異地辦學(xué)獨(dú)立學(xué)院系部教務(wù)秘書職業(yè)素養(yǎng)之我見

楊慧芳　朱莉　張吉

摘要：教務(wù)秘書作為獨(dú)立學(xué)院教學(xué)運(yùn)行中的基本力量，服務(wù)于教學(xué)。文章從教務(wù)秘書與教務(wù)管理科、院系領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生四個(gè)方面的溝通與協(xié)調(diào)起著承上啟下的作用，是獨(dú)立學(xué)院教學(xué)管理有序進(jìn)行和保證教學(xué)質(zhì)量的保證。文中針對(duì)目前懷德學(xué)院異地辦學(xué)模式和二級(jí)化管理，如何提高教務(wù)秘書的溝通協(xié)調(diào)能力和專業(yè)素質(zhì)、高效率的利用時(shí)間，增強(qiáng)其服務(wù)意識(shí)，為獨(dú)立學(xué)院教務(wù)管理水平的提高提供一定的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：獨(dú)立學(xué)院；教務(wù)管理；教務(wù)秘書

中圖分類號(hào)：G42 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2018）32-0012-02

教務(wù)秘書作為高校教學(xué)管理隊(duì)伍的基層力量，有著雙重的身份，一是服務(wù)于教學(xué)，二是信息的及時(shí)反饋。在獨(dú)立學(xué)院，系部教務(wù)秘書是教務(wù)管理科與系部的紐帶，同時(shí)也是學(xué)院教務(wù)部門的和系主任的助手[1]，是整個(gè)教學(xué)秩序順利進(jìn)行的不可或缺的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。教務(wù)秘書的整體素質(zhì)及管理能力也會(huì)給教學(xué)管理的運(yùn)行產(chǎn)生一定的影響，因此做好教務(wù)秘書這項(xiàng)工作也是保障獨(dú)立學(xué)院教學(xué)質(zhì)量的前提。

一、目前獨(dú)立學(xué)院教務(wù)秘書職責(zé)的認(rèn)知誤區(qū)

1.角色認(rèn)知誤區(qū)。每個(gè)教務(wù)秘書看待自身工作存在差異，有的認(rèn)為教務(wù)秘書是一種行政管理崗位，應(yīng)該是給老師、輔導(dǎo)員、學(xué)生發(fā)號(hào)施令的；有的卻覺得這工作就是一個(gè)平凡打雜的小職務(wù)，每天處理一些瑣碎的事情，服務(wù)于老師和學(xué)生的。在這個(gè)問題上，應(yīng)該雙面性看待，教學(xué)管理既是服務(wù)于教學(xué)，對(duì)教學(xué)進(jìn)行指導(dǎo)，同時(shí)又要組織、檢查教學(xué)工作，對(duì)其進(jìn)行評(píng)估[2]。由于角色認(rèn)知的偏差，會(huì)導(dǎo)致教務(wù)秘書工作得不到充分認(rèn)可，與其相關(guān)的職業(yè)發(fā)展也會(huì)被忽略。

2.職責(zé)范圍含糊。與普通高校相比，懷德學(xué)院在近年的異地辦學(xué)模式下，實(shí)行二級(jí)學(xué)院管理，由于學(xué)院存在“人員短缺事情多”的特點(diǎn)。每個(gè)系部嚴(yán)格按照學(xué)生的人數(shù)配比安排一到兩名教務(wù)秘書，不僅管理日常的教學(xué)，同時(shí)也肩負(fù)行政秘書一職，還要協(xié)調(diào)系部的行政管理。在異地辦學(xué)這種模式下，如何有效地協(xié)調(diào)本系部教學(xué)系統(tǒng)和三個(gè)校區(qū)的有效對(duì)接，也是今后獨(dú)立學(xué)院對(duì)教務(wù)秘書這種雙重職能角色如何進(jìn)行明確定位。

