企業人事檔案信息化管理探究

程曉麗

摘 要：在企業中，人事檔案管理是非常重要的一項內容。人事檔案是一個員工工作經歷、工作態度以及工作能力的直接體現，一個企業的人事檔案管理工作的質量，直接關系著企業員工的發展以及企業的建設和發展，隨著我國社會的進步和科技的發展，人事檔案管理工作也呈現出了新的變化，其中最主要的就是信息化對其的影響。所以在新的形勢下，人事檔案管理工作也必須要進行信息化建設，本文就針對新形勢下人事檔案管理工作的信息化建設問題和相關對策進行分析。

關鍵詞：人事檔案；信息化管理

引言

隨著科學技術的發展，云技術和互聯網等一系列信息技術的產生改變了人們的生產方式和生活方式，相應的企業中的管理模式也因其變得更加科學化、規范化，如何運用先進的技術手段進行檔案信息化管理是人們應該研究的問題，同時也給人事檔案管理帶來了新的發展機遇。

1企業人事檔案信息化管理的意義

首先，使人事檔案信息更具時效性。傳統的人事檔案管理主要是實體管理，人事檔案信息的收集、整理、保管等是人工進行的。引入信息化方法進行人事檔案管理，是將檔案信息錄入到計算機中，能夠極大地提高檔案管理工作的效率。其次，有助于企業人事制度的改革。企業可以通過網絡實現人才的選拔，也可以使用信息技術以及計算機等了解員工的真實表現，依據企業人事管理系統的信息實時更新，對企業新員工進行有效的監督管理。最后，能夠提高人事檔案管理的安全性。企業在日常監督工作中，可以將人事檔案信息作為依據，開展員工考核以及調配等，但是拆卸、裝訂紙質人事檔案會給檔案造成嚴重的損壞或丟失。企業人事檔案信息化管理后，工作人員可以直接在企業信息化數據庫中找到數據信息，提高人事檔案管理的利用率，能夠減少紙質檔案的磨損。

2人事檔案信息化建設過程中存在的問題

2.1人事檔案信息化管理制度不健全

現在的單位人事檔案管理工作中，大部分仍然采取的傳統的管理制度，并沒有根據現代科技的發展進行創新，這就使得現在企業的人事檔案管理制度并無法滿足現在社會對于人事檔案管理工作的要求，而且也限制了現代企業的人事檔案管理信息化建設，人事檔案管理制度并不健全，管理工作的效率低，在檔案管理工作中存在很多漏洞，容易產生人事檔案信息泄露的問題，給企業和員工帶來重大的損失。

2.2檔案管理人員素質不高

由于人事檔案管理工作在企業中并不受到重視，所以檔案管理人員的素質也相對比較低，很多企業在招收人事檔案管理人員時，并沒有聘請專業的檔案管理人才，還是由內部普通員工進行兼職，這就使得單位檔案管理工作效率低下。尤其是在現在的人事檔案信息化管理建設中，檔案的信息化管理對人才素質的要求比較高，但是現在企業的人事檔案管理人員普遍年紀比較大，管理理念也比較陳舊，對于現代的信息化管理的理論并不熟悉，也并沒有掌握專門的信息化管理技術，這就使得現代人事檔案管理工作難以順利進行。

2.3信息化基礎設施設備不完善

人事檔案信息化建設，相比原始的管理方式，要在人力、物力、財力各個方面都提升很多。從筆者了解到的情況以及調研工作中所反饋的情況發現，部分單位人事檔案信息化管理條件相對較差。缺乏信息化管理需要的基礎設備以及網絡等硬件設備作為技術支撐，制約了人事檔案管理的信息化建設。

2.4檔案管理方式落后

在現代經濟和科技飛速發展的時期，信息化已經成為了社會的主要技術趨勢，但是目前很多單位的人事檔案管理工作仍然停留在紙質檔案的管理上，即使是利用了信息化的技術，也只是進行了檔案的目錄制作，并沒有進行專業的信息化管理，也沒有建立電子檔案，企業內部的檔案管理相關制度并沒有建立，這些都使得檔案管理手段和方式比較落后，在檔案的信息化管理工作中，容易出現管理問題，而且檔案的利用效率也比較低。

