項目立館：以管理改革激發創新活力

1 背景

解決事業單位管理體制僵化、人員活力不足問題的關鍵在于改革管理機制，從而增強機構活力、提升服務效能。佛山市圖書館主動求變，2011年實施“項目立館”，把廣泛應用于企業的項目管理方法移植到圖書館的業務工作，將圖書館長遠目標中需要有效利用一定資源，且必須在特定的時間完成的某些特定的目標任務，打包成一個個具體的項目，在規定的時間和資源付出范圍內達到預期的目標。通過這些項目的實施和成果推廣，培養人才隊伍，提升服務效益，樹立服務品牌，最終實現圖書館的發展目標。

2 做法

2.1 創新組織機制，引入矩陣式管理

與傳統金字塔式的組織結構不同，為將項目管理嵌入職能式組織結構中，佛山市圖書館采用矩陣型組織結構，縱向實體結構保持層級制框架，橫向虛擬結構以ABCD四級項目交織成矩陣，一、二線部門都參加項目化管理。這種組織結構既保證了職能式管理的穩定、規范，也發揮了項目式管理的靈活、創新。“業務管理部”作為推進項目管理的核心部門和管理項目的常設機構，負責全面管理和監控項目的運作。

2.2 規范運行機制，全面項目化管理

與企業以經濟效益衡量項目最終成效的方法不同，圖書館工作業績的衡量標準為社會效益。產出效益的方式不同、激勵的方式不同導致衡量項目效果的方法也不同。佛山市圖書館將項目管理方法應用推廣到圖書館所有業務工作中，只要符合項目要素和立項標準的工作都可以按照項目的專業化技術和方法進行管理。通過制定《佛山市圖書館項目管理實施指南》《佛山市圖書館項目管理辦法》《佛山市圖書館項目操作流程》等一系列為項目化管理服務的規章制度，讓項目管理有章可循。為了解決項目管理推進過程中遇到的問題，成立項目管理疑難攻克小組，舉行職工代表座談會，分析項目立項、結項、計分等環節中遇到的細節問題，出臺解決方案。

圖1 “項目立館”課題小組赴企業學習經驗

2.3 完善激勵機制，項目與績效掛鉤

佛山市圖書館對員工采用職能與項目相結合的考核方式，即項目與職能綜合計分的方式，個人計分由年限資歷分、項目分、科研分、榮譽分四大塊構成。

年限資歷分包含工作年限和任職資格兩個指標?？蒲蟹址矫妫鶕T工論文發表的刊物級別、課題的等級、著作的署名情況賦予相應分值。榮譽分則根據頒發榮譽證書的單位級別賦予相應分值。

項目分方面，項目結項后，項目組成員根據項目等級、擔任成員的角色獲得相應分數。項目類型分為讀者活動類、學術類、業務提升類、技術類和其他五類，項目等級分為A、B、C、D四級，團隊成員的角色分為項目發明人、負責人、主要成員、一般成員、參與成員五種，項目每月皆可提交結項，實時計分。如果項目被評為年度優秀項目，項目組成員還可再獲得加分。

2.4 打造支撐平臺，研發項目管理系統

為提高項目管理的科學性和時效性，2014年佛山市圖書館開發項目管理系統。該系統通過實現統一的用戶角色授權和登錄入口來訪問門戶平臺資源，無縫集成館內和館外的分類信息模塊，基于網頁方式整合業務項目資源、數據資源、人事資源，集項目申報、進度管理、項目成果展示、項目數據庫、業務學習、績效統計、輔助辦公功能于一體，實現信息的收集傳遞、數據流轉、定位查詢、統計分析和決策支持。自此，項目管理進入自動化、標準化、程序化管理階段。

圖2 佛山市圖書館項目管理系統主頁

3 成效

3.1 立隊伍，營造優秀的組織文化

立館先立人。在圖書館中應用項目管理的最大益處是令員工工作目標清晰、工作范圍明確、責任分明、成果明顯，提高管理效率，避免扯皮推諉、工作遲滯不前的狀況。項目評分制度營造出了組織內部競爭機制，激發了員工的工作熱情和創造力?！绊椖堪l明人”的設置就為普通員工積極發明項目提供了平臺，項目發明人具有當項目負責人的優先權、轉讓權，提高了普通員工參與項目、負責項目的機會。隨著項目管理越來越深入人心，普通員工作為負責人的比例持續增加。立項項目的負責人中，普通員工2013年占30%，2014年為43%，2015年為56%，2016年為59%。

3.2 立規則，建立公開透明的管理機制

除參照傳統的項目管理方法外，佛山市圖書館結合本館實際情況制定的系列項目管理規章制度，成為全體館員共同遵循的標準。佛山市圖書館項目立館以規章制度為依托構建起業務精細化管理的實體模型，以項目管理系統為工具實現自動化業務管理流程，使每一個員工平等獲得項目信息及績效概況知情權、成果知識分享權和個人意見表達權；通過自動化技術高效完成項目量化指標執行和數據采集分析，助力實現業務進度監管和績效統籌管理；可視化平臺整合了項目管理的成果資料庫，讓項目管理的優秀成果和寶貴管理經驗得以共享、交流和傳播。

圖3 佛山市圖書館項目管理發展座談會

3.3 立事業，服務效能迅速提升

截至2017年12月底，全館累計立項660個，12283人次參與，平均每人參與86次，參與率100%。全館大部分工作通過項目來運作，激發了館員的能動性。在項目立館推動下，各項業務迅速增長。從2010年到2017年，佛山市圖書館持證讀者量從4.2萬增長到41.6萬，年圖書外借量從34萬冊次增長到278萬冊次，讀者活動從300多場增長到2198場。