如何做好網絡環境下的檔案信息化建設

劉營

隨著計算機技術、信息技術的發展和應用，在網絡環境下檔案信息資源的開發及利用已經呈現出一些新的特點和趨勢，暴露出一些問題和不足，只有采取有效的對策，才能更好的實現檔案信息資源的開發利用。

一、當前網絡環境下檔案信息資源開發利用存在的問題和不足

1、檔案信息服務意識薄弱。由于歷史和現實原因，不少檔案部門和檔案工作者形成了“重管輕用”的觀念上，他們認為“按時接收，按時開放，提供利用”就夠了，有的甚至將檔案工作看成一種輔助性的工作，對檔案工作缺乏必要的投入，認為沒有什么開發價值，再怎么開發也不能提高效率、不能創造效益。這種種錯誤觀念將不能適應當前及未來經濟和社會的發展對檔案信息資源的迫切需求，這是在網絡環境檔案信息資源開發利用中必須解決的一個重要的問題，否則檔案工作將無法應對數字時代的挑戰。

2、檔案信息資源建設不足。檔案信息化建設的實質是為檔案信息資源的開發利用提供一個新的平臺和空間。因此，檔案信息化建設要求有針對性地開展檔案信息資源的數字化、有序化、規范化和特色化建設，這是檔案信息資源建設的重要內容。目前，我國一些檔案部門的檔案信息化建設存在整體投入不夠，一些部門對檔案信息服務重視程度不夠，檔案工作效益低下，缺乏規范化、標準化建設，還沒有形成統一的開發利用及管理的規范和標準等問題。

3、檔案管理人員素質不高。隨著社會的發展，信息技術廣泛應用于檔案工作的各個環節，檔案工作無論從內容和形式上都發生了重要的變化，僅僅依靠傳統的檔案工作隊伍素質已遠遠不能適應信息時代對檔案人員的需求。目前某些檔案管理人員缺乏新的專業知識，知識結構出現斷層現象；缺乏現代網絡信息知識和創新意識；對計算機的使用不夠熟練等，這些都給網絡環境檔案信息資源開發利用工作帶來一定的阻礙。

二、網絡環境下檔案信息資源開發利用的措施及對策

1、網絡環境檔案信息資源開發利用的措施。

（1）解放思想，強化服務意識 。在數字時代檔案的開發與利用中，不僅要做好傳統的服務工作，而且要發揮主觀能動性，充分利用網絡、網站和檔案信息數據庫等優勢，開發多種多樣的數字檔案信息資源，不斷開拓檔案信息服務的新局面。檔案信息的開發利用工作是檔案工作的最終目的，是檔案工作其他環節的落腳點。對檔案機構保存的檔案信息資源進行開發利用是社會發展的必然要求，檔案工作者要強化服務意識，加強網絡檔案信息資源的開發利用，這是數字時代賦予檔案工作者義不容辭的責任，是社會對檔案工作發展的必然要求。

（2）深層次多角度開發檔案信息資源。要深層次多角度開發檔案信息資源，主要采取以下措施：一是積極拓展傳統載體及新型電子檔案收集的渠道，豐富館藏；二是對傳統載體檔案實施數字化，采取多種方式組織數字檔案信息。對于收集和移交過來的傳統載體，要積極實施數字化，這是提供網絡利用的前提。

（3）進行網絡型、教育型開發利用。信息技術的迅速發展為檔案部門深層次開發檔案信息資源提供了條件，檔案工作者要熟練掌握計算機操作、數據庫管理和網絡管理等基本知識和技能，提升自身的信息素質。網絡型開發利用打破了傳統時空服務方式的限制，能夠實現檔案信息資源互動、及時、全天候、多元化及個性化的服務。檔案部門間要加強合作與協作，優化檔案館藏建設，協同建設各種文獻信息數據庫，開發檔案信息資源，實現檔案信息資源共建共享。

（4）提高檔案工作者自身的素質。檔案工作者自身素質將直接影響著網絡環境檔案信息資源的開發利用工作。檔案工作者除了掌握自身所學的本專業知識外，還應該通過各種在職教育的形式，學習多方面的科學文化知識，以及多種相關專業的知識。檔案工作者必須轉換角色，從“守門人”變成信息的采集，管理和傳播者，不但要提供信息，還要提供從信息中提煉出來的新的知識，要從舊的管理和服務方式中走出來，以滿足用戶信息需求為中心使自己在未來的服務中承擔起“信息資源建設者的角色”。

2、網絡環境下檔案信息資源開發利用對策。

（1）建立檔案信息數據庫。建立檔案數據庫是網絡信息資源組織的重要形式，就是將要處理的數據經過合理分類和規范化處理之后，以記錄的形式存儲于計算機，目前的數據庫主要有以館藏檔案數字化為基礎的館藏檔案數據庫，在國外通常稱為“公用數據庫”。還有一種是以歸檔電子文件為基礎的電子文件數據庫，在國外稱為“公用信息系統”。

（2）建立高效的網絡檔案檢索系統 。檔案工作的最終目的是滿足用戶的信息需求，所以網絡環境下的檔案工作涉及多方面的內容，其核心和關鍵環節是檔案信息資源的有效檢索，網絡檔案檢索系統面臨許多新的課題，如前期基礎工作的組織實施，信息檢索系統的功能，網絡信息組織與檢索的管理方法和技術，網絡環境中只有建立高效的網絡檔案檢索系統，才能滿足利用者的需求。

（3）滿足利用者查找信息的求全和求準需求。求全就是利用者為了達到解決實際問題的目的對信息進行搜尋，需要盡可能搜到全面的信息，各個方面的材料搜集齊全，對這些材料進行全面分析從而得出結論。求準就是利用者在搜尋信息時，希望搜到的信息有一定的針對性，是和利用需求的信息有關的，而不是大量的無用信息，節省查詢時間。

（4）滿足利用者對利用速度的求快需求。檔案利用者總是希望在最短的時間內搜到滿足需求的信息，解決實際問題，這種在最短時間內找到最全面，最準確信息的需求就是對利用速度的求快需求，建立高效的檔案檢索系統，能夠節省利用者時間，提高工作效率。

總之，網絡環境下檔案信息化建設是信息時代檔案事業發展的需要，如何進行檔案信息化資源的開發、管理及應用也是我們始終都在探索的問題。我們應該積極去發現問題、解決問題，通過不斷提高自身的素質和能力，從而在網絡環境下做好檔案管理工作。

（作者單位：山東濰坊市奎文區交通運輸局）