公文檔案信息化建設研究

李晶

[摘 要]檔案信息化是科學管理檔案的一種方式，也是拓寬檔案為社會提供公共服務的一種手段。本來從公文檔案信息化建設的特點、建設現狀入手進行闡述，并就如何做好公文檔案信息化建設提出了幾點建議，旨在推動公文檔案信息化建設。

[關鍵詞]公文檔案；信息化；建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.12.082

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）12-0-02

1 公文檔案信息化概述

公文檔案信息化是指在國家檔案行政部門的管理和規劃下，將公文檔案的信息進行電子化處理，并對檔案信息進行相應的分類管理，從而為社會提供服務，以此來實現檔案現代化。公文檔案信息化，從一定程度上意味著檔案信息化的成功轉型，將傳統紙質版的檔案信息用電子化的形式呈現出來，可以說是非常成功的一種轉型，利用網絡平臺可以提高檔案信息的利用率，也可以為廣大用戶提供最優質的檔案信息化服務。

2 公文檔案信息化的內容

從國內對公文檔案信息化的研究現狀而言，檔案學界的很多人對于公文檔案信息化的主要內容從認識上沒有一個統一的標準，所以目前學界還無準確定論。但是就筆者來看，公文檔案信息化的內容包括以下幾個方面。

（1）電子公文文件管理。隨著科技的發展，電子文檔逐漸成為企業公文運用中不可或缺的一部分。電腦的普及使公文逐漸實現電子化，所以電子版公文也逐漸普及，從原有紙質的公文到現在電子版的公文，實現了質的飛躍。電子版的公文相較于紙質版的公文而言，具有節能環保、易于保存等特點。

（2）公文檔案信息數字化。紙質公文檔案收藏起來比較費勁，占用的空間較大，如果遇到自然災害，檔案就很容易被損壞，但是如果將公文檔案進行數字化處理，就可以拷貝很多份，從而就不會出現信息丟失的風險。同時，公文檔案信息數字化，可以節省大量的人力資源，不用花費時間和精力去整理檔案，從而可以提高企業的資源利用率。

（3）公文檔案網絡服務。網絡服務是一個公開化的平臺。公文檔案網絡服務可以分為兩類，一類是比較開放性的公文，可以放到網上供大家閱讀，另一類是私密性的公文，公文管理人員可以在系統中設置查看權限，需要輸入驗證碼或者登錄自己的賬號才能獲取資源，從而既能保證公文被需要的人使用，也能保護個人隱私不受侵犯。

（4）公文數字檔案館建設。公文數字檔案館建設，可以說是檔案信息化建設里面比較高端的服務，將傳統的檔案服務項目與現代科技結合起來。只有擁有大量的公文，才可以建立公文數字檔案館。公文管理人員可以將公文進行細致分類，并利用信息技術形成一個公共的數字檔案館，但目前大多數企業還沒有建設公文數字檔案館的條件。

3 公文檔案信息化的特點

（1）公文檔案原始性不變。雖然將公文檔案由紙質版變為電子版，但是公文檔案的內容沒有發生原始性的改變。公文檔案信息化，不應該拘泥于傳統的紙質版文件，將其作為電子版的檔案，使得公文從這種形式中解放出來，為員工閱讀公文檔案提供了更為便捷的方式，所以它的原始性保持不變。

（2）公文檔案信息化覆蓋全面。公文檔案信息化覆蓋，建立在網絡法制健全的基礎上，可以保證公文檔案的安全性，所以公文檔案也就慢慢實現了公文檔案信息化的全面覆蓋。

（3）公文檔案信息化具有時效性的特點。公文都是對重大事件的一些批示，所以具有時效性的特點，在查閱時可以及時獲取有效信息，實現企業利益最大化。對于公文，企業員工應該及時處理好自己部門的公文，盡可能保證不會影響其他部門做出相應的決策。

（4）公文檔案信息化具有特殊性。具體來說，公文檔案信息化的特殊性主要體現在公文的特殊性上，即公文具有時效性的特點，這個在前面已經論述。公文檔案信息化的特殊性還體現在公文是以數字化的形式進行呈現。網絡安全雖然越來越有效，但如果企業網絡一旦出現漏洞，那么這些公文就會面臨巨大的危險，這就要求企業要及時修復網絡漏洞，來保證企業網絡的安全。

