信息社會視角下辦公室文書檔案管理工作的改革探討

莫艷

摘 要：在當今社會經濟發展日新月異的時代中，社會經濟的發展催生了大量的信息，信息的產生又極大的促進了社會經濟的發展。辦公室文書檔案管理工作不僅能為整個企業在辦公中提供極大的便利，還能有力的保障整個企業的信息不受侵害。因此，在信息社會視角下對辦公室文書檔案管理工作的改革進行探索和討論是具有非常重大的現實價值的事情。本篇文章，首先對兩點現存于辦公室文書檔案管理工作中的缺陷作了簡要的分析，其后作了四個方面進行辦公室文書檔案管理工作的改革舉措的嘗試性探索和研究，以期實現助力企業的良性、健康發展的目標。

關鍵詞：信息社會視角；辦公室文書檔案管理工作；改革

引言

辦公室文書檔案管理工作在企業中占據著十分重要的位置，企業要想實現自身的信息化建設，就應該從實現辦公室文書檔案管理工作的信息化方面入手，從革新管理方法、踐行有力保障、完善檢索系統、強化人員培訓這四個方面來有力提升辦公室文書檔案管理工作中有關工作人員的專業水準，進而達到有力提升整體工作實效的目的，最終助力于企業信息化建設。

一、辦公室文書檔案管理工作中現存的缺陷

（一）辦公室文書檔案管理工作跟不上信息社會發展的步伐

隨著我國社會經濟和時代發展的日新月異，對辦公室文書檔案的管理工作提出了更高的要求，這使得企業文書檔案管理工作承受了前所未有的壓力，但其并沒有緊跟時代的發展步伐，變得更加快捷而便利。可以明顯的看出，這并不能歸咎于信息社會的發展和經濟的進步，究其根本原因，在現如今經濟高度表發展的信息化社會中，辦公室文書檔案管理并沒有借助先進的信息技術來為其服務，總而言之，辦公室文書檔案管理工作跟不上信息社會發展的步伐。

（二）辦公室文書檔案管理的工作人員無匹配的專業知識技能

在信息化渠道暢達的現代社會中，企業在用人方面，尤其是對關系著企業對內營運以及對外合作重要依據的辦公會文書檔案管理工作的用人方面，要求人員是一個不僅應具備強大的專業技能，還應具備與工作有關的其他技能的專業性強的綜合性人才。但是現有的辦公室文書檔案管理工作中的主要負責人認為該工作體系已然完善的具備，已無人才創新的需要，這一種極其片面的觀點以及消極的工作情緒，已然阻礙了辦公室文書檔案管理工作前進的步伐，進而對該工作工作的實效產生了極大的負面影響[1]。

二、進行辦公室文書檔案管理工作的改革舉措

（一）革新管理方法

改革和創新辦公室文案管理工作的管理方式，可以在最大的限度范圍內提升該工作的辦公實效，這是中國企業的辦公室文書檔案管理走向規范化的必由之路。對企業的辦公室文案管理工作的管理方法進行改革和創新就是為了解決在管理工作中經常發生的不明確登記記錄的狀況。具體可采用下述兩個方法來施行。第一，應該將檔案管理工作的責任落實到人在以后的辦公室文書檔案管理工作中，也就是說當辦公室中的工作人員在接收到一份文書之后，應該準確的理解文書的內容并進行責任的明確。第二，應進行該工作分工體系的完善，具體的進行分工，并明確的落實到個人身上，這可以有效的降低工作中錯誤的發生概率[2]。

（二）踐行有力保障

為整個企業在辦公中提供極大的便利和極大的保障整個企業的信息不受侵害都是做好辦公室文書檔案管理工作所發揮的實效。基于此，完善辦公室文書檔案管理工作的保障機制就顯得尤為重要。企業可通過可靠性強的國際上最為先進的和應用范圍最廣的安全系統的引進，來極大的提升辦公室文書檔案的安全性指標，這也在某種程度上也是中國當代眾多企業具有革新意識的集中體現，有助于帶動和促進整個企業內部工作人員整體工作實效的提升。

（三）完善檢索系統

第一，辦公室文書檔案保存的完整性以及安全性指標的極大確認與保證；

第二，辦公室文書檔案管理檢索系統文書查找以及歸檔整理的便捷性指標，都是進行辦公室文書檔案管理檢索系統完善所要依據和遵照的兩個最為基本的要求。除此之外，還應該定期的進行已無任何使用方面價值以及極大占有辦公室有限空間資源的失去效力或已經過期的文檔的清理工作。此種文檔的定期清理不僅僅是因為其依然過期或是沒有實際的效力，在很大程度上還是由于其極易和其他有效力的文檔混淆，進而給文檔的查找使用以及歸檔工作帶來很大阻礙，嚴重降低整個企業內部工作人員整體工作實效的緣由[3]。

（四）強化人員培訓

在當今這個社會經濟發展日新月異的時代，社會經濟的發展催生了大量信息，信息的產生又極大的促進了社會經濟的發展。作為企業信息化工作中占據著重要位置的辦公室文書檔案管理工作，也不可能不加快自身的信息化步伐，來為實現整個企業的信息化建設工作而服務。為了使企業的辦公室文書檔案管理工作更好的貫徹當下信息化的發展潮流，助力企業的整體可持續發展，不落后與信息社會發展的時代潮流，這對辦公室文書檔案管理工作的主要負責人以及與之相關的辦公室工作人員提出了應該具備專業性極強的與辦公室文書檔案管理工作相匹配的知識技能[4]。因此，通過開展多樣化的培訓是辦公室文書檔案管理有關工作人員提升和強化自身專業水平和知識技能以與實際工作相匹配的重要途徑，具體應該做到取其長以補其短，進而起到完善和充實自身本領的促進作用，從而使自身的工作達到當前信息社會時代發展中所提出的新要求，跟上時代發展的腳步，進而極大的提升自身工作的質量，最終助力企業的良性、健康發展。

三、結束語

辦公室文書檔案管理工作在企業的信息化建設中占據著極其重要的位置，其能為整個企業在辦公中提供極大的便利和極大的保障整個企業的信息不受侵害，這都是做好辦公室文書檔案管理工作所發揮的實效。本篇文章，首先對辦公室文書檔案管理工作跟不上信息社會發展的步伐、辦公室文書檔案管理的工作人員無匹配的專業知識技能這兩點現存于辦公室文書檔案管理工作中的缺陷作了簡要的分析，其后從革新管理方法、踐行有力保障、完善檢索系統、強化人員培訓這四個方面作了進行辦公室文書檔案管理工作的改革舉措的嘗試性探索和研究，以期實現最終助力于實現企業信息化建設的目標。

參考文獻

[1]陳玉宇.信息社會視角下辦公室文書檔案管理工作的改革探討[J].低碳世界，2016（31）：275-276.

[2]陳玉宇.信息社會視角下辦公室文書檔案管理工作的改革探討[J].低碳世界，2016（31）：275-276.

[3]張玉梅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新[J].辦公室業務，2017（2）：108-108.

[4]聶菊梅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新[J].城建檔案，2016（3）：57-58.

（作者單位：青海省有色地質礦產勘查局地質礦產勘查院）