我國檔案管理理念問題分析

付剛 黃均慧 劉啟山

摘 要：隨著信息化時代的到來，各行各業已經通過不同形式進行了轉變，實現了行業的信息化，檔案管理也不例外。它在管理理念上的創新，不僅跟緊了時代的發展，更為國家的發展做出了不小的貢獻；它在信息化水平上雖然仍處于發展初期階段，但這種信息化的影響已經帶動了整個系統管理上的改變，實現了檔案行業的轉型并快速發展。

關鍵詞：我國檔案管理；理念；問題分析

中圖分類號：F457；文獻標識碼：A

引言

當前，吉林省在檔案管理的過程中，還存在一些難以解決的問題，無法保證工作科學化與合理性，因此，在實際管理工作中，應當予以足夠重視，建立健全管控機制，滿足當前實際發展需求。

1 我國檔案管理理念問題分析

1.1檔案管理理念不適應檔案管理工作現代化的要求

目前，檔案管理理念還相對落后，大多數檔案管理工作人員只是把檔案看作一種非常嚴肅的保密管理工作，沒有認識到檔案是一種有價值的社會資源，因此，他們對檔案資源的開發和利用不足。而且，當前的檔案管理制度不完整，在收集檔案資料、存放檔案、整理檔案信息和進行歸檔的工作流程中經常會混合保管檔案，造成信息遺漏和文件存放順序顛倒。

1.2檔案管理工作人員的專業水平有待提升

從總體上來分析，檔案管理工作人員的專業素質還不能滿足現代化檔案管理工作的要求，一方面是工作人員在檔案管理常識、計算機操作技術和檔案信息檢索方面存在欠缺；另一方面是部分工作人員的職業素養有待加強，他們的工作態度不認真，沒有及時分類保管檔案、更新檔案信息或者沒有為檔案組卷標識目錄，甚至會泄露檔案機密。

1.3管理技術落后

當前的檔案管理技術還相對落后，甚至依然采用人工管理模式，電子檔案管理體制不完善。在提取檔案資源時，落后的檢索技術不能及時篩選檔案目錄和所需要的信息，阻礙了檔案管理工作的發展。

2 創新檔案管理理念，實現檔案管理現代化的途徑

2.1制定專職管理機制

檔案管理部門應當摒棄傳統的兼職管理方式，制定專職檔案管理機制，保證工作效果。首先，要制定細致性的檔案管理方案，明確各個部門工作職責，建立健全相關管控體系，在實際工作期間，可以按照相關工作要求，全面提高自身工作水平。其次，在專職檔案管理工作中，應當建立健全歸檔機制，明確檔案移交工作要求，在各類管理工作中，能夠制定細致化的管理機制，明確檔案工作要求。最后，在檔案專職管理期間，應當科學開展文件移交活動，加大管理工作力度。

2.2轉變檔案工作者的思想觀念，創新多樣性服務模式

在信息化條件下，檔案管理要轉變檔案工作者的思想觀念，重視電子信息技術在工作中的應用，轉變傳統的被動式服務為主動式服務，使檔案服務不在搞形式化并創新服務意識，將檔案服務工作實現多樣性，改變單一的服務內部意識，將檔案信息推廣到更大的范疇內，服務于社會需求。檔案的管理最終目的是為了服務而服務，檔案工作要深入到社會中，開展實踐活動，了解社會對資源的需求以及利用者的工作特點，將檔案資料庫面向社會開放，一方面實現資源的整合，一方面實現信息的相互利用，以求在信息時代共發展。

2.3更新檔案信息，創新管理與服務形式

在信息化條件下，檔案管理與服務應在形式上進行創新。在檔案收集過程中，應該轉變傳統的紙質文件的存檔，而是利用辦公軟件制作電子文件進行及時的歸檔，方便查閱與利用；在整理過程中，利用電子產品與互聯網進行資料的整理與整合，從引進信息的源頭進行監控與把關，及時更新檔案信息，以跟進時代的發展；服務上，改變以前文本的查閱，而是利用網絡進行檢索與查閱。

2.4提高檔案管理工作人員的專業素質

工作人員在檔案管理工作中發揮著重要作用，推動檔案管理工作走向現代化，必須加強對工作人員的教育和培訓，引導工作人員樹立正確的工作理念，認知本職工作的重要性質，熟悉檔案文獻整理和保管的流程，指導他們按照正文材料和附近材料的前后順序來裝訂檔案，并標注清晰的目錄、頁碼、類目、檔號以及必要的注釋，再進行分類存放與保管。其次，要指導檔案管理工作人員及時清理保密期失效的檔案和混合檔案，按照實際情況的變化更新檔案信息，防止檔案信息缺失或者檔案泄密，及時修補殘缺的檔案文獻、照片和磁盤等。另一方面，要引導工作人員提高自身的職業素養，增強思想道德修養和服務意識，樹立愛崗敬業精神，堅持依法治檔，不斷學習黨建文化、自然科學、現代檔案管理知識和現代化管理技術，熟悉計算機操作系統，簡化檔案檢索程序，靈活運用計算機技術進行檔案管理、調閱和開發工作，推動檔案管理工作的科學化、標準化和規范化，全體提升檔案管理工作效率。

2.5制定完善的責任制度

在建設責任制度的過程中，檔案管理部門應當明確規章制度，利用相關制度規范工作人員行為，使其可以在工作中，遵循各類管理原則，提高自身工作可靠性與有效性。一方面，要科學劃分檔案管理職責，要求工作人員負責專門的工作，及時發現其中存在的問題，采取有效措施解決問題，明確失誤操作職責，做好獎懲工作。另一方面，檔案管理部門應當加大管理力度，促進信息化管理工作的發展。

結束語

綜上所述，在檔案管理工作中尚且存在檔案管理理念不適應檔案管理工作現代化的發展要求，檔案信息資源利用率低下，檔案管理工作人員的專業素質有待提升，電子檔案管理技術落后等問題。促進檔案管理工作步入現代化，必須先創新檔案管理理念，調整檔案管理工作結構，實現保護檔案信息和開發檔案資源的并存目標；加強對工作人員的教育和培訓，提高檔案管理工作人員的專業素質，引導工作人員不斷學習黨建文化、自然科學知識和現代檔案管理知識，以此推動檔案管理工作的科學化、標準化和規范化；運用現代化管理技術開展檔案管理工作，加強網絡環境管理，確保電子檔案信息的安全，及時修補被損壞的檔案，從而有效實現檔案管理現代化。

參考文獻

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