3.工作背景不吻合。由于獨(dú)立學(xué)院的人員相對(duì)緊缺，一般被聘用的教務(wù)秘書都會(huì)直接上崗，而且這些教務(wù)秘書很少有相關(guān)工作背景，他們?cè)谶M(jìn)入工作狀態(tài)后摸索最適合自己的工作方法，缺乏相應(yīng)的理論知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)。在懷德學(xué)院，有些教務(wù)秘書是身兼數(shù)職，既要承擔(dān)教學(xué)任務(wù)又要做好教務(wù)秘書自身工作，所以會(huì)欠缺對(duì)自身工作的科學(xué)性和規(guī)范性的認(rèn)知。針對(duì)這一點(diǎn)，可以在入崗之前進(jìn)行崗前培訓(xùn)，以適應(yīng)新形勢(shì)下的獨(dú)立學(xué)院的發(fā)展需要。

4.未來職業(yè)發(fā)展無規(guī)劃。懷德學(xué)院異地辦學(xué)模式，學(xué)生涉及到兩個(gè)城市有三個(gè)校區(qū)，這就決定了教務(wù)秘書辦公也要異地進(jìn)行，如何有效利用時(shí)間來處理這些瑣碎、繁雜的輔助性工作，這些事情一旦出事情，后果會(huì)很嚴(yán)重。為了保障日常的教學(xué)工作有序進(jìn)行，避免出現(xiàn)教學(xué)事故，無暇去注重自身管理水平的提升。再加上獨(dú)立學(xué)院對(duì)教務(wù)秘書這種雙重身份的工作定位不明確，諸多的方面因素會(huì)導(dǎo)致其職業(yè)前景不明朗。

二、獨(dú)立學(xué)院教務(wù)秘書應(yīng)該具備的職業(yè)素養(yǎng)

獨(dú)立學(xué)院的機(jī)制決定了其靈活性和自負(fù)盈虧的特點(diǎn)[3]，所以作為獨(dú)立學(xué)院的教務(wù)秘書不僅要具有所有高校教務(wù)秘書要具備的專業(yè)素質(zhì)和能力外，還應(yīng)該具備適應(yīng)獨(dú)立學(xué)院需要的專業(yè)素養(yǎng)和能力。

1.熱情認(rèn)真的工作態(tài)度。教務(wù)工作比較煩瑣，只有持著熱愛本工作的態(tài)度，才能積極投身于工作中，更好地發(fā)揮自己的能力。這些繁雜瑣碎的工作，如果不細(xì)心就會(huì)影響到教學(xué)工作，這也要求教務(wù)秘書一定要認(rèn)真仔細(xì)，處理工作一定要慎重仔細(xì)。

2.合理的安排整個(gè)工作流程。教務(wù)秘書的工作最突出的特點(diǎn)是具有時(shí)效性，所以熟悉每個(gè)時(shí)間段應(yīng)該做的工作內(nèi)容，而且要知道他們不懂的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。在整個(gè)工作流程順利進(jìn)行的同時(shí)也難免會(huì)遇到一些突發(fā)狀況，教務(wù)秘書也應(yīng)該學(xué)會(huì)應(yīng)對(duì)這些臨時(shí)狀況。

3.注重有效協(xié)調(diào)溝通能力的培養(yǎng)。教務(wù)秘書平時(shí)涉及到的部門和人員較多，由于獨(dú)立學(xué)院的師資結(jié)構(gòu)，有很多的“外聘”老師，所以既要和本部老師溝通也要和“外聘”老師聯(lián)系，針對(duì)后者更要教務(wù)秘書采取合理有效的溝通協(xié)調(diào)方法，以便任務(wù)及時(shí)保質(zhì)保量的完成。同時(shí)在傳達(dá)文件和任務(wù)時(shí)，一定要注意自己的語言表達(dá)方式。針對(duì)和學(xué)生以及其他部門的聯(lián)系，一定要在工作中做好協(xié)調(diào)和平衡，區(qū)別對(duì)待和處理事情的輕重緩急。

4.檔案的分類管理。隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，教學(xué)資料的歸檔不僅僅是紙質(zhì)材料，還要對(duì)一些電子文件分類整理，以便教學(xué)評(píng)估的需要。這一特點(diǎn)的產(chǎn)生也相應(yīng)要求教務(wù)秘書必須具備熟練的使用辦公軟件和教務(wù)軟件的能力[1]。

