關于電子發票報銷過程中潛在問題探討

陳誠

摘要：伴隨我國信息化技術的飛速發展，電子發票逐漸成為一種新的發票開具與管理模式，不僅體現企業經營發展過程中“無紙化”趨勢，還有效與信息化系統相結合，提升企業管理水平。本文將結合電子發票在企業報銷過程中的具體運用，提出可能存在重復報賬的潛在財務風險及相應解決措施。

關鍵詞：電子發票；財務報銷；重復報賬

一、概述

（一）含義

電子發票是信息時代的產物，采用稅務局統一發放的形式給商家使用，發票號碼采用全國統一編碼，采用統一防偽技術，分配給商家，在電子發票上附有電子稅局的簽名機制。（1）

（二）特點

首先，電子發票的發行將節約企業印制成本以及管理成本，減少紙質發票的資源浪費，降低企業成本負擔。

其次，電子發票與信息化系統相結合，可以實現發票資料電子化管理與統計，方便企業及時掌握相關發票資料信息。

（三）意義

電子發票的推廣與實施對我國經濟發展而言具有重大意義。對于消費者而言，電子發票也是消費者購物憑證以及維權的重要依據，并且易長期保存，不用擔心遺失風險。對于企業來說，電子發票的運用可以使企業更加規范化運營，降低企業更多的成本負擔，也是我國電子化迅速發展的必然產物。

二、電子發票在企業報銷過程中的運用以及潛在財務風險

（一）在企業報銷過程中的具體運用

根據國家稅務總局的通知，電子發票的法律效力、基本用途及使用規定等與稅務機關監制的增值稅普通發票相同，也可以作為費用報銷的依據。因此，員工在取得電子發票后是可以用其進行財務報銷的。結合目前企業的實際情況，也為規范電子發票的報銷程序，提高財務報銷工作的效率，企業財務部在進行報銷事項的合規性審核時，往往要求報銷人將電子發票以及相關發票查驗結果均打印后作為原始報銷資料附上，具體流程如圖1所示：

（二）電子發票在企業報銷過程中潛在的財務風險

由于電子發票具有可重復打印的特點，因此，可能會面臨由于員工重復利用電子發票進行報賬而給企業帶來的財務風險。

例如：某企業員工于2018年3月因項目接洽，宴請A客戶發生餐飲招待費200元。該員工在向餐館支付費用后取得相關電子發票，于是待其返回公司后立即按規定填寫相關報銷單并完成報銷審核流程。在同年5月，該員工又因業務接洽發生餐飲招待費200元，但由于此次是赴項目所在地進行現場考察與工作協調過程中發生的宴請行為，而項目由于地處偏僻，周圍餐館大多為個體戶，該員工未能取得相應發票，因此，該員工為處理個人因公墊資問題，很有可能利用3月份取得的電子發票進行重復報銷。

三、解決建議

為減少上述潛在問題相關風險，本文提出如下建議：

（一）規范企業報銷流程

企業應進一步規范電子發票的報銷流程，具體可以采取如下措施：

1.要求員工在取得電子發票時，需要同時保留消費時對應的付款憑證或消費小票等，作為電子發票唯一性的附證，并在報銷時需要同打印出的電子發票同時提供。

2.要求報銷人在打印的電子發票及發票查驗信息上均簽名并對“該發票僅報銷一次，發票真實有效且未重復報賬”進行承諾。

（二）加強電子發票管理

企業應進一步加強電子發票報銷管理，財務部可指定專人在接收電子發票后對相關信息進行登記，例如將發票號碼等唯一性信息建立專項臺賬，且在財務報銷合規性時增加對該電子發票是否重復報賬的審核環節。

考慮到電子發票查重登記人員的工作量與實際可操作性，企業可以結合自身情況，規定相應有效報銷時限，例如企業可以規定員工若取得電子發票，必須于電子發票開具后一個月內進行財務報銷，若超過期限規定則不予報銷。

（三）提高財務信息系統建設

建議企業加強信息化建設，建立相關“數據池”來規避電子發票重復報賬的風險。例如企業完善財務信息系統建設，在合規性審核時，財務人員需將電子發票上傳至企業的“查重數據池”進行比對，數據池會保存該發票信息，同時自動比對數據池中已有的發票信息，一旦發現此次上傳發票與已有發票重復將發出警告提示，財務審核人員將不予通過該筆報銷事項。甚至企業可以通過設置，在財務報銷系統中發出報銷申請時就增加上傳電子發票環節，對于系統識別出的重復報賬發票，報銷人將無法生成報銷單，可以從源頭規避可能帶來的財務風險，有效提高各部門工作效率，降低企業管理成本。

電子發票是我國財務信息化改革的必經之路，是整個財務信息化發展水平的必然產物。而我國想要真正實現電子發票無紙化還需要相關法規、企業財務制度、財務信息化系統建設的進一步建立與完善。隨著電子發票的應用與廣泛深入，電子發票必將取代紙質發票，財務信息化系統也將實現自動化與智能化。

注釋：

總理兩提電子發票為什么？http：//www.sohu.com/a/192356638_118622，搜狐2017-9-16。

參考文獻：

[1]李平.完善我國電子發票管理的幾點建議[J].國際稅收，2016，04.

[2]邵露.電子發票對會計的影響探討[J].會計改革與創新，2016，01.