淺談如何做好醫院醫療設備檔案管理工作

孫媛媛

摘 要：醫療設備檔案管理在醫院檔案管理中有著至關重要的作用，是醫療設備發揮臨床效用的可靠保障，關系著診斷的正確性和及時性。本文從醫療設備檔案管理的特性出發，對醫療設備檔案管理中存在的薄弱環節：管理難度大、資料缺失、過程管理難等難點進行了探討。并在筆者實踐經驗的基礎上，提出了幾點參考性意見，希望對醫療工作有所幫助。

中國關鍵詞：醫療設備；檔案管理難點；對策

當前醫療設備檔案管理依舊存在諸多難點。因此，我們需要在認真分析醫療設備檔案管理工作難點的基礎上，提出具有實效的改良策略，使得醫療設備檔案管理工作高效開展，發揮其應有的積極作用。

一、醫療設備檔案管理的主要內容

醫療設備檔案管理的主要內容有：商務資料、技術資料和管理資料。商務資料包括購置設備的申購材料、審批文件、可行性報告、資金來源、供應商（生產商）資質、招標文件、商檢證明、驗收材料、相關發票、訂購合同等。技術資料則包括醫療設備的技術標準、使用說明、維修線路、操作手冊等。管理資料則包括醫療設備信息登記表、申領單、維修記錄、技術鑒定表、常規檢驗表、檢修記錄、保養記錄、報廢文件、聲像記錄等等。

二、當前醫療設備檔案管理的難點

（一）重視度不夠，管理意識不強

檔案管理是醫院日常運作工作中非常關鍵的環節。但是從目前來看，很多醫院都存在不重視醫療設備檔案管理工作的問題。這種不重視主要體現為沒有設立醫療設備檔案管理部門，沒有全職的醫療設備管理人員。因此，造成管理人員在收集檔案時，態度不一，存在應付心理。而醫療設備檔案管理又區別于一般的醫療檔案管理，其管理內容、管理方式更加復雜，并且存在不斷變化、更新的情況。當前主要表現為設備操作說明書、驗收資料、設備技術論證、運行情況記錄、檢修記錄等資料的缺失。

（二）各部門之間的管理協作難度大

在醫療設備檔案管理的各個階段會涉及多個部門，需要各部門相互配合才能完成。很多環節，檔案管理人員都未能參與其中。例如，在前期的醫療設備購置階段，檔案管理人員就很少參與，主要是資產部門、財務部門參與相關資料的搜集與記錄。而在設備日常使用中，設備的維護、檢修記錄則由該設備使用科室部門管理。醫療設備檔案管理是一個貫穿始終的系統工作，需要管理者、維護者、使用者所在的部門一起協作完成。當前由于醫院各個部門之間的管理系統不同、主管領導不同而造成的協調工作意識差、檔案資料缺失等問題也不在少數。

（三）管理周期長，資料收集難度較大

醫療設備檔案管理不同于其他醫療資料管理。其管理貫穿始終，從申報、購置、驗收到使用、維護以及后期的降級、報廢、處理等都需要詳細的記錄。這比一般的醫療資料管理周期更長，信息系統更為龐大，管理難度也相對增加。因此，在搜集、保存、管理相關資料時所面臨的難點就更多。2002年，我國實行醫療糾紛舉證責任倒置制度，其中規定一旦發生與醫療設備相關的事故、糾紛就要求查看醫療設備檔案。這一規定也在一定程度上引起了各醫療單位對醫療設備運行階段的數據搜集重視，但前期設備購置和后期設備處理的檔案資料依舊缺乏有效的搜集和管理。

（四）信息化管理手段的應用不成熟

按照醫療設備的用途歸類，當前醫療設備可分為超聲、核醫學、心電、腦電、輔助裝置等17大類，每一類設備都有其不同的特點與技術指標，需要一機一檔，是一個龐大的系統。但目前大多數醫院采取的檔案管理方式還是以傳統的手工搜集和檢索為主，現代化信息技術應用還不夠成熟，特別是在儀器設備的使用記錄和維修記錄檔案管理方面。

