淺談企業檔案工作創新與發展趨勢

王雅男

摘 要：現如今，我國的國民經濟在快速的發展，社會在不斷的進步，伴隨著信息化和網絡化的發展，傳統的檔案管理已經不符合當前企業發展的需要，并且也難以適應社會發展的要求，創新檔案管理的方式能夠極大地改變檔案管理現狀，提高檔案管理的效率。基于此，本文對企業檔案管理創新的策略進行了分析和研究，希望可以有效提升檔案管理的效果，助力企業長遠發展。

關鍵詞：企業檔案工作；創新；發展趨勢

引言

以“十三五”開局為起點，企業進入了一個新的發展階段。既面臨難得的發展機遇，也面臨嚴峻的市場挑戰。檔案部門必須緊密結合企業檔案工作的實際，堅持用圍繞科研生產大局、服務生產一線的思想來指導檔案工作，充分履行和發揮企業檔案機構的檔案管理和保管利用職能，通過檔案工作觀念創新、管理創新和技術創新，不斷完善檔案工作“三個體系”建設，使檔案工作更好地為企業的科研生產和經營活動服務。

1企業檔案管理存在的問題與不足分析

1.1企業不重視檔案管理

在市場經濟快速發展的社會背景之下，企業檔案管理發生了新的變化，但是企業中的一部分人員由于長期受到傳統檔案管理意識的影響，沒有認識到檔案管理的重要性，認為檔案管理是可有可無的部門，將主要時間與精力都放在經濟效益的增加方面，檔案管理缺乏主動性和積極性，因此檔案管理工作未能夠與企業發展、經濟建設更好地結合起來。

1.2檔案管理創新意識較弱

創新能夠為企業帶來發展的活力，檔案管理工作也不例外。當前很多企業的管理者受傳統思維的影響，認為檔案管理是其他工作的附屬和輔助，一切工作按照原有的套路進行，因此在發展的基本思路上受到了嚴重阻礙，畏懼改革，缺乏創新意識。并且企業管理體制單一，管理不到位，工作方式守舊，缺少改革的動力，使檔案管理處于止步不前的狀態。

1.3缺乏主動性

新時期的檔案管理工作還需要全面提升，但是部分企業對檔案管理工作認識不足，缺乏主動性，存在等、靠、要的思想，服務能力和服務手段相對滯后，嚴重影響了檔案管理工作的效率，檔案信息和相關的服務窗口未有效發揮其作用。

2企業檔案工作創新與發展趨勢

2.1檔案資源對于塑造企業文化價值巨大

匯豐銀行檔案館通過利用檔案來傳達匯豐銀行的文化、價值觀和宗旨，為實現企業戰略做支撐，為培養員工敬業度和自豪感以及維護客戶資源、保持長期聲譽方面作出了切實貢獻。李維·斯特勞斯公司利用檔案，通過創新方式講述經典故事來激勵客戶以及如何借助其悠久的品牌歷史遺產而重獲成長等。日本澀澤榮一基金會通過講述豐田汽車、株式會社資生堂、花王等日本企業多元化的檔案利用手段，是如何用來增強企業競爭力的，并卓有成效。這些事例充分證明，塑造企業檔案文化對于企業打造核心競爭力具有重要支撐作用。一些現狀企業檔案工作雖已取得一定成果，但整體局面也并不十分樂觀，表現為企業對檔案助力形成企業文化意識不強，在很多企業領導眼里，檔案就是圖書資料，僅供查考之用，他們缺乏戰略意識，缺乏對檔案工作的深刻性領悟。結果就是，很多檔案價值性被封存，企業的發展歷史無人問津，大家關注的都是“現在”，而沒有去整理“過去”，不能繼往談何開來？有的企業做得就比較好，他們會對過去的歷史進行梳理，整理出榮譽室，研究企業發展史，甚至是建立企業文化的展廳出來，向貴賓和干部職工宣揚企業發展的各個歷程的人和事。它自然而然就形成了自己的一種企業文化，也可以培養員工對企業的認同感和忠誠度。另外，相當數量的民營企業對開展檔案工作需求不強，熱情不高。筆者認為，可以從檔案助推打造企業文化角度，向民營企業宣傳開展檔案工作對于打造其軟實力的重要作用。只要是想做大做強的民營企業，是沒理由將檔案部門提供的服務拒之門外的。

