事業單位文書檔案的規范化管理分析

張生

摘 要：隨著信息技術的不斷進步，它給公共機構的檔案管理帶來了新的挑戰和要求。事業單位作為我國重要的公共辦事服務機構在文件管理過程中，事業單位機構對于檔案管理工作越來越掙扎。尤其在檔案管理工作中的文書檔案管理方面一直以來都是事業單位檔案工作中的一個薄弱環節，所以事業單位做好文書檔案管理工作不僅對事業單位檔案管理工作起到一定的積極作用對于事業單位的整體工作提高和完善也將起到積極的作用。

關鍵詞：公共機構；要求；事業單位；文書檔案管理；薄弱環節

1 前言

檔案是單位活動的記錄。檔案管理的規范與否，對事業單位整體工作的開展具有重要影響。文書檔案的規范化管理，在單位檔案管理中占有舉足輕重的作用。檔案管理者要準確把握文書檔案的管理方法，切實做好文書檔案的規范化管理。

2 事業單位中的機構文件管理相關問題

事業單位作為我國的重要單位，在日常工作中出現工作上的問題對于國家和人民來說都是一件極其不好的事情，事業單位作為公共機構是為人民服務的機構，將對人民的生活和工作產生重要影響。而且也會對單位的發展產生影響它也會對國家和人民產生相應的影響。

2.1 事業單位在日常工作中對于文書檔案管理沒有給予足夠的重視

事業單位中的文書檔案業務部門在文檔文件管理工作中遇到的最大問題和最容易出現的問題是單位不重視文件管理工作。單位領導沒有正確認識文件檔案管理工作。對人文檔案檔案的管理非常簡單，只要能夠正常使用，并且不愿意投入太多人力物力來建造檔案，就認為檔案可以使用。這導致了事業單位機構文件檔案管理長期缺乏健康發展。

2.2 事業單位的文書檔案管理工作缺少信息化的有效保障

檔案工作信息化是未來發展的必然趨勢，但目前公共機構在信息化文件和檔案建設方面還不夠完善。雖然我國的事業單位已經基本建立了信息化的文書檔案工作模式，但是在實際的文書檔案工作中經常會出現信息化文書檔案工作落實不到位的現象，這樣會浪費大量的時間，而且紙質的文書檔案具有其不可回避的弊端，由于紙質的文書檔案不但工作起來效率不高反而在整理和搜集的過程中還很容易出現錯誤，一旦數據出現在文檔文件的工作中，由于收集和整理的錯誤情況，會給文檔文件的工作帶來很大的麻煩。如果是本單位的檔案出現了錯誤那么可能會影響到單位的整體工作開展，如果是人民群眾的檔案資料出現錯誤，是不利于事業單位對人民群眾的服務滿意度的，長期下去事業單位可能就會失去人民群眾的信賴和有效支持，這將導致文檔文件管理效率的進一步降低。有的事業單位雖然建立了完備的信息化的文書檔案但是對于信息化的檔案缺少足夠的保護效果，諸如事業單位機構申請的防火墻等安全措施往往不符合要求。檔案丟失和被盜取的風險還是非常大的。事業單位要對國家和人民負責，檔案如果丟失了后者被盜取了將會為國家和人民群眾帶來巨大的損失，重要的文件信息可能涉及更嚴重的問題。

2.3 事業單位對于文書檔案管理中的文件文檔管理缺乏標準化的制度保障。

目前，我國的事業單位基本建立了檔案在管理上的檔案管理系統，但大多數事業單位的在對文書檔案文件文檔上的檔案管理系統仍然比較落后，不合理。這類系統的缺陷和缺陷會影響機構在文檔中的工作。沒有一個規范化的文書檔案管理系統作為支撐文書檔案管理工作的開展將困難重重。

