信息資源共享下高校檔案管理模式創(chuàng)新思考

李曉霞

[摘要]隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷普及與發(fā)展，信息化技術(shù)在高校檔案管理中的滲透越來越明顯，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化，不僅可以大幅度提高檔案管理水平，增強(qiáng)檔案的應(yīng)用效率，而且還能夠發(fā)揮檔案資源共享的社會價(jià)值，進(jìn)而更好地促進(jìn)社會的長足發(fā)展。文章首先對高校檔案傳統(tǒng)管理模式中存在的問題進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上探討如何在信息資源共享背景下對高校檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，以此來為日后高校檔案管理水平的提升提供參考。

[關(guān)鍵詞]資源共享；高校檔案管理；模式創(chuàng)新

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.20.185

檔案管理是現(xiàn)階段高校管理工作的重要組成部分，不僅關(guān)系著高校日常工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，而且其管理水平的高低也決定了學(xué)校的發(fā)展?jié)摿桶l(fā)展后勁。隨著信息化時代的來臨，高校傳統(tǒng)檔案管理模式已然無法滿足其發(fā)展需求，因此，對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新與完善勢在必行。

1 高校傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性

1.1 檔案信息載體單一

現(xiàn)階段，由于高校領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作重視不夠，從而對于信息化技術(shù)的引進(jìn)力度相對較小。截至目前，國內(nèi)大部分高校的檔案保存方式仍以紙質(zhì)為主，數(shù)字光盤、芯片等在檔案記錄中的應(yīng)用還不夠廣泛。雖然紙質(zhì)檔案在某種程度上可以滿足檔案信息保存需求，但由于紙質(zhì)檔案占用空間大、易損壞，因此無法滿足當(dāng)前信息化時代高校發(fā)展對檔案管理的需求，檔案信息載體單一成為制約高校檔案管理水平提升的重要因素。

1.2 檔案信息服務(wù)功能單一

高校檔案是由教學(xué)、科研、行政、財(cái)務(wù)、學(xué)籍以及人事等多方面檔案所形成的一個有機(jī)整體，在高校發(fā)展中能夠發(fā)揮多種功能作用。但就目前高校檔案的應(yīng)用來看，主要集中在為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考方面，學(xué)生、教師和科研人員從中獲取的服務(wù)卻少之又少。之所以會出現(xiàn)這樣的問題，一方面是由于受傳統(tǒng)管理觀念的影響較深，沒有樹立公眾服務(wù)意識；另一方面則是因?yàn)闄n案管理結(jié)構(gòu)本身存在問題，無法全面、系統(tǒng)地收集與科研、教學(xué)相關(guān)的信息資源，從而不能為師生提供所需服務(wù)。

1.3 檔案信息服務(wù)效能不高、服務(wù)方式被動

在信息化時代，部分高校已經(jīng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入到檔案管理中，結(jié)合本校檔案管理現(xiàn)狀建立了管理網(wǎng)站。但就網(wǎng)站建設(shè)的內(nèi)容來看，幾乎只有少量的信息瀏覽服務(wù)和咨詢檢索服務(wù)，用戶登錄網(wǎng)站后所能獲取的信息少之又少，這樣一來，勢必會降低檔案資源的使用效率，達(dá)不到高效利用的根本目標(biāo)。所以，在信息資源共享背景下，若想要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源應(yīng)用效率最大化，當(dāng)務(wù)之急就是提高高校檔案實(shí)質(zhì)性的服務(wù)功能。

1.4 信息化基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，服務(wù)技術(shù)手段落后

計(jì)算機(jī)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用已經(jīng)有一段時間，經(jīng)過長時間的摸索和研究后，大部分高校已經(jīng)可以實(shí)現(xiàn)管理自動化，但在信息化建設(shè)方面卻還有待進(jìn)一步完善，總體表現(xiàn)出來的問題是對檔案管理信息化建設(shè)工作缺乏重視、經(jīng)費(fèi)投入不足、工作思路和目標(biāo)不夠清晰等。正因?yàn)榇嬖谏鲜鰡栴}，從而導(dǎo)致當(dāng)前高校檔案信息化管理整體呈現(xiàn)出基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、服務(wù)技術(shù)手段落后的現(xiàn)狀，不利于管理水平的提升。

1.5 信息資源建設(shè)滯后

數(shù)量多、容量小，二次信息多、一次信息少是當(dāng)前我國高校數(shù)據(jù)庫的主要特點(diǎn)。檔案館藏?cái)?shù)字化缺乏統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進(jìn)程滯后；各館數(shù)字化建設(shè)以本館為中心，獨(dú)立進(jìn)行，缺乏館際合作、交流與分工，耗費(fèi)過多的人力、財(cái)力、物力，違背了信息資源共享的最終目的，并為以后的兼容留下隱患。

