大數據背景下企業檔案管理研究

俞菡

摘要：檔案管理是企業的一項基礎性工作，對于企業未來發展具有十分重要的影響，在大數據的背景下，企業應該不斷提升檔案管理質量和信息化建設水平，實現檔案管理模式的優化升級，只有這樣才能更好地適應企業未來發展的實際需求。本文在深入分析企業檔案管理特征的基礎上，較為詳細地闡述了基于大數據的企業檔案管理建設對策，希望能為提升企業檔案管理水平起到一定的積極作用。

關鍵詞：企業檔案；檔案管理；大數據

在大數據時代的今天，“數據”已經成為一項尤為關鍵的生產因素。在企業現代化和科技化的發展下，怎樣才能對檔案的大數據有效整合，確保大數據更好地發揮數據基石作用，已經成為社會各界廣泛關注的話題。隨著大數據研究逐漸深入，企業創新決策越來越依賴于數據挖掘與數據分析，而企業檔案數據資源為企業這一決策提供了數據基礎。因此，在此背景下企業檔案管理中運用大數據分析方法便具有十分重要的意義。

一、大數據背景下的檔案管理特征分析

（一）企業檔案類型多樣化

大數據時代背景下的企業檔案信息資源不僅包羅萬象，覆蓋地域范圍廣，而且包含語種豐富；形式上表現為文本、圖像、音頻、視頻等，還包括軟件程序、數據庫文件、元數據信息等，是多媒體、多語種、多類型信息的混合體檔案信息資源，主要歸類為科技檔案、文書檔案、經營檔案、財務檔案、人事檔案、聲像檔案、實物檔案等等。

（二）企業檔案價值密度低

在大數據時代，數據的質量非常重要。數據價值密度的高低與數據總量的大小不成正比。數據質量最難控制，檔案數據是需要經過反復分析萃取、創新的信息，檔案數據的收集、存儲、傳遞等所有環節都會影響到數據的質量，高質量企業檔案數據是管理創新的源泉，如果決策系統輸入了錯誤數據，無論分析技術和方法如何先進，獲得的分析結果對企業決策都是無效的。

（三）企業檔案時效度高

隨著技術進步，企業業務信息的采集、處理使用電子手段代替人工，處理數據的效率高、速度快。傳統的檔案接收、人工處理己不能滿足大數據時代檔案工作的要求，檔案處理必須依靠檔案管理系統自動捕獲業務流程數據，并快速進行數據篩選、整合、挖掘，以備決策咨詢和查詢利用。

二、企業檔案管理信息化過程中存在的主要問題

（一）收集方面

目前企業檔案的收集是對相對固定的幾個類別的文件進行整理，使之具有保存價值，交由檔案部門進行存檔，沒有檔案部門的企業就交由每個部門的負責檔案保管的人員進行簡單管理，這些文件大部分是結構性數據，且收集過程不具有及時性。而大數據是非常注重數據的完整性以及及時性的，任何數據沒有及時性便不可能具有高效率。因此，企業檔案數據的收集難點在于及時性。

（二）管理方面

從最初的手動整理，再到如今的一切由計算機等設備來整理，企業檔案的管理實際上從設備的角度來說已經具備了大數據時代的數據資源管理要求，缺乏的是推動這場變革的人才。現代企業在自己的尖端領域所需求的往往都是復合型人才，同樣的，在檔案管理領域，復合型人才即同時具備計算機與檔案學相關專業學位的人才，需求量在未來也必定增加，而具備這兩種專業能力的人員在我國還相對較少，因此人才的匱乏也是企業檔案管理的難點之一

（三）利用方面

傳統信息化檔案管理中，檔案信息的存儲與服務功能的提供是相對被動的，因此檔案價值的利用具有較大的局限性，從沒有需求就沒有利用的被動檔案服務理念，向價值推動需求的主動服務理念轉變，是企業進行檔案利用的一大難點。而這一難點的解決方向便是利用大數據技術充分挖掘檔案的價值與功能，才能促成價值推動需求這一理念的達成。

三、基于大數據的企業檔案管理信息化建設的有效途徑

（一）存量信息資源整合

為了建立完善的企業檔案大數據存儲與數據挖掘結構，需要對存量的檔案信息資源進行有效的整合。而存量信息資源的整合，需要構建一套標準的整合體系，才能使得整合有據可依。這套標準的整合體系需要兼具適用性與可行性。同時，開展整合工作時，應該嚴格遵守國家標準和行業標準。目前，我國越來越重視檔案相關標準的制定，包括國家標準、行業標準以及地方標等。檔案館在構建“云平臺”的過程中，也要基于云計算技術的“整合協議標準”進行。這項標準不僅囊括了軟硬件基礎設施的建設標準和利用模式標準，而且還涵蓋了網絡以及軟件服務的協議標準。如“所涉及到的與之相關的網絡通信協議和大量的數據交互組織方式的整合以及云計算運行過程中相關的業務系統中的協議標準和數據規范等。”這樣才能最大程度地確保企業檔案數據的上云之路得到足夠的固定理論標準協議的支撐。通過以上技術標準體系的建立，檔案信息資源的整合才能打下一個好的基礎，有利于更好地構建標準化的整合。

（二）與企業其他業務資源對接

由于檔案工作的管理覆蓋企業的各個部門和分公司，所以在進行企業檔案信息資源整合時要與其他部門做好對接，確保企業的其他業務資源檔案能順利進行整合。在對接準備階段，需要由檔案部門人員對其他部門相應業務檔案管理人員進行指導，聯合信息技術部門提供技術上的支持，原則上按照構建的管理標準體系與技術體系進行操作。在完成好準備階段的工作以后，開始著手建立對接。各部門按照制定的技術標準完成好各自業務檔案的整理以后對接進入檔案部門進行統一部署。同時完成檔案系統對于其他業務應用系統的對接，利用檔案信息系統提供統一的接口使得其他業務系統需要歸檔信息和資料直接進入檔案管理系統中進行歸檔。

（三）增強檔案管理數據的安全性

建立便于檔案管理相關工作人員操作的管理軟件平臺。主要可從三方面入手：其一，健全檔案管理信息化方面的水平，建立大數據網絡平臺；其二，需將大數據這個平臺的優勢進行最大化發揮，整合其相關業務，改進其工作流程；其三，基于大數據社會環境，嚴格把控檔案管理相關部門的制度要求，確保檔案信息的安全性。

四、結語

總之，在檔案管理工作實踐中，企業應該充分意識到大數據技術的優勢，并且將其應用到檔案管理信息化建設的過程中，不斷創新和改進信息化建設方式，提高檔案管理人員的專業素質，從而為提升企業檔案管理信息化建設水平創造良好的前提條件。

參考文獻：

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