案的作用、價值發揮。

（三）檔案管理工作人員的素質、能力有待提升。檔案管理的規范化建設，對于工作人員的素質、能力具有很高的要求，但是從實際的事業單位檔案管理工作情況來看，很多工作人員的素質、能力還較低，不論是個人的職業道德意識，還是其業務技能，都有著不小的提升空間，否則極不利于檔案管理的規范化建設、推進。

（四）以往檔案管理工作當中的遺留問題較多。在之前的事業單位檔案管理當中，已經出現了不少的遺留問題，阻礙了檔案管理規范化建設、推進，例如以往的很多檔案信息可能存在著編撰粗糙的情況，信息收集與記錄不完整，可用價值低，或是信息混亂無章，同樣難以認讀、利用。

三、事業單位檔案的規范化管理策略

（一）完善檔案管理工作制度。事業單位檔案的規范化管理，首先要以完善的檔案管理制度為依據，這既是基礎也是必要條件。在實際的工作當中，事業單位需要建立完善的《檔案管理制度》《檔案借閱制度》《檔案庫房管理制度》和《檔案安全保密制度》等，將檔案歸檔范圍、整理分類及保管期限等明確下來，讓工作程序不斷規范，這樣檔案的收集、管理、利用等才更加規范。檔案管理制度要和單位其他各方面的工作管理制度銜接好，保證形成一個總體管理制度體系，同時還要在員工崗位責任制中納入檔案管理制度，這樣才能讓相關人員提起重視，保質保量完成檔案管理工作任務，并注意規范自己的工作行為，嚴格執行各項檔案管理制度，這樣事業單位檔案管理才能更加規范。

（二）提高檔案管理信息化的標準化程度。檔案管理信息化，是一個必然和已經形成的趨勢，就當前的事業單位來說，必須嚴格執行國家相關技術標準，滿足數字檔案資源數據和格式規范統一、數據共享安全等要求。國家檔案局出臺的《電子文件元數據方案》《電子文件長期保存格式需求》和《基于XML的電子文件封裝格式》三個檔案行業標準，為信息化建設打下初步基礎。辦公自動化（OA）系統以及檔案管理系統應該在前期開發時就應該以這些標準為依據，從數據的最前端規范，讓檔案專業人員參與OA系統開發，按檔案管理要求和特點提出系統需求，真正實現辦公自動化系統與檔案管理軟件的無縫對接，實現文檔一體化。并且，這樣才更有利于各個單位之間的檔案共享、開發和利用，可使檔案的作用、價值得到更好的發揮。

（三）加強對檔案管理工作人員的教育、培訓。為了保證檔案管理規范化建設的高效推進，我們還必須要對檔案管理工作人員做好相關的教育、培訓工作，一方面要提高他們的職業道德意識，使其認識到自身工作的重要性，增強他們的責任意識，使其能夠嚴格約束自身工作思想、行為，確保自身工作的規范性。同時還要對他們加強專業技能方面的培訓，使其能夠全面、深入地掌握檔案管理以及信息化方面的知識、能力，增強他們對自身工作的勝任力，使其真正具備足夠的素質、能力，提升檔案管理工作的規范化水平。

（四）逐步解決以往工作當中的遺留問題。在推進當下檔案管理規范化建設的同時，事業單位還必須要關注過往檔案管理工作當中的種種遺留問題，例如可以在傳統紙質檔案向信息化檔案的轉化過程當中，同步審核、校正檔案內容，補全和規范檔案信息內容，提高檔案信息的可認讀性，使檔案得到更好的應用。

四、結語

在如今的事業單位檔案管理工作當中，我們必須要積極推行規范化建設，提升檔案管理的規范化水平，提高檔案管理工作的效率和質量，從而使檔案管理工作的作用與價值得到更好的發揮，促進未來的社會治理，推動社會的進一步建設、發展。

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