檔案管理中的常見問題分析及應(yīng)對(duì)措施

張克興

摘 要：無論是國(guó)家機(jī)構(gòu)、企業(yè)以及個(gè)人，檔案都是非常重要的信息記載憑證。它記錄了每個(gè)團(tuán)體的基本信息及發(fā)展歷程，為每個(gè)團(tuán)體的發(fā)展提供了基礎(chǔ)性的資料。所以，我們必須管理好各項(xiàng)檔案工作，才能真實(shí)、有效地記錄各項(xiàng)檔案信息，最終為人們提供有用的信息資料。可是，當(dāng)前我國(guó)的檔案管理工作仍然存在一些不足，如檔案管理缺乏嚴(yán)禁、高效、規(guī)范的流程，管理人員的工作水平還不夠高、責(zé)任意識(shí)不夠強(qiáng)等問題。所以，現(xiàn)階段我們需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行深入的分析，從而找出管理工作的不足，并分析出現(xiàn)這些問題的原因，同時(shí)針對(duì)這些問題提出應(yīng)對(duì)措施，以改進(jìn)和優(yōu)化檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；措施；分析

一、關(guān)于檔案管理中的常見問題分析

隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理工作顯得格外重要。檔案記載著各個(gè)單位的重要信息和發(fā)展資料，對(duì)未來發(fā)展提供了必要的經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)、信息支持，而檔案管理工作是對(duì)收集和記載的檔案資料進(jìn)行分類管理和存放，以確保檔案資料的完整。但是，由于種種因素的影響，不同單位的檔案管理工作仍然存在或多或少的問題。下面本文主要從以下幾個(gè)方面出發(fā)，對(duì)檔案管理工作存在的問題進(jìn)行分析，以找出問題的根源。

（一）檔案管理工作缺乏嚴(yán)禁高效規(guī)范的管理制度

檔案管理工作主要是對(duì)檔案資料進(jìn)行歸整和存放，以保護(hù)檔案資料的完整和安全。但是，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)滿足不了快速發(fā)展的信息時(shí)代的現(xiàn)實(shí)需要。同時(shí)，一些單位的檔案管理工作分工不明確，相關(guān)的責(zé)任落實(shí)不到位，從而影響到了檔案管理工作的質(zhì)量[1]。上述問題的出現(xiàn)，主要還是因?yàn)槿狈σ?guī)范的檔案管理制度，導(dǎo)致分工不明確，相關(guān)的管理工作落實(shí)不到位等。由于工作落實(shí)不到位，極容易造成檔案資料的缺失和損壞，使得檔案資料不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用和價(jià)值。因此，如何規(guī)范好檔案管理制度是我們需要思考的問題。

（二）檔案管理人員的工作能力得不到提升和加強(qiáng)

在一些單位里，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案管理人員的年齡偏大，同時(shí)人員的職業(yè)水平也不高。檔案管理工作是一份比較枯燥乏味的工作，所以大部分檔案管理人員都是由上了年紀(jì)的員工擔(dān)任。但是，這部分人的職業(yè)水平都不高，同時(shí)缺乏一定的專業(yè)管理知識(shí)。在管理檔案時(shí)，相關(guān)檔案管理人員就顯得有心無力，不知如何開展有效地檔案管理工作，從而影響到了檔案管理工作的質(zhì)量。長(zhǎng)期下來，檔案管理工作就失去了效用，不利于檔案的管理和使用[2]。另外，在一些比較小的單位里，檔案管理人員流動(dòng)性比較大，很多管理人員都是一身多職，容易出現(xiàn)管理上的疏漏，這樣不利于管理好檔案工作。

（三）管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在認(rèn)識(shí)偏差

檔案管理工作本身比較枯燥無味，而且沒有其他經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)那么容易取得工作成績(jī)，因此許多人認(rèn)為檔案管理工作是沒有用處的。由于一些管理人員對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位、存在誤區(qū)和偏見，所以相關(guān)管理人員對(duì)工作缺乏一定的積極性，從而導(dǎo)致了檔案管理雜亂無章。這樣不僅會(huì)造成檔案的損壞和遺失，還會(huì)影響到其他部門人員對(duì)檔案的使用，不利于檔案發(fā)揮其應(yīng)有的使用效用。

（四）檔案管理的硬件設(shè)施得不到及時(shí)更新

隨著信息化時(shí)代的快速發(fā)展，檔案管理工作也逐漸使用了信息化管理設(shè)備，有了信息化設(shè)備的使用，檔案管理工作變得更加的便利和快捷，同時(shí)也提升了管理的質(zhì)量。但是，信息化管理設(shè)備需要一定資金的投入，許多單位的硬件設(shè)施投入不足，還沒有完全引進(jìn)信息化管理設(shè)備，甚至一些單位還不具備專門的檔案管理室，從而導(dǎo)致了檔案資料存在雜亂，不利于檔案資料的保管。所以，如何完善單位的檔案管理硬件設(shè)施是我們需要重視和思考的問題。