2.2適應發展，創新整理流程

隨著信息技術的發展，OA、ERP等的上線運行，企業已逐步進入到辦公自動化、科研生產無紙化、信息資源利用網絡化的階段。文件收發、批閱、處理已實現網上傳輸，但是文件的歸檔整理卻還是沿襲原來紙質文件時期的歸檔流程。在信息化時代，創建文檔一體化流程成為全新的理念，它是對分工后的工作崗位、工作環節、工作步驟的一體化集成的過程。OA系統與檔案管理系統的成功銜接，從技術手段上已可實現文件的實時歸檔，檔案部門應適應企業的發展，在實踐工作中不斷摸索創新，對檔案整理工作流程進行重組與再造，以提高整理工作效率。

2.3擁抱當代信息技術是檔案工作大勢所趨

大衛·弗里克先生在題為《國際理事會及企業檔案—支持創新發展》的報告中指出，數字技術、數據分析技術以及人工智能這三者將在檔案文件的保存、展示方式等方面不斷給檔案工作者帶來巨大的影響。隨著大數據、云智能、區塊鏈等技術的不斷完善和發展，當代信息科學技術進步可謂一日千里，直接帶來的效益就是提高了人們的工作效率，使得信息交流活躍程度前所未有。對于檔案部門來說，與時俱進，用當代科技武裝自己，對于保護檔案原件，提高工作和查閱利用效率是大有裨益的。實際上，將檔案資源在系統平臺上進行有效整合，對于企業實現數據流，為檔案資源發揮更大作用做了堅實的鋪墊，即企業檔案信息成為企業各項信息的有機組成部分，既與其他資源有效匹配，又能起到印證作用，助力企業實現戰略愿景。面對信息技術，企業無法回避，唯有擁抱，這是必然趨勢。筆者接觸過很多企業，缺乏戰略眼光，對檔案及檔案工作不甚重視，對檔案的實體保護不夠、信息化建設力度不足，一旦遇到的坎坷教訓或者業務的發展等因素，就會陷于被動，甚至影響其生存。

2.4創新培訓機制，提升業務素質

目前，企業檔案人員的培訓內容和形式比較單一，不能適應新形勢的發展需要。因人而異，按需施教是培訓工作未來的發展趨勢。對檔案人員采取分工輪換、職位輪換的形式，實施崗位鍛煉，是促進檔案人員全面熟悉各門類檔案工作業務，快速提高檔案管理水平的有效途徑。檔案部門應有針對性地、分期分批地對檔案人員進行崗位輪換，在挖掘檔案人員潛力，發揮各自特長的基礎上，提高其適應性和應變性，對年青、優秀員工將其放在重要崗位、綜合部門進行鍛煉，提高其獨立工作、綜合協調的能力，使其快速成長為業務骨干。檔案部門還可以開展形式多樣的競賽活動，有計劃地組織檔案人員到檔案管理工作做得比較好的單位去參觀學習，互相進行經驗交流，借鑒其他單位好的管理方法以開闊檔案人員的視野，啟發靈感，拓寬思路，更好地改進企業的檔案工作。

2.5依托信息技術，全面推進“數字檔案館”建設

隨著計算機管理廣泛應用于企業科研生產、經營管理活動的方方面面，CAD、CAM、ERP、PDM、OA已成為企業設計、生產和管理的主要手段。企業各部門在科研生產過程中產生了大量的電子文件，其格式多樣，很多相互間不相融通，數據無法共享。為保證電子文件的歸檔質量，檔案部門要進行前端控制管理，積極參與電子文件數據收集交換系統的設計，制定統一的數據庫結構，提出具體采集方案，依托企業信息技術的支持，通過數據的結構化處理實現無序信息的有序集合，全面推進“數字檔案館”建設。

結語

檔案工作的發展必須以服務企業的科研生產為中心，通過觀念創新、管理創新、技術創新將檔案資源轉化為現實生產力，充分發揮檔案工作在企業經營管理決策中的作用，促進檔案工作水平的提高。

參考文獻

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（作者單位：大慶中藍石化有限公司人力資源部）