2.4 事業單位機構檔案管理人員的工作態度和素質有待提高

由于單位對文件檔案的長期管理缺乏足夠的重視，文件檔案管理人員在實際工作中對文件檔案持有態度。許多組織對文件的回答在執行文件檔案工作時相對不穩定，對文件檔案沒有足夠的重視。在進行檔案資料的收集整理歸檔等工作時沒有認真仔細的對檔案資料進行檢查導致經常會出現檔案資料出錯的情況，自己卻不以為是。這就是因為事業單位文書檔案管理人員對工作不認真態度不端正的一種表現導致的，還有好多文書檔案工作人員不僅在態度上存在一定的問題在工作執行以及操作上也是達不到文書檔案管理的要求的。

3 事業單位要通過何種方法和途徑來有效加強文書檔案管理的規范化探討

3.1 事業單位要不斷加強對文書檔案管理的正確認識，提高意識。

事業單位想要做到文書檔案管理工作的規范化管理就必須要從提高自身對于文書檔案管理的重要認識才行。意識是實踐的保障和前提，只有在正確的意識作用下文書檔案管理工作才能夠在實踐工作中逐步的像規范化轉換。事業單位機構可以開展有針對性的交流會，以開發文件檔案，并允許單位領導和文件歸檔人員積極地交換文件信息。要通過一切方法和手段來加強本單位文書檔案管理人員對于文書檔案管理工作的重視程度。

3.2 事業單位必須不斷加強文書檔案管理像信息化文書檔案管理建設發展

信息化的文件管理可以有效地提高文書文件的效率，并且可以有效地降低文書文件的錯誤率。通過信息化的文書檔案管理操作及建立，可以使事業單位檔案管理更加合理，形式化，有利于事業單位機構檔案文件的規范化管理。但是信息化的文書檔案管理方式還容易產生的一個問題就是檔案的保密和可靠性不高，經常會發生檔案盜取或者泄露的情況，這是由于信息化自身的一些因素造成的，因為信息化的文書檔案是基于互聯網才能夠完成的，而互聯網在對信息數據進行處理的時候是非常容易出現信息數據被盜取和泄密的現象，所以這需要單位建立一個信息檔案管理的保密系統及安全系統，尤其是對檔案資料在文件管理上一定要進行加密保護，對于單位的文書檔案的管理系統要進行最高級別的防火墻保護，最大限度的保護單位文書資料不會被不法份子盜取或者盜用。

3.3 事業單位要不斷的完善文書檔案管理工作的管理制度。

事業單位文件檔案管理的規范化管理必須通過健全的管理制度來保證。對于文書檔案的管理要實行統一的管理模式，文書檔案資料的整理要進行分類分項目的進行整理，確保文書檔案資料管理的合理性。文書檔案資料進行分類分項目的整理不僅體現了規范化管理的要求而且在后期檔案管理人員在進行相關檔案調取或者查詢時也會更加的高效方便。

3.4 事業單位要不斷加強文書檔案管理人員的意識和素質培養

事業單位的文書檔案管理工作最終是否可以做到規范化管理和文書檔案管理人員有著直接的聯系。因為無論技術或系統多么完美，最終文檔文件的管理都必須由文件管理人員來完成。因此，文檔文件管理人員對文檔文件管理的態度決定了文檔文件管理是否可以被標準化。因此，事業單位必須不斷加強文件檔案管理人員對文件檔案的重要理解和自身素質能力。首先，我們必須肯定文件檔案管理人員的重要價值，并讓文件檔案管理人員對自己有一個肯定和肯定。只有這樣，我們才有動力做好文件檔案管理工作。其次，在文書檔案管理方面做得很好的員工也可以得到獎勵，并且可以對骨干進行培訓，以有效激發其他文書檔案管理人員的嚴格要求。

結語

事業單位文書檔案管理工作要想不但與時俱進，就必須要做好文書檔案管理工作的規范化管理要求。

參考文獻

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（作者單位：青島市即墨區勞動力培訓轉移辦公室）