4 公文檔案信息化建設的現狀

4.1 公文檔案信息化建設取得的成果

近年來，我國的檔案信息化發揮了至關重要的作用，在一些企業中也得到了應用。公文作為檔案信息化中的一個模塊，也受益頗多。

（1）公文電子文件管理快速發展。公文電子文件管理快速發展，將員工從繁重的公文整理中解脫出來，不再是傳統“吃力不討好”的操作方式。調查研究表明，公文電子文件管理，不管是小公司還是大企業，都積極去實現網絡自動化，從而推進了文檔一體化進程。

（2）公文檔案網絡服務建設逐漸完善。調查顯示，公文檔案網絡服務建設逐漸完善，一方面公文檔案建設有區域網絡，使特有的人群能閱讀公文檔案，保證了公文檔案的隱私性和安全性。另一方面，公文檔案網絡建設有公共網，方便廣大公眾的閱讀取用，但是公文檔案的網絡服務建設還存在缺陷，有很多用戶不能及時獲取相關信息，所以公文檔案信息化建設還需要主動解決網絡服務中存在的問題。

（3）公文檔案信息化制度建設逐漸完善。在一個企業中，制度是保證企業有效運轉的基礎，所以公文檔案信息化制度建設也是必不可少的。我國頒布了很多關于信息化制度建設的條例，也出臺了相關比較嚴格的管理標準，所以能夠有效避免檔案信息化走更多彎路。

4.2 公文檔案信息化建設存在的問題

（1）公文檔案信息化觀念薄弱。雖然很多企業已經認識到公文檔案信息化建設的重要性，但是只停留在表面，而沒有進行有效管理。另外，公文檔案信息化也取決于企業經營規模的大小，有些小企業為了節約公司的運營成本，將檔案信息化這一至關重要的基礎性環節進行精簡，導致檔案管理工作不能順利開展。還有就是公文檔案信息化過程中，沒有破除一些比較傳統的觀念，導致公文檔案信息化觀念沒有深入人心。

（2）公文檔案信息化建設發展不平衡。公文檔案信息化建設發展不平衡，主要體現在企業與企業之間的規模大小、實力等的不同，從而造成公文檔案信息化建設發展不平衡。實力較強的公司公文檔案信息化建設做得比較完善，但是相對于規模較小的企業來說，公文檔案信息化建設存在很多漏洞，所以從橫向比較來說，企業公文檔案信息化建設存在不平衡的問題。

（3）公文檔案信息化的基礎條件差。從大的方面來講，雖然我國的信息化建設發展迅速，但是將重點放在公文檔案信息化建設上的時間較晚，從而會影響公文檔案信息化建設的進程。另外，一些企業的管理層在公司建設中由于資金、人力、物力短缺，導致公文檔案建設緩慢。

（4）公文檔案信息存在安全隱患。公文檔案信息在錄入的時候涉及保密信息和大量的個人信息，但由于影響網絡安全的因素很多，也缺少專業人員來修復網絡漏洞，從而使公文檔案信息存在很多安全隱患。

5 公文檔案信息化建設的對策

（1）健全公文檔案信息化建設的法律法規與標準。從國家層面而言，要健全公文檔案，我國需要從法律層面約束一些不法分子的犯罪行為，為公文檔案信息化建設提供法律保障。

（2）樹立正確的公文檔案信息化觀念。企業管理人員只有樹立正確的企業檔案信息化觀念，才能更好地為公文檔案信息化建設服務。作為管理層，應該認識到公文檔案信息化建設的重要性，積極轉變傳統的觀念，并投身于公文檔案信息化建設的浪潮中。同時，針對檔案信息化建設，企業要加大宣傳力度，帶領員工加入公文檔案信息化建設。

（3）培養高素質的檔案管理人才。企業重點培養高素質的檔案管理人才，定期對員工進行專業培訓，使他們能夠熟練運用網絡對檔案進行分揀、歸類、整理。另外，企業還要培養熟練掌握計算機技術的人才，確保能夠及時修復檔案管理系統的漏洞。

6 結 語

在網絡逐漸普及的今天，企業要緊跟時代的腳步，做好公文檔案信息建設工作。檔案是一個公司歷史的見證，也是對于公司資源的整合，只有加強企業檔案信息化建設，才能推動企業實現可持續發展。

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