事業單位檔案管理存在的問題和應對措施

姜居材

摘要：隨著時代的進步，事業單位改革在不斷深化，檔案管理工作也將面臨更多的挑戰與創新。但是目前事業單位檔案管理還是面臨著眾多的挑戰與機遇，對此我們需要抓住時代發展機會，進行改革創新，采取有效的措施進行優化，使傳統檔案管理模式走向現代化管理，從而切實提高事業單位的工作質量。基于此本文分析了事業單位檔案管理存在的問題和應對措施。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；問題；應對措施

一、事業單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理工作缺乏科學化與信息化

當前我國科學技術快速發展，現代化人事檔案管理系統已經廣泛應用。信息技術己經應用到社會的各行各業，但是部分先進技術手段并未充分挖掘，也并未在人事檔案管理工作中有效運用，部分事業單位仍然將個人信息與檔案目錄輸入計算機中，采用手工操作資料檢索與查閱檔案等方式，卻并未實施，無紙化閱檔也限制了現代化檔案管理工作的有效開展，降低了工作效率，不利于檔案的保管與存儲。

（二）缺乏專職管理人員，且業務素質不高

一是在大多數事業單位中，并未配備專職檔案管理員，檔案管理工作大部分處于分散管理的狀態，部分工作人員兼職管理檔案工作，往往沒有經過培訓，不熟悉檔案整理標準，大多數甚至不能分辨什么是檔案、什么是資料，為了應付工作往往把覺得是檔案的放進盒子保管起來。二是配備有專人管理檔案的單位，大多數檔案管理人員專業水平和管理素養水平不高，缺乏基礎理論和專業意識，實踐經驗不夠豐富，對檔案的收集、整理、裝訂等工作程序缺乏工作規范，容易導致工作中產生各種疏漏，形成不規范的檔案，不利于檔案規范保管和有效利用。

（三）制度不夠完善

在事業單位檔案管理工作的現狀中，相應的管理制度不夠完善，事業單位對其工作難以提高重視程度，無法正確認識到檔案工作的重要性。即使在一些事業單位中將檔案管理工作的管理制度進行了確立，但是在具體的執行過程中，還存在著很多問題，實施的力度不夠，監管部門的執行責任不能全面履行，將管理制度變成了一種無作用效果的形式。而且針對檔案管理的工作本身而言，它過于枯燥乏味，沒有展現相應的政績，就導致單位和工作人員對這項工作難以提高重視程度，也無法提高工作積極性。

二、事業單位檔案管理應對措施

（一）加強檔案現代化與信息化建設

隨著我國科學技術的快速發展，人事檔案管理也應當進一步加強信息技術手段的應用，通過進行現代化與信息化建設，能夠促進入事檔案管理工作與社會發展相結合。這就需要人事檔案管理工作，能夠滿足社會的多元化發展需求，結合自身的發展實際情況，切實改善工作中存在的漏洞與不足之處，提高工作效率的同時，準確及時的傳達人事信息，保障人事信息管理的準確性與時效性，要切實提高工作質量。運用現代信息技術，加強檔案基礎管理工作的有效整合，例如將文字，圖片與聲像等各項資料轉換為數據資料，能夠做到檔案管理，紙質與數據格式共存，根據不同的查找需求，能夠在網絡上查閱相關內容。并充分運用計算機網絡技術創新人事檔案管理內容，對于一些可以實行卻不屬于保密范圍的檔案，能夠做到共享，為社會提供優質的人才，促進入事檔案信息資源的使用。

（二）配足人員，提高檔案管理人員專業素質

事業單位的檔案管理人員不僅具有工作能力和文化水平，還應掌握檔案相關的法律法規、行政事務知識、管理經驗、計算機知識等。在日常的工作中，應增加檔案管理人員學習和培訓的機會，提升專業素質和綜合素質。因此，一方面可以通過招聘優秀的檔案管理人員來負責單位的檔案工作，盡量做到專崗專人專職；另一方面要加強對事業單位人員的素質教育，提高事業單位工作者對檔案的重視，強化檔案管理人員的質量意識、保密意識和安全意識，定期對檔案管理人員進行培訓，促使他們加強自身學習，提高檔案管理人員的道德素質。

（三）完善管理制度

要想促進事業單位中檔案管理工作的信息化科學化發展，首先應該加強單位的重視程度，對他們進行檔案工作的宣傳，講解相應的知識，讓他們了解檔案管理工作的意義和它對單位乃至國家發展的影響，提高單位領導的重視程度，并宣傳相應的法律法規，將其進行具體的講解，促進工作人員的工作意識，激發他們的工作積極性，明確工作的重要性，并能根據工作內容和工作目標嚴格地要求自己，對工作認真負責。與此同時，單位的相關管理人員，還要根據單位的具體發展和社會現狀，建立一定的檔案工作管理制度，對工作人員加強管理控制的同時，對領導的行為也進行一定的管理，并將管理責任劃分給個人，制定相應的考核制度，對檔案管理的知識進行定期檢測，設立減獎罰制度，對員工平時的工作內容和考核成績進行綜合，定期進行評選，給予資金的鼓勵，對成績落后的工作人員，也要給予一定的處罰，以促進工作的積極性，保證檔案管理工作被高效高質地完成，促進單位的發展。

（四）對檔案管理方式的優化

隨著科學技術的發展和先進檔案管理理念的引入，在事業單位組織開展檔案管理工作的過程中，管理方式和管理流程的優化受到廣泛關注，成為檔案管理優化的重要方向。檔案管理人員在實際對管理方式進行創新的過程中可以加強對信息技術的應用，將信息技術融入檔案收集、整理、保管和借閱等多個方面，保證借助信息技術的支持可以增強檔案管理服務的主動性，為事業單位和社會大眾提供更加便捷的檔案服務，推動檔案管理作用的進一步發展。在全面推進檔案管理信息化建設的基礎上，不僅檔案管理的方式會發生變化，并且檔案管理的效率也會明顯提高，對事業單位更好地利用檔案資源起到一定的支持作用。

總之，目前，事業單位正處在不斷的改革的過程中，在檔案管理中出現了大量的問題，為了保障事業單位健康有效可持續的發展，需要采取有效的措施進行優化，從而提高管理水平。

參考文獻：

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