電子檔案安全存檔策略及管理

賀蕓 賀燕

摘 要：隨著電子計算機的普及、辦公自動化的深入發展，過去用紙墨、照相形成和傳遞的公文、圖紙、圖形、影像、文獻資料、科技情報、商業信息等都可用電子計算機進行，由此產生了大量的電子文件和電子檔案。電子檔案是信息社會發展的產物，加強對電子檔案管理的研究，是目前檔案工作者的一項緊迫任務。

關鍵詞：電子檔案；困境；對策

書卷寫春秋，檔案繪宏圖。檔案之本記錄發展，沉淀歷史。檔案之用，在于探軌循跡，服務發展。檔案作為歷史發展的見證者，承擔著記載歷史、面向未來的重任。

隨著信息技術的發展和檔案信息化建設的不斷深入，電子文件逐步成為重要的信息資源。然而，電子文件本身具有易更改性，并面臨著載體損壞、系統升級等問題，如不及時正確應對，將造成電子文件以不可逆轉方式消失的后果。具有永久保存價值的電子文件作為社會記憶和人類核心戰略資源，必須被長期保存。由于電子檔案內容與形式的獨立性，它具有比紙質檔案更不穩定的因素。其原始性、真實性、完整性和安全性方面，都更難以保證。在檔案的原始性方面，電子檔案的原始性不易判斷和確認。電子檔案的生成形式是由實態變為虛態，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態并非完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。在檔案的真實性方面，電子檔案極易失真。在將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程中，稍有失誤即會導致檔案信息失實。此外，電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡。

電子檔案長期保存過程中面臨的挑戰主要包括：電子文件管理缺少法律法規保障；電子文件存儲載體脆弱，容易受高溫、高濕、灰塵、電磁干擾等環境的影響，從而造成信息丟失；軟硬件技術更新和設備老化容易造成電子文件不可讀取；火災、雷電、計算機病毒、黑客攻擊等因素帶來的信息安全問題；標準化建設相對落后，為異構數據平臺的數據共享和數據交換埋下了隱患；電子文件憑證性保障問題；電子文件類型多樣性導致的難以管理問題等。

近年來，公司制定了《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，起草了《電子檔案移交與接收辦法》、《電子檔案元數據規范》等文件。文件相互銜接，從電子文件歸檔、電子檔案移交接收、電子檔案在檔案部門的管理等環節入手，對業務流程、電子文件的存儲格式和元數據結構進行規范，并明晰了檔案室部門各處室在電子檔案長期保存中的職責，形成完整的管理鏈條。

其中，在選擇電子文件長期保存的格式時，我們為文書類、照片類、錄音類、錄像類等常用電子文件類型選擇了適于長期保存的幾種文檔格式，以保證電子文件的真實性和長期可用性。在元數據結構定義方面，我們要求在電子文件管理的各個階段，有關元數據應得到正確、原始、安全的記錄和保存，以證明電子文件的真實性和憑證價值，確保電子文件的長期保存，方便電子文件的查詢和利用。在職責定義方面，我們規定電子文件形成者、管理者、長期保存者及信息技術部門等相關參與者要積極主動承擔相應的責任。

建立數字資源管理，專職負責檔案數字資源存儲、共享等相關制度標準的制定，開展檔案數字資源的長期保存、數據挖掘和共享利用工作，進一步理順了職責定位，減少了職能交叉，提高了工作效率和科學化水平。下一步準備利用檔案數字資源管理對數字資源管理工作的領導決策、統籌協調、整體推進。

電子文件的長期保存需要一支由專業、管理和技術等方面人員組成的復合型管理團隊。公司積極開展檔案信息化方面的培訓，提升檔案部門從業人員的計算機知識和電子檔案管理業務水平；支持和鼓勵人員參與課題研究；實施檔案人才培養，在檔案信息化建設等領域選拔人才，努力打造一支結構合理、勇于創新的人才隊伍。

電子檔案長期保存的軟硬件基礎環境進行規劃和建設。機房建設方面，符合《電子信息系統機房設計規范》標準，為電子檔案保管創造良好的載體保護環境。在網絡層面，進行了分網管理，根據業務需要將系統、數據分別部署部署了防火墻、防病毒、漏洞掃描、安全審計等各類安全設施，確保網絡安全。存儲方面，整合各類檔案數字資源，形成統一的云存儲管理平臺。在應用層面，采用了系統管理員、安全管理員和安全審計員“三員分立”的權限管理機制，確保權限安全。在安全保障方面，達到信息系統等級保護3級要求。

為確保檔案數字資源在得到安全保管和長久保存的同時提高其利用效率，在綜合考慮網絡劃分和應用系統部署的情況下，對檔案數字資源進行了分庫管理設計，將檔案數字資源分為長期保存庫、利用庫和管理庫，并進行隔離，使管理更加清晰、存儲更加安全。

為確保電子文件的真實、完整、可用和安全，我們在北京數字檔案館系統中嵌入了電子文件四性檢查工具，可以在電子文件歸檔、移交、保管等重要階段對電子文件的準確性、完整性、可用性和安全性進行檢查。

電子檔案的長期保管問題研究是一項長期性的綜合研究，是隨著技術的進步不斷發展的。目前，大數據、云計算、區塊鏈、OFD標準等新技術在電子檔案管理及長期保存中的應用正成為新的研究熱點。對于電子文件的管理，必須解決好它的保真、保密、保存、保讀取等難題，需要從全局角度出發，探尋電子文件長期保存方案的最佳實踐，努力將電子文件管理水平推向新的高峰。電子檔案是信息時代的產物，是社會發展的必然趨勢和需要。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術上的問題，并加以迅速解決，從而在真正意義上實現安全、高效的科學管理和充分利用電子檔案的目的，使之更好地為社會發展服務。

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（作者單位：國網浙江省電力有限公司金華供電公司）