如何做好人事檔案收集工作

王雅男

摘 要：近年來，隨著企業的不斷發展，對于人事檔案管理工作越來越重視。人事檔案管理工作質量的高低直接影響一個企業發展速度的快慢，因此相關人員應該要重視人事檔案材料的收集與鑒別工作。但是就現實而言，許多企業對人事檔案材料收集與鑒別工作重視度不足，再加上它對人力、物力的需求較大，短期管理效果不明顯，使得人事檔案材料收集與鑒定工作應用范圍受到限制。在此狀況下，本文首先對人事檔案材料收集與鑒別工作的作用進行介紹，接著分析材料收集與鑒別過程中存在的問題，最后結合這些問題提出有針對性的建議，從而提升人事檔案材料的管理水平，保證材料的真實性和完善性，為企業今后的人事管理工作奠定良好基礎。

關鍵詞：人事檔案收集；措施

引言

做好人事檔案收集工作，不僅能夠為事業單位人才隊伍建設提供支撐材料，還能在服務地方經濟發展上起到人員篩選作用。作為向社會提供公益性專業技術服務的組織，事業單位因人員崗位類型不同，使得在人事檔案收集工作中存在著苦樂不均的現象。具體而言，行政人員的崗位工作相對穩定，所以在每年的檔案信息收集中也較為程式化。但對于專業技術人員而言，由于其直接面向社會專業技術服務，以及其工作和科研成果往往會參與社會評選，所以這就為人事檔案收集工作帶來了信息不對稱的影響。在這一影響因素作用下，對于技術人員的人事檔案收集工作時常陷入被動之中。最終，難以為單位、部門發展提供充分完整的支撐材料。

1人事檔案材料收集與鑒別的作用

第一，能夠確保人事檔案材料的完整性與真實性。人事檔案材料內容復雜，需要管理人員對其進行核實，通過人事檔案材料收集與鑒別，剔除錯誤信息，補充和更新最新內容，實現人事檔案材料的動態化管理，以滿足當代企業人事檔案管理需求，為企業人才選拔與任用提供更為準確的信息資料。第二，能夠更好為企業發展服務。人事檔案材料收集與鑒別工作中，管理人員根據專業知識來對相關信息進行篩選，減少人事檔案材料管理中的不規范操作，幫助企業人事部門開展人事考核工作，以發揮出人事檔案材料管理的作用，提高企業的人才運用水平，更好為企業的發展服務。

2事業單位人事檔案收集工作面臨的挑戰

2.1專業技術人員對檔案收集不重視

隨著事業單位分類改革序幕的拉開，不少專業技術人員與市場對接，直接參與到了企業技術服務之中來。同時，不少專業技術人員也以私人身份獲取了各類國家認證的職業資格證書。但部分專業技術人員因各種各樣的原因，不愿將上述真實情況匯總到每年所需提交的人事信息表中，從而就導致了人事檔案信息收集存在著缺失。以上從兩個方面所做的問題分析表明，制約事業單位人事檔案收集工作的原因需要從客觀和主觀等兩個層面來探尋。而在應對挑戰時，則需要著力從破解主觀影響因素入手。

2.2不具備良好的檔案管理意識

目前我國的人才管理都是有專門的部門，配備專門的人員來負責。就我們個人而言，我們一生不太可能接觸到自己的檔案材料，而且就我國而言，我們對于檔案重要性的宣傳力度遠遠不夠。所以，我們有一大部分人沒有意識到檔案材料對于自己今后生活的重要性。這樣就造成了在我們的學習和工作中，對于自己的檔案缺少應有的關注，重視程度低，沒有對檔案進行及時的保護和存放，從而導致我們對于自己的個人實際情況不了解，不能夠對自己的實際情況進行準確的判斷。正是因為越來越多的人因為這種意識，所以對于自己的工作生活造成了不好的影響，這樣不僅耽誤了自己，也耽誤了別人。