1.6 檔案管理人員綜合素質(zhì)較低

管理人員素質(zhì)低也是制約高校檔案管理水平提升的一種重要因素。目前，由于檔案管理工作沒有被高校給予足夠重視，所以在崗位設(shè)置和人員任用標(biāo)準(zhǔn)上也沒有較高要求。據(jù)統(tǒng)計(jì)，大部分高校檔案管理人員只具備檔案管理專業(yè)知識，對情報(bào)信息學(xué)、教育心理學(xué)以及社會公共關(guān)系學(xué)均無涉獵。與此同時，隨著檔案管理信息化水平的不斷提升，管理人員所接觸的業(yè)務(wù)基本都需要通過計(jì)算機(jī)來完成，然而，大多數(shù)管理人員此方面能力并不具備，從而導(dǎo)致工作效率很難提升，隊(duì)伍整體素質(zhì)水平不高，檔案管理水平自然也無法得到有效提升。

2 信息資源共享的高校檔案管理模式

2.1 強(qiáng)化服務(wù)意識，促進(jìn)信息服務(wù)多樣化和全面化

對于高校而言，檔案管理的作用并不單單局限在對信息資源的整合、保存與管理，更重要是檔案信息資源所發(fā)揮的服務(wù)功能。上文說到，高校檔案涉及教學(xué)、科研、行政、財(cái)務(wù)、學(xué)籍以及人事等多方面內(nèi)容，這些信息資源對于學(xué)校的全面發(fā)展與進(jìn)步具有重要意義。但就目前高校檔案管理所呈現(xiàn)出的服務(wù)意識來看，卻還有待進(jìn)一步提升。在信息資源共享背景下，高校檔案管理需要強(qiáng)化自身服務(wù)意識，以信息技術(shù)為依托，實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)的多樣化和全面化。比如說，為社會用人單位服務(wù)，為其提供畢業(yè)生的學(xué)籍、學(xué)位等檔案資料，幫助用人單位核實(shí)學(xué)歷真?zhèn)危粸樵谛Ｉ峁┓?wù)，如果在校生有出國留學(xué)需求，應(yīng)為其提供在校成績、學(xué)歷學(xué)位等證明材料；為教師團(tuán)隊(duì)提供服務(wù)，為其提供科研論文發(fā)表的相關(guān)憑證，幫助教師完成職稱評定。

2.2 完善管理制度，促進(jìn)高校間信息資源共享

任何一項(xiàng)管理工作都需要健全的制度作為支撐，檔案管理工作也不例外。為了從根本上實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的共享，我們的首要任務(wù)就是在建立網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的基礎(chǔ)上，對資源共享組織協(xié)調(diào)機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化與完善。現(xiàn)階段，高校檔案管理中涉及的各個部門仍處于封閉管理狀態(tài)，信息共享度明顯不高。針對這一問題，高校之間需要通過信息網(wǎng)絡(luò)軟件實(shí)現(xiàn)不同密級檔案信息的交流使用，同時建立一個統(tǒng)一、規(guī)范的檔案網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，如網(wǎng)絡(luò)通信與數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)軟硬件標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)傳輸標(biāo)準(zhǔn)、機(jī)讀格式等標(biāo)準(zhǔn)化。才能真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

2.3 在檔案管理中全面引入數(shù)字化技術(shù)

數(shù)字化技術(shù)的全面應(yīng)用是加快實(shí)現(xiàn)檔案信息資源有效共享的前提條件，因此，高校需要結(jié)合自身檔案管理的實(shí)際情況，對管理模式和服務(wù)技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新。簡單地說，就是做好硬件配置的更新工作。只有確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)具備一個完善的軟硬件技術(shù)環(huán)境，才能夠保證各項(xiàng)管理工作的順利進(jìn)行。再者，高校應(yīng)建立以信息共享為目的的高校聯(lián)網(wǎng)平臺。通過網(wǎng)絡(luò)平臺實(shí)現(xiàn)線上的實(shí)時查詢，高校間可以借助數(shù)字化的信息平臺來實(shí)現(xiàn)相互之間檔案信息的自助式查閱，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)社會化。

3 結(jié)論

綜上所述，檔案管理是現(xiàn)階段高校管理工作的重要組成部分，不僅關(guān)系著高校日常工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，而且其管理水平的高低也決定了學(xué)校的發(fā)展?jié)摿桶l(fā)展后勁。隨著信息化時代的來臨，高校傳統(tǒng)檔案管理模式已然無法滿足其發(fā)展需求，因此，對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新與完善勢在必行，高校需要站在戰(zhàn)略發(fā)展的高度，借助信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)管理模式的全面創(chuàng)新與改革，以此來將檔案資源的作用在高校發(fā)展中充分發(fā)揮出來。在信息資源共享背景下，高校傳統(tǒng)檔案管理模式必須進(jìn)行改革，如若不然，很難滿足新時期高校的發(fā)展需求。對于管理模式的改革與創(chuàng)新，需要高校從多個方面著手，以信息資源共享為依托，在解決現(xiàn)有問題的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化服務(wù)意識、完善管理制度，進(jìn)而從根本上實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、信息化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。