對做好辦公室文秘工作的幾點認識

王文峰

摘 要：現階段，隨著社會的飛速發展，科學體制機制改革不斷深化，行政辦公室文秘工作肩負著以文輔政的重擔，傳統意義上的秘書已經不能勝任現代社會對秘書工作的要求，秘書被賦予更多的工作與職責，需要提升自己成為高水平的綜合性人才，成為領導的得力助手。本文探討了當前行政辦公室文秘工作存在的問題及對策，充分發揮辦公室的職能作用，提高工作效率和服務水平。

關鍵詞：做好；辦公室文秘工作；幾點認識

引言

做好行政辦公室文秘工作最直接的就是提高自身能力，文秘工作的性質決定了對其有較為全面的要求，其中最主要的有學習能力、寫作能力和綜合協調能力。

1提高自身能力

1.1提升學習能力

要樹立文秘良好的外在形象，講究文秘禮儀，提升學習能力是必不可少的。社會不斷變化發展，行政加快更新步伐，知識更是日新月異。做行政文秘如果死守原有經驗，就只能固步自封，逐漸被時代所淘汰。提升學習能力，一是要更新文秘相關業務知識。業務知識對任何職場人士來說都是基本技能，是工作的“飯碗”。行政的發展是思路的更新，大到行政制度方針改變，小到辦公室檔案管理的電子化都是不斷發展變化的。作為辦公室文秘，只有接受新的業務知識，不斷更新才能真正做好行政的日常工作。二是學習政策理論。可以說一個不熟悉國家方針政策，不了解時事行情，不清楚行業動態的人是做不好行政文秘工作的。為此有些行政專門設立了理論研究部門，針對國家大政方針、宏觀調控動向，為行政自身發展尋求更好道路和方向。行政辦公室文秘作為行政管理的助手，就是要懂政治、講經濟、知法規，更要做到擅觀察、常總結、勤分析。三是學習領導管理。行政辦公室文秘作為日常文件的起草者、公司文化的宣傳者、領導思想的傳達者，很多時候需要“站在領導的角度”看待問題，這時就需要學習領導藝術，當好領導“參謀”。

1.2提升寫作能力

行政辦公室文秘除了當好領導“參謀”，最基本的工作應該是文案寫作。文秘接觸最多的應該是會議籌備也就需要做會議記錄、紀要及會后宣傳，還有公司各類公文起草，涉及公司制度、公司發文等，還有行政的宣傳工作。上述各項工作，除了基本的格式要求，最重要的是堅實的文字基礎和過硬的寫作能力。提高寫作能力是一個不斷積累的過程。這要求我們日常工作中，不放棄任何可以鍛煉自己文筆的機會，不小看任何文體，一個通知也要字句通順、邏輯清晰、格式準確。除日常工作以外，要多看、多讀、多背、多想，多看好文章，提升知識儲備，多背好句子，做好文字儲備。有時候在寫作中不知道怎么對文章內容進行歸納提煉形成一個引人注目的小標題，這時突然冒出的“點子”就跟平時的積累不無關系，而這些“點子”往往就是領導欣賞的。

1.3提升協調能力

協調能力體現行政辦公室文秘的綜合素質，影響文秘上傳下達的實效。提高協調能力，就要正確處理工作各項目的關系，文秘工作事項較為繁雜，涉及有日常事務、臨時任務、各項活動等，需要文秘分清主次，拿捏輕重；提高協調能力，也要正確處理組織間的關系，對內主要是各級關系，對外為各個組織單位之間的關系；提高協調能力，還要正確處理人際關系，正確處理上下級關系，擁有良好的人際關系，能為秘書工作起到良好的推動作用。

2樹立三個意識

2.1樹立創新意識

在國家提倡“全民創業、萬眾創新”的時候，關鍵是行政單位要加快實現開放式創新，具體到辦公室文秘個人上也要牢固樹立創新意識，要以創新的精神去接受、思考、研究本職工作，迎接新問題、新常態。做到不以舊思維做新工作，不以舊方法走新道路，才能不以舊標準上新臺階，才能永葆秘書職業的生機和活力，全面發揮文秘職能作用，實現自身價值。

2.2樹立服務意識

作為行政辦公室文秘，要充分意識到辦公室在工作當中的作用和宗旨那就是服務。可以說服務意識就是文秘的行政的生命線。一個文秘，他可以規范地接聽電話、禮貌地詢問事宜、合理地回答問題，但如果沒有樹立服務意識，只是機械地完成工作，那么這樣的工作是生硬、模式化的工作。秘書職業特點決定其接近權力中心而沒有決策權，這就需要秘書真正樹立服務意識，調整心態，做到“干練而低調”。

2.3樹立奉獻意識

作為行政辦公室文秘要充分認識到辦公室的職能和職業的特性。辦公室工作，可以說是默默無聞，不求回報的。比如起草的講稿，如能被領導一字不差地念出來，這是對文秘工作的肯定，應該為此感到欣喜。所做的后勤工作。員工們感受到了行政關懷就是自己工作做到位的一種體現。在行政辦公室文秘的位置上，就是要樹立奉獻意識，堅守崗位、默默奉獻；在工作中，關心集體，關注員工冷暖，為行政運作創造有力條件；在作風上，顧大局、識大體，既要高屋建瓴也要細致入微。

3重視文秘禮儀

上述能力和意識的外化表現就是禮儀。文秘禮儀是文秘自身觀念、意識、素質和行為方式的總和。負責上傳下達、溝通內外的行政辦公室文秘除了掌握基本的文秘知識，具備較好的工作能力外，更應該樹立形象意識，提升禮儀修養，以適應不同場合的規范禮儀。禮儀是人們在社會、道德、習俗、宗教等方面所認同和遵守的行為規范或準則，是文明程度和道德修養的一種外在表現形式。秘書禮儀，是秘書在工作、社會活動中，為塑造個人以及組織的良好形象，向相關交流對象表示尊重及友好的規范或程序，是秘書日常工作的重要組成部分，涉及內容為辦公、接待、外事、社交、形象禮儀等。秘書人員處于行政對外交流的前沿，是行政的形象，秘書入員禮儀是否合乎規范反映了所代表的行政的形象高低，有了良好的秘書禮儀不僅樹立形象、便于工作也有利于展示個人價值，獲得認可，因此行政辦公室文秘需特別重視文秘禮儀。

結語

結合文秘工作對如何做好新時期行政辦公室文秘工作的幾點思考。其中最大的體會是，行政辦公室文秘工作者是一個奉獻大于索取、工作不出政績的崗位，可謂“好漢子”不想干，“賴漢子”干不了，選擇文秘工作必須要有樂于吃苦、不怕受累、甘于寂寞的奉獻精神。探討做好行政辦公室文秘工作的思路和方法，就是要更好地找出行政辦公室文秘工作的規律，提高行政文秘工作的效率，使文秘工作更好地為行政發展服務。

參考文獻

[1]張文和.關于做好國有行政辦公室工作的幾點思考[J].行政導報，2015（12）.

[2]張朝陽.略論行政辦公室主任的知識結構[J].管理觀察，2014（18）.

（作者單位：江蘇省東海縣人大辦公室）