國企秘書工作理念及能力要求探討

[摘 要]秘書作為企業內部溝通的“橋梁”，在企業中起到了舉足輕重的作用，隨著經濟的發展，國有企業規模的進一步擴大，企業對秘書的要求也越來越高。本文從秘書的工作理念著手，深入分析國有企業秘書應該具備的各項能力，希望能為國有企業秘書提供指導和參考。

[關鍵詞]國企；秘書；工作理念；能力

作為全民所有制企業，國企的經營規模相對于民營企業和私人企業更大，這就意味著國有企業的工作較之其他企業更為復雜繁瑣，也就是說國有企業的秘書只有樹立正確的工作理念，具備出色工作能力才能及時扮演好溝通橋梁的角色，溝通協作好企業內部的工作，及時的交流信息，確保企業順利運行。

1 秘書的工作理念和角色定位

1.1 工作理念

秘書作為一種協助領導人處理大小事務的職業，在整個企業當中有著不可忽視的地位，在某種層面上，秘書甚至決定了企業發展的好壞，只有秘書擁有正確的工作理念和價值觀，才能協調好企業內部的工作，進而促進企業的發展。而秘書要擁有正確的工作理念，第一步便是樹立包括窗口、協作、超前、主動和保密在內的五種意識。

1.1.1 窗口意識

秘書在國有企業中不僅發揮著“橋梁”的作用，還發揮著“窗口”的作用，在工作中，秘書不僅代表了他個人，還代表了領導甚至是整個企業的形象，在特定的時間場合，秘書的形象好，別人就對企業的印象就好，秘書的形象不好，別人對企業的印象也會較差，因而秘書在工作當中要格外注意自己的儀容儀表，務必使得自己著裝得體，切莫使自己衣冠不整、油頭粉面，拉低企業的整體形象，除此之外，秘書在接聽電話時，語氣要熱情，表達要盡可能清晰明了，盡最大可能提高工作效率和質量，從而帶動國有企業整體發展。

1.1.2 超前意識

秘書這個職業，說難也難，說簡單也簡單，說簡單是因為秘書這個職業專業技能要求不高，說難是因為秘書這一職業相對于其他職業對于員工的靈活性和變通性要求更高，它要求員工隨時更新觀念和知識，具備超前意識，只有這樣才有可能成為一名優秀的秘書，而要成為一名優秀的秘書，尤其是國有企業的優秀秘書，不僅要將領導交代的事情辦好，還要學會把領導沒有交代的事情做好[1]，做領導所想，想領導所不能想，為領導排憂解難，學會用發展的眼光全面的看待問題，不僅要做到“錦上添花”，還要做到“雪中送炭”，只有做到以上種種，才能稱之為具有專業素養的優秀秘書。

1.1.3 保密意識

保守秘密應該是每個人都應該遵守的道德規范，對于秘書來說尤其如此，秘書的主要工作是傳遞信息，這就意味著相比其他員工秘書接觸的信息更多，因而秘書更要嚴格的要求自己，遵守法律法規、道德規范，樹立保密意識，切莫逞一時口舌之快，私自透漏他人的秘密或者商業機密，要時刻提醒自己，管好自己的嘴，在必要的時候，做到“左耳朵進，右耳朵出”養成保密的習慣。

1.1.4 協作意識

協作可以從字面意思理解為協調和合作。對于秘書來說，協作代表著識大局，得大體，意味著秘書做事情不能只顧著自己的利益，只想著自己的功勞，而要和其他部門的員工合作，將企業的利益作為根本利益，個人利益永遠服從全局利益。此外由于國有企業的規模大，工作相比其他企業更加繁瑣，因而只有全體員工各盡其能、各司其職，相互支持和配合，才能減少誤會和分歧，進一步提高工作效率，而當員工之間在工作中產生矛盾時，秘書要履行好自己的協調責任，輔助領導及時處理內部矛盾，將大事化小，小事化了。此外，各個部門之間的秘書也要加強合作，在做好自己分內事情的同時，也要協助其他秘書進行溝通交流協調，確保企業內部和諧統一，在關鍵時刻可以互相分享信息，提高企業的工作效率，促進企業的全面發展。