3加強人事檔案材料收集的措施

3.1建立人事檔案管理機制

建立干部人事檔案收集歸檔溝通、聯系機制，切實提高材料收集歸檔效率。由于干部人事檔案收集歸檔工作涉及各個不同的干部人事管理部門，需要干部人事檔案管理部門和干部人事管理部門的協調合作才能完成。因此，檔案管理部門和人事管理部門之間的溝通、聯系就顯得尤為重要，但就目前來講干部人事檔案材料的收集歸檔工作開展情況來講，卻相差甚遠。為此，就干部人事檔案管理部門和人事管理部門必須通力合作，建立嚴密的干部人事檔案材料收集歸檔溝通、聯系機制。干部人事管理部門即干部人事檔案材料形成部門，應及時按照干部人事檔案管理權限將形成的檔案材料移交到檔案管理部門，在材料形成1個月內將材料及時移交，防止檔案材料的遺失；干部人事檔案管理部門則應定期、不定期對干部人事管理部門形成的檔案材料進行催要，符合歸檔要求的檔案材料必須及時歸入本人檔案，1年內將材料歸入檔案，2年內打孔，裝訂入冊。

3.2加強對人事檔案宣傳工作的力度

我國之前對于檔案管理的宣傳力度一直不夠，所以我們必須要加強對檔案管理的宣傳力度，我們可以通過主要媒體帶動其他媒體的方式來對檔案進行宣傳，在主要媒體中大力宣傳檔案管理的重要性，可以拍一些關于重視檔案管理的宣傳片，請名人過來當代言，發揮名人效應。其次政府真正重視其檔案管理的重要性，發揮一帶一片政策，積極宣傳檔案管理的重要性。

3.3要提升對人事檔案材料收集與鑒別工作的認識

要想提高人事檔案材料收集與鑒別工作質量，企業領導人員就要提高對該項工作的重視度，具體內容如下：第一，要轉變對人事檔案材料收集與鑒別工作的認識。人事檔案材料收集與鑒別能夠幫助領導人員明確干部人員的選拔，可以為企業挑選更多優秀人才。重視該項工作，領導人員就要給予它更多的支持，提升人事檔案材料收集與鑒別人員的地位，成立專門的管理部門，激發工作人員的積極性，確保每項人事檔案材料信息的真實性，使其更好為企業發展服務。第二，要加大對人事檔案材料收集與鑒別工作的資金投入。人事檔案材料收集與鑒別工作量非常大，領導者應加大對該項工作的投資，給予更多資金支持，為其建立現代化信息搜集與鑒別系統，減輕檔案材料管理人員壓力，科學糾正、更新人事檔案材料信息，以達到企業人事檔案管理目標。

3.4調適對部門負責人年終績效考核的內容

專業技術人員所在科室的負責人，不僅承擔著日常部門管理職責，還需要承擔對部門成員新增人事信息的把關職責。畢竟部門負責人從專業視角更能對新增人事信息的真偽進行評價。為了促使部門負責人切實履行職責，在對其所進行的年終考核中，應通過調整考核內容，來突出輔助人事檔案收集工作的重要性。最后強調，對人事檔案管理工作績效的評價，應結合檔案管理目標來展開。在新常態下，組織人事部門應在黨委的領導下完備評價指標，完備的重點應放在對人事檔案管理功能的實現程度上。由此，這里需要建立組織人事部門、其他業務部門、黨委等三方參與下的評價模式，并增大其他業務部門在評價中的權重。

結語

綜上所述，企業在對認識檔案材料進行籌集與鑒別時，應從實際狀況出發，制定出比較完善的方案，提高所收集材料信息的真實性與有效性，增強鑒別能力，這樣才能為今后企業檔案管理工作奠定良好基礎。首先相關人員應提升對認識檔案材料收集與鑒別工作的認識，積極做好認識檔案材料信息收集與更新工作，及時發現檔案材料中的問題并彌補，從而確保人事檔案材料的完整性。其次要加強對人事檔案材料收集與鑒別工作的監督，減少檔案管理中的失誤，提升檔案管理質量，為企業今后的發展提供良好幫助。最后要提升企業人事檔案管理人員的專業素質，采取有效手段對檔案材料進行收集與鑒別，使其更好為企業管理服務。

參考文獻

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（作者單位：大慶中藍石化有限公司）