5.尋求協(xié)作互助。獨(dú)立學(xué)院學(xué)生的特點(diǎn)，基礎(chǔ)差，個(gè)性強(qiáng)，學(xué)習(xí)自主性，在教務(wù)管理中更容易出現(xiàn)問題。針對(duì)這一情況，可以尋求輔導(dǎo)員的協(xié)助和配合，這樣就可以把教務(wù)管理做的更為細(xì)致，盡量避免學(xué)生在教學(xué)管理中出現(xiàn)問題。另一方面，可以與其平行系部的教務(wù)秘書溝通請(qǐng)教，針對(duì)一些交叉學(xué)科的管理，盡量協(xié)商尋求平衡。通過有效的溝通也可以提高工作效率。

6.有效的利用時(shí)間和“參謀劃策”。常州大學(xué)懷德學(xué)院的三個(gè)校區(qū)辦學(xué)模式下，教務(wù)秘書又身兼其他職位，還有要承擔(dān)教學(xué)任務(wù)或者實(shí)驗(yàn)任務(wù)，這就要求懷德學(xué)院的教務(wù)秘書要學(xué)會(huì)有效地利用有限的時(shí)間來協(xié)調(diào)完成這些工作，這也是我們值得思考的一個(gè)問題。同時(shí)在工作中不能有“做一天和尚撞一天鐘”的想法，要學(xué)會(huì)思考和改進(jìn)教學(xué)管理，隨著獨(dú)立學(xué)院二級(jí)管理制度的實(shí)施，教務(wù)秘書通過自身的信息量的掌握，可以在熟悉的工作領(lǐng)域?yàn)橄挡款I(lǐng)導(dǎo)提供一些有借鑒價(jià)值的建議和對(duì)策，以便教學(xué)工作更好的發(fā)展。

7.“潤(rùn)滑劑”作用。教務(wù)秘書客觀上就是執(zhí)行一些決策性規(guī)定，這些實(shí)際就是給老師安排一些教學(xué)任務(wù)，肯定會(huì)有一些老師的利益或多或少受影響，所以在平衡這些類似情況的時(shí)候，一定不能急躁。

8.規(guī)范用語、信息處理和寫作能力。教務(wù)秘書本身就是為師生提供服務(wù)的，由于事多繁雜，難免會(huì)有情緒波動(dòng)，所以教務(wù)秘書在遇到刁難的問題面前，一定要控制情緒，在工作中逐漸養(yǎng)成一套規(guī)范化的用語，不至于面對(duì)棘手問題處理不當(dāng)影響工作。教務(wù)秘書對(duì)于上級(jí)下達(dá)的文件，一定要認(rèn)真解讀，然后進(jìn)行簡(jiǎn)化把重點(diǎn)列出來，方便師生更能把握住重點(diǎn)。

三、總結(jié)

教務(wù)秘書處于教學(xué)管理的基層，事情多任務(wù)重，這就要求教務(wù)秘書必須做到“手勤、腿勤、嘴勤、腦勤”，同時(shí)教務(wù)秘書在教學(xué)管理活動(dòng)中的角色是不可或缺的，更是教、學(xué)、管三維關(guān)系的紐帶[4]，要樹立服務(wù)于教學(xué)的意識(shí)，使獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)管理更規(guī)范化和科學(xué)化，為其他兄弟學(xué)院提供借鑒的價(jià)值，為獨(dú)立學(xué)院的發(fā)展創(chuàng)造良好的平臺(tái)。

參考文獻(xiàn)：

[1]喬淑娟.獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書的角色定位及其能力培養(yǎng)[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2014，（10）14：144-145.

[2]翟鐵華.新形勢(shì)下高校教務(wù)秘書的工作職責(zé)和必備素質(zhì)[J].中國(guó)教育技術(shù)裝備，2015，10（364）：30-33.

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[4]沈琳.淺談獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書的職責(zé)及素質(zhì)要求[J].法制與社會(huì)，2009，（6）：306.