1.1.5 主動意識

主動不僅是一種工作態度，還是一種工作方式，甚至可以延伸為個人的品質。一般情況下，秘書的直接服務對象都是領導，秘書的工作是以領導的工作為核心，隨著領導工作的變動而變動，也就是說秘書的工作具有很強被動性，但被動的工作終究不是長久之計，一方面會降低秘書的工作熱情，另一方面也會降低秘書工作的效率，因而秘書要想工作效率和質量得以提高，就必須樹立主動意識，秘書的主動意識并不是具體指的哪一點，而是體現在工作中的方方面面，其中一個方面就是秘書的工作時間不能低于領導的工作時間，不能出現領導上班了，秘書還沒有上班，領導沒有下班，秘書就提前下班的情況，秘書的工作時間要盡可能和領導的工作時間保持一致性，甚至延長工作時間，以便領導的召喚；此外，秘書在待人接物時，不能因為對方的身份地位高，就熱情對待，對方的身份地位低，就冷若冰霜，應該一視同仁，平等對待。

1.2 角色定位

為領導服務是秘書工作的核心，秘書的所有工作都是圍繞領導工作展開，秘書在協助領導工作時，根據領導工作內容的不同，秘書需要扮演不同的角色，有時候領導唱紅臉就需要秘書唱白臉，有時候領導唱白臉就需要秘書唱紅臉[2]，但是不管是哪一種角色，秘書都切莫居功自傲，狐假虎威，得理不讓人，要做到不卑不亢，謙虛謹慎，只有這樣才會給領導留下好的印象。

2 秘書應具備的各種能力

隨著國有企業規模的進一步擴大，秘書在企業中的地位也越來越重要，因而秘書只有不斷提高自己的能力，才能滿足企業發展的需要。優秀的秘書通常具備學習、溝通、響應以及改進等四種能力。

2.1 學習能力

秘書的工作性質決定了它在知識儲備方面的高要求，它要求秘書有較為豐富的知識面，只有這樣才能在工作中旁征博引，博采眾長，最終才能達到協助領導工作的目的。而秘書要想具備豐富的知識儲備，除了要從書本上學習之外，還要經常向身邊的同事請教[3]，同時由于國有企業性質較為特殊，國有企業的秘書相比于其他企業的秘書更要保持高度的敏感性和政治性，要時刻關注我國的大事小事，要加強政治學習，要學會透過現象看本質，抽絲剝繭般找出問題的核心，不斷提高自己的學習能力和工作效率。

2.2 溝通能力

秘書的工作說白了其實主要就是溝通，和領導溝通，和同事溝通，雖然都是溝通，但是由于溝通的對象不同所使用的溝通策略也會有所不同，當秘書和領導直接溝通時，通常有兩種情況，第一種即領導向秘書交代任務，這種情況下，秘書對于能夠辦到的事情應該用肯定的語氣回答，對于不能辦到的事情應該用商量和請求的語氣，第二種情況即秘書向領導匯報工作，在匯報之前秘書就要先組織好語言和內容，做到有條有理的匯報，同時也要做好回答領導提問的準備。當秘書和同事進行溝通時，秘書要根據事情的輕重緩急，及時向領導報備，協助領導進行處理。然而不管和誰溝通，秘書都要謹記一個原則：不卑不亢，坦誠相待。

2.3 響應能力

國有企業相比其他企業事情更多、更雜，如果秘書不能履行好自己的職責，及時的上傳下達，將會使得整個企業辦事效率低下，因而國有企業的秘書必須具備一定的響應能力，按照事情的重要程度統籌兼顧國有企業的大小事情，只有這樣才能達到事半功倍的效果。此外對突發事件的處理能力也是國有企業的秘書必須具備的技能之一，秘書在遇到突出事件時，除了向領導報備之外，在領導不在的情況下，也可以根據公司的制度和流程對事件進行處理，做到公平公正公開，不偏不倚，只有這樣才能服眾，也才能進一步讓領導肯定秘書的能力。

2.4 改進能力

國有企業的秘書大多是些年輕人，而這些年輕人由于參加工作的時間不長，積累的經驗也不夠，對于業務知識也缺乏了解，這一系列原因都使得國有企業的秘書在工作初期會出現難以避免的失誤，出現失誤不可怕，只要國有企業的秘書具備改進能力，注重自我改進，在工作中不斷的提升自己，最終也能夠成長為一名優秀的秘書。

國有企業的秘書在國有企業中起著上傳下達，承上啟下的作用，因此國有企業的秘書務必要樹立正確的工作理念，不斷提升自己的工作能力，最終促進企業的發展。

參考文獻：

[1]賴紅群. 國有企業秘書工作探討[J]. 企業科技與發展， 2014（8）：113-114.

[2]董建華， 余紅. 秘書應善變[J]. 秘書， 2003（1）：22-23.

[3]范永興. 國企秘書工作理念及能力要求探討[J]. 企業改革與管理， 2017（11）：98-99.

[作者簡介]王波 （1986—），男，漢族，陜西神木人，大學本科秘書，助理政工師，研究方向：行政管理。