三、加強醫療設備檔案管理的策略分析

（一）加強對醫療設備管理的重視，提升管理人員的技能水平

領導的重視是開展一切工作最為關鍵的因素。加強對醫療設備管理的重視一方面需要政府出臺相關的管理標準和管理規范的法律法規，引導醫療單位建立相關制度。另一方面需要引起醫療單位主管領導的重視，成立專門的醫療設備檔案管理團隊，并制定相應的管理制度，定期或不定期進行相關檔案管理工作的抽查及督促整改。同時，提升管理人員的技能水平也十分重要。管理人員的專業與否關系著資料搜集、管理的完整度。提升管理人員的技能的措施包括培訓醫療設備相關的技術知識，加大宣傳醫療設備檔案管理重要性的力度等，以促使他們認識到醫療設備檔案管理對臨床醫療的重要性。

（二）完善管理制度，加強管理考核

首先，相關部門應當將醫療設備檔案管理納入對醫療單位的質量評比標準當中，納入質量認證管理體系。其次，切實做到“四建”：建制、建賬、建檔、建卡。建制即根據國家相關檔案法及規章制度建立符合自身的檔案管理制度與規范，例如《醫療設備檔案管理辦法》。建賬即指建立固定資產管理系統，其中包括名稱、使用部門、價格、廠家信息、設備初用時間等。建檔則是指與醫療設備相關的購置、運行、維護、檢修等記錄。建卡則是貼在設備上的編號、名稱、單價、型號、保管人等信息。這“四建”即包括紙質檔案也包括電子信息。

再次，需要根據各個管理部門和工作人員的工作內容和工作性質對其職責進行定位并且與績效掛鉤，建立薪資檔案評級制度、人員考核晉升機制。最后，醫療單位還需要完善從設備申購、購置、驗收到維護、檢修、廢棄、轉讓等全過程管理內容細分。例如對醫療設備產品本身的技術標準記錄，包括設備名稱、價格、型號、等級、購置日期、許可證號、購入價格、生產廠家、使用期限、生產廠家注冊號、運行狀態等等。

（三）實行集中統一管理，保證管理資料的完整性

首先，要實行高度集中的統一管理，設立專門的科室集中管理醫療設備檔案。同時，以醫療儀器的功能性質及使用部門屬性建立相關的檔案管理小組。例如以醫學工程科為核心設立，建立起以各科室主要領導為小組組長的領導集體，從而保證管理質量。

其次，加強各科室之間的溝通，提升各科室之間的協作意識。這之中包括儀器使用的各科室和儀器管理維護的各科室。一般而言，主要是以器械科為核心，加強器械科與財務科、醫務科、設備部、信息科等部門之間的溝通、交流，提高各部門對醫療儀器設備檔案管理的認識水平和重視程度，以使得檔案的收集更加全面、完備。

最后，提高醫療設備檔案的使用率。以頻繁使用的需要來促使設備檔案管理不斷更新，同時也達到保證整個管理工作有序進行的目的。不僅可以減少醫療設備故障，而且可以讓醫療設備檔案管理參與到醫療工作中去，在設備購置、簽約驗收、日常運行、管理維護、廢棄處理等方面發揮相應的作用。

（四）充分應用現代化信息技術

一是要依托局域網，構建醫療設備檔案信息管理平臺，建立功能齊全的檔案管理系統和醫療設備全城監控系統。這不僅方便檔案管理人員和維護人員查閱設備狀況，而且能夠提高工作效率。二是利用現有的辦公自動化系統（OA）為管理平臺，采用先進的技術方式，實現文書檔案電子化管理。其中包括自動射頻技術和自動識別技術。例如，當前使用最為廣泛的條形碼，其不能能夠方便信息查閱，還能避免因為設備卡遺失或人為涂改等出現的不必要的麻煩。三是以檔案綜合資源管理系統為平臺，保障醫療設備檔案資源地有效利用。以應用來促進工作開展，并通過使用的實際情況來不斷補充、完善檔案管理內容。

四、結語

綜上所述，醫療設備檔案管理是一個系統性工作，貫穿與設備相關的整個過程。需要專職檔案管理與兼職人員相互配合，在不同的階段對資料進行搜集整理并且應用現代化信息技術將相關資料進行統一管理。在條件允許的情況下可以采用相關軟件進行輔助性管理。此外，還要加強管理人員的培訓，提升其管理水平和職業素質，避免出現檔案材料缺失的情況出現，更好地為醫療單位和社會公眾服務。

參考文獻

[1]李善順.淺析現代化醫院的醫療設備檔案管理[J].辦公室業務，2015，（03）：171-172.

[2]蔡紅華.對醫院設備檔案管理工作的思考[J].辦公室業務，2017，（08）：105.

（作者單位：曹縣中醫院）