事業單位圖書資料及檔案管理信息化建設探析

燕瑛 張宏偉

摘要：隨著當今時代計算機網絡技術的飛速發展與普及推廣，對圖書資料及檔案管理進行信息化建設的條件已經成熟，是發展檔案事業的必然趨勢。下面將從事業單位圖書資料及檔案管理信息化建設的優勢入手，探討幾點策略，提升事業單位資源共享服務水平。

關鍵詞：事業單位；圖書資料；檔案管理；信息化建設

圖書資料及檔案是事業單位非常重要的資源，其管理工作也是事業單位的基礎性工作之一，是事業單位打造公共服務平臺、實現資源共享服務的關鍵。在網絡信息化的大環境下，事業單位圖書資料及檔案逐漸從傳統紙質信息轉變成數字信息，方便使用者獲取資源，且圖書資料管理部門也從被動收藏圖書資料及檔案變成信息生產者，使得傳統管理面臨巨大挑戰，必須適應時代需求加強信息化建設。那么事業單位應如何加強圖書資料及檔案管理信息化建設呢？接下來就對此進行探討。

一、事業單位圖書資料及檔案管理信息化建設的優勢

對于事業單位的圖書資料及檔案管理工作而言，信息化建設的優勢主要體現在三個方面：一是大大節約事業單位有限的人力，把圖書資料及檔案管理人員從繁瑣的、重復的勞動中解放出來，用計算機與網絡開展工作，改動信息時只需輸入指令就能自動完成，減少手工操作錯誤，用有限的人力做好更多工作，提高效率。二是使圖書資料及檔案的檢索、使用更便捷化，通過電子目錄與電子文件歸檔的形式形成快捷信息查詢系統，信息使用者只需輸入圖書資料及檔案的關鍵詞，就能獲取所需資料信息[1]。三是激發并提高圖書資料及檔案的社會效益，通過信息化建設為事業單位集成管理圖書資料及檔案奠定基礎，通過網絡平臺把圖書資料與檔案文件等集成電子信息，跨越時空障礙自由流通信息，提高整體管理水平和社會效益。正因為圖書資料及檔案管理信息化建設有這一系列的優勢，所以事業單位加強落實該項工作勢在必行。

二、事業單位圖書資料及檔案管理信息化建設的策略建議

（一）引進先進設備，奠定基礎條件

為實現現代化、信息化的圖書資料及檔案管理，事業單位就需要積極引進先進設備，奠定信息化建設的基礎條件。一是引進計算機、掃描儀等硬件設備，完成對圖書資料及檔案的數字化存儲、管理，實現信息化建設。不過在引進設備時要注意提高其兼容性，保證信息傳遞效率，保障圖書資料及檔案的信息化傳遞。二是如果條件允許應引進自動化管理設備，提升圖書資料及檔案的自動化管理水平，借助自動化設備充分利用有限人力資源，科學分配管理工作。三是基于事業單位管理圖書資料及檔案的實際情況開發相應的軟件，提高管理效率，同時加強軟件的安全維護，為圖書資料及檔案管理信息化建設提供安全保證。尤其要注意使用安全管理技術，嚴格控制訪問，做好圖書資料及檔案數據信息的備份工作、恢復工作，降低發生系統故障的損失。

（二）建立實用網站，強化信息管理

檔案網站是檔案管理部門在網絡上所建設的事業單位信息站點，通常是以網頁的形式將圖書資料及檔案信息、服務等提供給人們，方便其從網上查找、查詢信息，實時歸檔電子文件，直接獲取利用服務，這是信息化建設的主要目的。所以事業單位應將檔案管理系統納入管理信息系統，形成一體化系統，統籌考慮本單位各部門信息，共享資源，提升圖書資料及檔案管理的系統效益、綜合效益。事業單位還應使用具備開發與升級能力的答案信息管理系統，促使軟件滿足網絡管理需求，增強檢索功能，最大限度發揮計算機與網絡的優勢。在建設事業單位的檔案信息網站時還應基于國家標準選擇標準化的設備，獲取實力雄厚的軟硬件公司的支持，確保設備與系統升級換代，節省重新開發的費用，提高網站實用性[2]。

（三）完善工作制度，規范信息建設

當前國家正處于社會主義建設初級階段，大部制改革形勢使得事業單位變得獨樹一幟，其檔案管理部門反而被置于非主流境地，要想使圖書資料及檔案管理信息化建設有法可依、有章可循，就必須依賴法律法規的保護、制約，規范信息化建設。所以事業單位不僅要制定符合自身實際情況的圖書資料及檔案管理制度，還要加強人員內部約束，完善并執行圖書資料及檔案信息專項監督制度。完整的監督制度不但能確保圖書資料及檔案信息的安全性，還能激發人員工作熱情，保證信息化建設過程得到限制與規范，構建安全的、高效的圖書資料及檔案管理信息化系統，準確及時地發現信息化建設中的隱患，調動監督力量推動圖書資料及檔案管理信息化建設進程的不斷加快。

（四）堅持終身學習，提高人員素質

信息化建設是事業單位檔案管理部門在網絡信息時代面臨的圖書資料及檔案管理新要求，作為館員則必須建立終身學習理念，不斷提升能力與素質，才能更好地滿足新要求，為信息化建設貢獻更大的力量[3]。事業單位圖書資料館員不但要堅持更新自身知識結構，還要不斷拓展專業面，熟練掌握計算機、網絡等信息處理技術，變成有技術、懂業務、能力強的復合型人才；廣泛閱讀和本單位、本職工作聯系密切的文獻資料，及時掌握最新知識與信息，加大開發相關文獻資料的力度，為事業單位圖書資料及檔案管理信息化建設提供助力；作為館員還應積極定期參加事業單位組織的常規培訓、集中培訓等活動，樹立優良職業道德觀念，及時更新圖書資料及檔案管理信息服務理念，掌握數字化、信息化操作技能；把握一切在職學習機會，不斷提升業務技能、增強服務意識、提高專業水平，同時爭取外出進修的機會，不斷拓展視野，掌握更多關于圖書資料及檔案管理信息化建設的知識，積累更多經驗，做事業單位合格的、優秀的新時代館員。

三、結語

時代在不斷發展，人們越來越習慣于用便捷的網絡查找所需資料與信息，對圖書資料及檔案的信息化需求也日益增加，作為有公益性質的事業單位更應順應時代發展，在圖書資料及檔案管理工作中引入先進設備，建立實用網站，同時完善工作機制，強化信息管理，規范圖書資料及檔案管理信息化建設，館員則要堅持終身學習，不斷提高自身素質，滿足信息化建設需要，為人們提供優質的圖書資料及檔案信息服務。

參考文獻：

[1]王達.新時期圖書檔案信息化管理探究[J].中國管理信息化，2017（20）：166-167.

[2]戴遠霞.網絡信息化背景下加強圖書資料管理研究[J].中國管理信息化，2016（02）：177-178.

[3]程文富.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法和策略[J].企業改革與管理，2016（02）：23.