企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求

王滿瑩

摘要：人事檔案管理工作與人力資源管理是相輔相成的關系。所以，在現代這個多元的社會，企業也需要重新進行調整，跟上時代的步伐，對企業人力資源管理、人事檔案管理工作也要進行有效的改革。

關鍵詞：企業人力資源管理 人事檔案管理工作

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1009-5349（2018）10-0124-02

在現代這個多元的社會，企業也需要重新進行調整，跟上時代的步伐，對企業人力資源管理、人事檔案管理工作也要進行有效的改革，以期為企業發展作出貢獻，讓公司有能力走得更長遠。

一、現代檔案管理的新趨勢、新要求

在現在這樣一個經濟快速發展的時代，人們對自己對社會也都有了新的要求，企業同樣也需要變化，需要改革，需要對人力資源管理進行調整，來符合社會的新趨勢，新要求，人事檔案管理的工作也需要進行改革與創新。所以，必須對企業的發展趨勢有所了解，才能對人事檔案管理工作進行全面的改革與創新。新趨勢有：通過職業化來判斷人力資源管理的水平，公司創建的通過績效來結算工資的形式等等。有了新趨勢，當然也就會有新的要求。

二、人事檔案管理存在的幾方面問題

（1）服務意識欠缺，沒有積極向上的品質。很多的企業人力資源部門，不能真正做到為公司服務，為公司著想，而是以懶散的態度，比較被動地工作，起不到應該起到的作用，這嚴重影響了公司的效益。

（2）缺乏部門之間的合作意識。很多的企業各部門之間并不是互幫互助，互相學習，而是互相猜疑，互推責任，造成企業內部檔案混亂，沒有真正起到人事檔案管理的作用。比如，人事部如果需要人事檔案管理部門將員工信息找出來，但是人事檔案管理部門并不能快速、完整地將其找出，這就造成了工作上面的混亂。

（3）缺乏對人事檔案的重視和時效性觀念。很多企業的人力資源部門，對人事檔案管理工作重視不夠，沒有意識到人事檔案的重要性，那么就不會有進步，就會造成懶散的態度。一懶散就會影響到人事檔案收集歸檔的時效性，不能準確地反映員工的自身發展過程。

（4）管理制度不完善。在管理制度上面，也有很多不完善的地方，之前的一些比較傳統的管理制度是需要重新進行規劃的，作出符合現代企業管理新要求的調整，比如人力資源部需要反饋員工近幾年的工作情況表現，如果不能及時完整地收集歸檔每個員工在日常工作中的業績表現材料，就不能為公司的發展提供科學依據。

（5）人事檔案管理分類不夠科學。人事檔案管理的管理制度有所欠缺，在分類上也是有些問題的。分類是要有所依據的，不能隨意進行分類，內容上也不能忽略細節。現有的人事檔案十大類分類對企業人事檔案管理而言并不是每一類能對應上，而且現代企業里的員工一般具有很大的流動性，所以企業人事檔案管理務必要進行更全面、科學的分類，以更好地為公司服務。

（6）檔案管理員綜合素質不夠。如果檔案管理員本身不具備良好的綜合素質和過硬的專業知識，那么人事檔案必然不會得到很好的管理，這給人事檔案管理帶來很大的消極影響。目前很多企業的檔案管理員都是兼職，一不專業，二沒有全職在做，不會真正實現優質的人事檔案管理和服務。所以，必須為企業吸納專職人員，吸納具有良好的綜合素質的檔案管理員。

三、如何適應現代企業檔案管理工作的新要求

在如今這個信息飛速發展和各種新鮮元素不斷更新換代的大時代，任何一個企業想要有長遠向上的發展都是需要不斷調整和改革來順應時代的，那么企業人力資源管理在人事檔案工作上也要進行一些行之有效的改革。比如，通過職業化來判斷人力資源管理的水平、公司創建的通過績效來結算工資的形式等等。有了新趨勢，當然也就會有新的要求。要適應現代企業檔案管理工作的新要求，首先是要了解企業的發展趨勢和時代的發展趨勢，然后再進行詳細的計劃，真正地讓人事檔案管理部門為公司發展起到重要的作用。

（1）使員工不斷提高服務意識，貢獻力量。在現在這樣一個經濟快速發展的時代，人們對自己對社會也都有了新的要求，不單單重視自己的衣食住行，還包括自己精神上充實與否，企業對人的質量也都有了新的要求，要求人們在知識能力方面有更高的價值。這說明，員工要對自身的綜合素質予以提高，讓自身更加有能力，主動為公司服務，而不是不思進取，沒有競爭意識，沒有上進心，要真正為公司作出奉獻，端正態度，實現自我價值。

（2）各部門之間建立合作意識。很多的企業各部門之間并不是團結地互幫互助，互相學習，而是互相猜疑，互推責任，造成企業內部檔案混亂，沒有真正起到人事檔案管理的作用。所以，各個部門之間要互相溝通，有問題及時探討，合作解決問題。假如人力資源部需要員工信息，那么人事檔案管理部門就應擔負起責任，主動為人力資源部找信息，并且要有一定的效率。所以，人事檔案管理部門要對工作認真負責，并且要與人力資源部有很好的溝通與交流，推進合作理念的建立。

（3）不斷增強競爭意識和時效性意識。如果企業各部門之間缺乏競爭意識，各部門沒有上進心，也會影響公司的效益。沒有競爭意識，那么就不會有進步，就會造成懶散的態度。做事情沒有效率，也會影響公司的發展。所以，要有一定的競爭意識和時效性，真正為公司帶來效益。對于效率這個問題，舉個例子，如果人力資源部需要人事檔案管理部調出員工資料，那么人事檔案管理部門員工就要以較快的速度調出。

（4）建立健全科學、合理的人事檔案管理制度。在管理制度上面，要對之前的一些比較陳舊的管理制度進行重新的修訂，擬定出符合現代企業管理新要求的制度，要全面、內容豐富、比較嚴謹。比如：在日常工作中就要留心注意收集產生的各類人事文件材料、員工的表現材料等，及時歸檔。

（5）將科學的人事檔案管理分類系統建立起來，使檔案內容不斷得到充實。分類是要有所依據的，不能隨意進行分類，內容上也要注意細節，不能忽略細節。不同的工作會有不同的內容和要求，所以也要對其進行不同的分類。

（6）積極引進優秀人才，強化培訓。只有擁有優秀的員工，企業才會有所進步，所以，必須為企業吸納具有良好的綜合素質的員工。那么，人事檔案管理部門也需要吸納專業人才對人事檔案進行有效的管理。在吸納專業人才之后，還要對員工進行一個短期的培訓，讓員工對這項工作有基本的熟悉之后再正式開展工作，這樣也不會影響公司的效率。

四、結語

綜上所述，在現在這樣一個經濟快速發展的時代，企業的各個部門需要進行改革與創新，人事檔案管理部門也需要作出調整，有一個好的規劃，有一個好的制度，制定出一個比較全面、內容豐富、比較嚴謹的管理規范。現代企業里員工具有很大的流動性，所以人事檔案管理務必進行更全面、更科學的分類，更好地為公司服務。各個部門之間要互相溝通，有問題及時探討，合作解決問題。檔案管理員要主動提高自身的綜合素質，讓自身更加有能力，主動管理好人事檔案，提供服務，要真正地為公司發展作出奉獻，端正態度，實現自我價值。

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責任編輯：于蕾