3企業人事檔案信息化管理的策略

3.1完善人事檔案信息化管理制度

健全的人事檔案管理制度，能夠為企業的人事檔案管理工作提供有效的制度保障，所以企業必須要完善人事檔案管理相關制度，對人事檔案管理工作進行規范化和科學化的要求，對于檔案信息的真實性、檔案管理工作的規范性以及檔案保存方式等進行統一的要求，防止檔案在管理和使用中出現問題，影響檔案的利用效率。企業也要根據實際的人事檔案管理工作進行制度完善，要保障人事檔案管理工作有章可循，在工作中確保其規范性和制度化，保證企業的人事檔案管理工作順利進行。

3.2強化網絡信息化平臺建設

完善干部人事檔案網絡化的管理系統，依據管理權限建立層次化的干部人事檔案局域網，通過局域網實現連接，保證干部檔案獲得網絡化的管理，提高干部人事檔案管理的效果。人事管理工作需要依靠人事信息資料，人事信息資料的信息量是比較大的，變化比較頻繁，信息發布交流面比較大，所以必須要建立完善的人事信息庫。信息中心需要將人事信息庫與人事檔案管理相結合，統一基礎信息、衍生信息、靜態以及動態信息。

3.3提高檔案管理人才的素質

人事檔案管理人才的素質，對于人事檔案管理工作的質量有直接的影響，人才是人事檔案信息化建設的關鍵，所以企業要注意培養一批具有信息化管理能力的高素質檔案管理人才，為企業人事檔案信息化建設工作提供人才，促進企業的人事檔案管理工作信息化建設。企業也可以對外聘請專業的信息管理人才，也可以對企業原有的人事檔案管理人員進行信息化和技術化的培訓，提高檔案管理人員的技術水平，提高其人事檔案管理的專業水平和素質，在企業內部提升技術人才的地位，啟用技術人才參與人事檔案管理工作。企業要加大對人事檔案管理人員的壓力，要讓他們不斷學習和進步，在實踐中總結經驗逐漸成為具備信息化管理能力的高素質人才。

3.4開展安全性的人事檔案管理

企業人事檔案是企業發展中各種人事資源的集中體現，信息化管理時需要使用計算機技術進行，數據信息通過網絡進行傳播。網絡具有一定的開放性，因此有著比較嚴重的安全隱患。如果企業人事檔案信息泄露，企業發展就會受到影響。信息化時代背景下，信息泄露已經成為企業發展中極為重要的威脅，因此在企業人事檔案信息化管理過程中還需要做好安全管理工作，有效防范人事檔案管理中出現的安全漏洞。積極應用多樣化的計算機安全防護技術，如數據加密技術、防火墻技術、檢測攻擊以及恢復數據等技術，使企業人事檔案信息得到有效的保管。不同級別的企業人事檔案信息還需要針對性的管理，對于秘密的人事檔案要做好保密處理。

3.5為人事檔案信息化建設提供充足的資金

為了檔案管理的信息化建設順應時代發展的需求，需要加大人事檔案管理信息化建設的資金投入，從最基本的基礎設施入手，增加資金的投入，為人事檔案管理的信息化建設提供基礎保障，合理配置相關的管理資源，確保人事檔案管理信息化建設工作順利進行。為實現人事檔案管理信息化建設的目的，需要相關管理人員在掌握專業知識技術的同時還要熟練掌握應用相關的網絡信息知識和技術。

結語

綜上所述，人事檔案的信息化建設是時代發展的必然結果，提高人事檔案管理的信息化技術，增強相應管理人員的技術水平和管理能力，加強人事檔案信息化管理的安全保障體系，使之更加適應時代發展的需求。使人事檔案管理信息化建設向全球化靠攏，提高安全保障已經成為現代化人事檔案管理發展的走向指南。

參考文獻

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（作者單位：大慶中藍石化有限公司）