新時期基層醫院檔案管理的思考

陳玲 董國彩

摘 要 醫院檔案是醫院的寶貴財富。在日常檔案工作中，要加強各部門的歸檔意識，檔案管理人員要做到精心編制歸卷目錄，增強檔案規范意識以及責任意識。當前，在信息化建設和醫療技術快速發展的影響下，醫院檔案管理工作被賦予了新的內涵，因此，醫院檔案工作應適應社會主義市場經濟體制的要求，轉變檔案管理模式，加強檔案規范化管理，更好地為新時期醫院發展服務。

關鍵詞 醫院 檔案管理 問題與對策

中圖分類號：R197.3 文獻標識碼：A

0前言

醫院在從事各種活動及工作中所形成的存在保存價值的文件、圖表及聲像等多種形式的載體文件資料就是醫院檔案，醫院檔案是管理人員和醫務工作者的勞動、智慧結晶，是醫院極為寶貴的無形資產。增強對醫院檔案的管理力度，有助于維護醫院的歷史，確保醫院可持續、健康發展。

1醫院檔案管理工作現狀

（1）檔案管理投入不足，水平不高。檔案不會產生直接的經濟效益，實施規范化管理就要有相對的投入，目前醫院多存在投入不足的情況，基于有效資金的利用，只能投入在可產生直接經濟效益的項目方面，因此造成短時間內醫院的資金難以應用在檔案管理方面，無法實現檔案管理的專業、規范、科學化。伴隨著計算機技術的應用，醫院的檔案管理手段得到了提升，但有些醫院的現代化管理水平相對較低，檔案管理機構的設備條件較簡陋、條件差，造成檔案資料的老化、霉化，導致信息的有效利用受到影響。

（2）輕視檔案管理工作，沒有充分認識到檔案管理工作的重要性，未能認識其存在的價值，缺乏有效管理機制，定制醫院的管理規劃時未能充分考慮檔案設備管理、投入、配置等，造成檔案管理水平無法適應醫院的發展。

（3）檔案管理工作效率低下。檔案管理職能部門或兼職管理檔案的人員積極性不高，對醫院檔案管理工作的知識及制度不能正確認識，檔案管理者自身的綜合素質不達標，沒能及時補充、掌握新知識，采用傳統的管理方法，造成檔案管理工作開展效率低下。

（4）電子檔案管理缺失。沒有定制一套系統的電子檔案管理規范，一些音視頻、文書格式的電子檔案管理不符合要求；缺乏電子檔案的認證標準，隨意更改辦公系統上的文件資料，影響了電子檔案信息的真實性；沒能做好電子檔案光盤、軟盤的保護工作，造成存儲文件損壞，丟失電子檔案信息。

2新時期醫院檔案管理的改革措施

2.1創新觀念，采用現代化管理理念

科學的檔案管理理念對于現代醫院的檔案信息利用意義重大，現代醫院檔案管理工作開展面臨著信息技術應用、電子檔案形式、新型檔案載體保管方式等多方面挑戰，要求檔案管理工作者要充分完善個人綜合素質，不斷進行創新，以全新的觀念迎接挑戰，突破傳統封閉思想束縛，從手工型向現代化管理形勢轉變。對阻礙檔案管理工作開展的舊制度進行完善改革，促進檔案管理新技術的應用，全面提升工作效率、效益。

2.2創新檔案管理途徑

為適應現代醫院對檔案信息管理發展的要求，在傳承醫院檔案管理科學方法的同時，還應積極采用國內外先進的管理方式，應用現代化信息管理技術。主要創新途徑有：（1）創新醫院檔案管理工作模式。檔案材料里面記錄的內容密切關系到檔案的利用效果，因此醫院需要組建專門的檔案管理機構，聘用專業人員對檔案信息進行統一的科學化管理，確保檔案資料的完整性；另外還應在確保檔案管理工作正常有效開展基礎上推進信息化管理，采用條碼取代編號，提升檔案管理工作實施效率及工作質量。（2）創新檔案管理工作方式。①引進ISO9000質量管理體系。檔案室是醫院的一個重要組成部門，也應該參與質量管理體系建設當中，編制出科學合理的質量體系文件及融合標準，定期接受內審及外審，促使檔案管理工作的開展更加科學化、規范化、現代化。②完善管理制度。伴隨信息時代的快速發展，需要改革并完善醫院的檔案管理制度，定制并完善管理檔案的實施制度；明確檔案管理工作人員的崗位職責；定制醫院檔案管理實施辦法；完善檔案管理的收集、整理、保管、利用、保密、銷毀、補充修改、鑒定等多項制度，將其納入工作日程，促進醫院檔案制度化、規范化管理的發展。③實現網絡化管理。利用紙質檔案數字化實現信息化管理；應用網絡、計算機技術，統一管理檔案信息，實現現代技術、檔案管理手段的同步發展；構建檔案管理網絡查詢系統和服務平臺；積極構建各類多媒體數據庫，發展檔案資源共享，提升現代化管理水平。

2.3創新服務方式

對醫院檔案管理服務方式進行創新，充分發揮醫院檔案的價值作用，促使其轉化為現實社會經濟效益。醫院檔案管理部門應轉變為主動服務型，積極拓寬服務范圍、領域，實現服務方式的創新化管理，發揮檔案信息的資源作用。（1）拓寬服務范圍。充分利用現代化技術，以多途徑、多渠道方式對醫院檔案信息資源進行開發，構建醫院檔案信息網絡，實施網絡檔案服務。依據社會需求發展形勢，擺脫業務觀點，利用檔案資源，從多層次、多角度為患者、社會公眾和醫務人員服務。（2）提高檔案利用價值。檔案管理工作在向現代化轉型期間，傳統檔案和現代檔案服務間是“相輔相依”的服務方式，它們之間存在著密切的互補性，所以醫院檔案管理部門應依據發展趨勢，對傳統檔案服務方式進行優化，促進醫院檔案管理服務方式的創新發展。

2.4注重特定時期的醫院檔案管理

特定時期形成的醫院檔案，能夠反映醫院的改革發展轉折點、閃光點等，對這些檔案進行針對性的收集、整理、保管，有助于醫院歷史順延，改革醫院體制，調動醫院員工的向心力等。

3結語

檔案管理工作是醫院各項工作開展的基礎前提和連接紐帶，醫院發展建設過程中應充分認識檔案管理工作開展的重要性及作用。現代醫院檔案管理部門應對檔案管理的內涵充分、準確地認識，積極應用新技術、新方法，大膽嘗試、積極創新，確保醫院的檔案管理工作得以全面、有效開展，實現更高的經濟、社會效益。

參考文獻

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[2] 何姝婧.新醫改下醫院檔案管理中存在的問題及改進策略[J].中國醫藥科學，2012（15）.