二、改進(jìn)檔案管理工作的應(yīng)對(duì)措施

（一）制定實(shí)用高效規(guī)范的檔案管理工作制度

由于檔案管理工作屬于單位的后勤管理工作，而且管理的內(nèi)容比較多、相當(dāng)?shù)默嵥椋绻覀內(nèi)狈τ行У毓芾碇贫龋敲次覀兪呛茈y開展有效地檔案管理工作，從而發(fā)揮不了檔案管理應(yīng)有的效用，不可能為其他部門人員提供有價(jià)值的檔案信息[3]。因此，當(dāng)前我們需要規(guī)范好各項(xiàng)管理工作制度，讓各項(xiàng)檔案管理工作有章可循。對(duì)于如何規(guī)范檔案管理工作的制度，筆者有以下看法和意見：

首先，我們需要依據(jù)單位的實(shí)際情況，科學(xué)合理地制定各項(xiàng)管理措施。如規(guī)范好檔案的歸檔、存放及借閱等制度，從而保證管理工作落實(shí)到位。其次，我們還應(yīng)該設(shè)立專門的檔案管理部門，以落實(shí)好各項(xiàng)管理工作制度。通過規(guī)范檔案管理工作制度，有利于推進(jìn)各項(xiàng)檔案管理工作，促使檔案管理工作有章可循，對(duì)提高檔案管理的效率和質(zhì)量起到一定的幫助作用。

（二）及時(shí)提高加強(qiáng)檔案管理人員的能力

雖然檔案管理工作不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但是在單位管理工作中，檔案管理工作的效用是不容小覷的。因此，除了規(guī)范好各項(xiàng)管理工作內(nèi)容之后，我們還應(yīng)該加強(qiáng)管理人員的管理能力，這樣才能更好的管理檔案，確保檔案的歸檔和保存，從而為其他部門人員提供有價(jià)值的檔案信息。

首先，單位應(yīng)該盡可能安排各項(xiàng)管理培訓(xùn)工作，促使管理人員不斷學(xué)習(xí)和強(qiáng)化自身的管理技能。比如，單位可以定期組織人員參與相關(guān)的管理培訓(xùn)活動(dòng)，讓管理人員學(xué)習(xí)更多先進(jìn)的管理技術(shù)和方法。其次，單位還應(yīng)該定期考核管理人員的工作能力，對(duì)其一段時(shí)間的工作情況進(jìn)行考評(píng)，以督促人員做好檔案管理工作。

（三）進(jìn)一步強(qiáng)化單位人員的檔案管理意識(shí)

檔案管理工作是一份比較枯燥的工作內(nèi)容，而且不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，所以很多年輕人都不愿意從事檔案管理工作。同時(shí)，許多管理者過于重視單位的經(jīng)濟(jì)效益，將大量的人力和物力都投入到了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，對(duì)檔案管理工作的投入比較少[4]。因此，我們想要做好檔案管理工作，就必須強(qiáng)化單位人員的檔案管理意識(shí)，這樣管理人員才有意識(shí)的做好各項(xiàng)管理工作。

首先，單位領(lǐng)導(dǎo)需要做好榜樣作用，積極普及和宣傳檔案管理知識(shí)，以促使管理人員重視檔案管理工作。其次，單位還可以定期組織工作匯報(bào)，要求管理人員匯報(bào)一定時(shí)期的檔案工作情況，從而讓管理人員意識(shí)到檔案管理工作的重要性。另外，單位還可以獎(jiǎng)勵(lì)表現(xiàn)比較好的檔案管理人員，以提高管理人員的工作積極性，從而強(qiáng)化他們的管理工作意識(shí)。

（四）完善硬件管理設(shè)施，提升檔案管理質(zhì)量

當(dāng)前檔案管理工作已經(jīng)進(jìn)入了新的發(fā)展階段，越來越多的單位引進(jìn)了先進(jìn)的信息化管理系統(tǒng)及設(shè)備。但是，一些單位還再沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式。所以，為了提升檔案管理工作的質(zhì)量，當(dāng)前我們需要重視檔案管理設(shè)施設(shè)備的投入，從而完善各檔案管理硬件設(shè)施。

首先，單位可以根據(jù)實(shí)際情況，適當(dāng)投入一定的資金來完善管理設(shè)施，從而為各項(xiàng)檔案管理工作提供必要的硬件支持[5]。其次，我們還應(yīng)該定期組織管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)的硬件使用規(guī)范，以促使管理人員學(xué)會(huì)利用科學(xué)的管理設(shè)備進(jìn)行工作，以提升檔案管理工作的質(zhì)量。

三、結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前檔案管理工作應(yīng)該滿足時(shí)代發(fā)展的發(fā)展需求，不斷改進(jìn)和優(yōu)化管理的方式及內(nèi)容，真正發(fā)揮檔案管理工作的效用，為未來發(fā)展提供高效的經(jīng)驗(yàn)借鑒和指導(dǎo)。

參考文獻(xiàn)

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[3]徐洪芳.建設(shè)工程檔案資料管理中的突出問題及應(yīng)對(duì)措施思考[J].自然科學(xué)：全文版，2016，11（2）：00205-00205.

[4]李蓉.淺析企業(yè)檔案管理中的常見問題及應(yīng)對(duì)措施[J].商品與質(zhì)量·建筑與發(fā)展，2014，26（9）：106-106.

[5]王小紅.事業(yè)單位檔案管理中的常見問題及解決方法分析[J].祖國(guó)，2017，24（13）：95-96.

（作者單位：山東省濰坊市奎文區(qū)商務(wù)局）