淺談對于新形勢下的檔案管理的創新服務

摘要：在計算機信息化技術普及的時代背景之下，各種工作對于檔案管理規范化的要求日益加強，而檔案管理又是促進高校長效發展的核心推動力。在這種大的前提之下，高職院校管理工作者應該充分地認識到現在檔案管理方面存在的問題，跟隨時代的進步，不斷地更新檔案管理的模式和方法。本文將為新形勢下檔案管理的創新提供一些方法作為參考。

關鍵詞：高職院校；檔案管理；存在的問題；創新方法

在新課表改革的背景下，高職學校的檔案管理工作被放在了學校和教育部門工作的第一位，同時檔案管理工作作為衡量一所學校管理工作進行的是否完善的一大標準，對于學生、科研等信息的管理，以及高職院校的發展具有重要的意義。加強高職院校的檔案管理工作可以提高高職院校的教育水平，推動高職院校管理制度的完善。

一、 當前高職院校檔案管理工作存在的問題

目前許多高職院校的檔案管理工作都存在一些問題，并且這些問題對于高職院校管理工作的進行以及管理制度的完善造成了嚴重的阻礙，下面我們對高職院校檔案管理工作存在的一些主要問題進行分析。

1. 沒有專業的檔案管理人員

現在許多的高職院校的檔案管理人員都是外來聘請的兼職人員，根本沒有相關專業的專業知識，甚至沒有相關專業的從事經驗。除此之外，有的院校則是分配專業不對口的教師去進行檔案管理工作，這些人由于不具備專業知識、技能和素養，所以難以及時地獲取檔案管理資料和信息。這種不專業，不正規的管理模式就是高職院校檔案管理工作發展的最大阻礙，同時也妨礙了高職院校的發展腳步。

2. 不重視檔案管理工作

檔案管理工作是獨立于高職院校的教學生活之外的，在這種情況之下，檔案管理工作就經常會被大部分人遺忘，只有在需要的時候才會想起。教學工作，教學進度才是高職院校中教師的工作重心，因此檔案管理工作沒有受到相關人員的重視，沒有其應有的地位。從而，高職院校的檔案管理工作一直沒有被學校和教育部門擺到桌面上來談。

二、 高職院校實施檔案管理工作的必要性

1. 為高職院校積累信息資源

高職院校的檔案是促進院校的持續改革發展，提高院校精神面貌和歷史底蘊的前提條件。因為高職院校的檔案是院校的發展歷程的清晰化的映射，所以完整的檔案可以清楚地反映高職院校的辦學歷史和歷史文化底蘊，同時完善檔案管理制度還可以促進院校的管理水準和教學質量的提高。

2. 有利于落實科學發展觀

高職院校的檔案管理工作是科學發展觀中教學，科研和社會三大部分中教學和社會部分。檔案管理工作的有效進行對于高職院校的發展和推動社會服務多元化具有重要意義，總而言之，高職院校的檔案管理工作對于學校和社會都具有重要意義。

3. 高職院校改革的基礎

在新時代教育體制改革的潮流之下，高職院校也需要跟隨時代的進步，進行教學改革。這之中最重要的就是能夠跟隨時代的腳步，及時地更新教育發展觀念。在這種情況之下，高職院校的檔案管理工作就成了高職院校進行改革的基礎工作。檔案管理工作可以為高職院校的改革提供有效、及時的信息，在檔案管理工作的及時配合之下，高職院校的教學改革才能及時有效地進行。而高職院校教學改革的順利進行，又為檔案管理工作的進行和檔案管理制度的完善提供了良好的環境，為下一次的教學改革奠定了基礎。

三、 高職院校檔案管理工作的創新方法

上面我們對高職院校檔案管理工作存在的問題，以及高職院校檔案管理工作的必要性進行了分析。由上文可知高職院校檔案管理工作存在不重視，缺乏專業人員，跟不上時代的腳步等一系列問題。同時我們知道了檔案管理工作的有效進行，對于高職院校的長期發展的重要意義，下面是對于如何創新檔案管理工作的一些方法。

1. 創新檔案管理意識

先進的意識是工作開展的前提，因此創新高校檔案管理工作的意識和理念就是高職院校檔案管理工作有效進行的前提。對此主要有三方面的解決方法，第一，通過各種形式的宣傳工作，加強檔案管理人員對于自身工作的認知水平，讓相關工作人員能夠自覺地提高服務意識，找到創新方法；第二，強化全面、全過程、人性化的服務理念，可以通過一些創新活動來開拓檔案管理人員的創新思路；第三，通過相應的宣傳教育使教職工人員充分地認識到檔案管理工作的重要性，讓其認識到資源搜集管理的借鑒和指導意義，激發相關人員對于自身工作的熱愛，而后自覺地為學校的發展而搜集整理資源。

2. 進行檔案管理工作的改革

檔案收集、檔案劃分、檔案保管、檔案開發、檔案利用是檔案管理工作的主要環節。在信息化的社會背景之下，現代化的管理設備是管理工作有效進行的前提。但是目前許多高職院校由于領導不重視檔案管理工作，因此，學校并沒有相應的、先進的管理設備，在這種情況之下，高職院校的檔案管理工作效率低下。因此加強相關領導的重視，引進先進的管理設備，加快檔案管理工作現代化、信息化、資源化的進程刻不容緩。這樣不僅可以提高檔案管理工作的效率，還可以減輕檔案管理人員的工作負擔，讓工作人員更加樂意去完成檔案管理工作，并將之完成的盡可能好。

四、 總結

如上面所闡述的，高職院校的檔案管理工作在教育體制改革的背景之下，也在如火如荼地進行管理制度持續深入的改革。主要是從傳統的手工、人工管理模式改革為計算機的信息化、資源化管理。這樣高職院校的檔案管理工作變得更加高效化和多元化。但是雖說檔案管理工作在不斷地改革完善，在改革的過程之中還是存在一些問題，同時改革也面臨著許多挑戰，這就要求學校盡快地提高認知，跟上時代的腳步，將檔案管理工作改革進行到底，促進院校的全面發展。

參考文獻：

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作者簡介：崔杰，副研究館員（副高），黑龍江省哈爾濱市，哈爾濱職業技術學院。