高校教學秘書發展困境與對策研究

陳雷 陳欣

摘 要：教學管理是高校教學工作的核心，而負責處理教學工作的各學院教學秘書在教學管理運作中扮演者著承上啟下的作用。文章以南京N大學為例，闡述教學秘書在教學活動中的工作職能、面對的困境，并在此基礎上提出相應建議。

關鍵詞：教學秘書；職能；困境；對策

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：2096-000X（2018）15-0141-03

Abstract： The teaching management is the core of the teaching work in colleges and universities， and the teaching secretaries who are responsible for the teaching work play an important role in the teaching management. Taking N University in Nanjing as an example， this paper expounds the functions and difficulties faced by teaching secretaries in teaching activities， and puts forward corresponding suggestions on this basis.

Keywords： teaching secretary； function； predicament； countermeasures

在高校發展進程中，教學管理是高校建設的首要任務。抓好了教育教學工作，人才的培養才能順利進行。教學秘書作為教學管理的第一線，是教學管理工作的基層管理者和執行者，是保障高校本科教學正常運作一重要環節。隨著南京N校規模的不斷擴大，教學改革進一步深化、教學團隊日益年輕化的情形下，N校有必要建立一有自己特色的教學秘書管理團隊，為建設“世界一流學科，世界一流大學”的目標邁進。

一、教學秘書的工作職能

1. 橋梁和紐帶作用：教學秘書要將學校或者教務處發布的相關條例、文件或者通知第一時間告知學院教職工和學生；同時，也要將自己學院的教學事務或面對的困擾實時向教務處匯報，從而保持學院與學校教學工作的正常溝通。

2. 助手參謀，服務教學作用：教學秘書可協助教學院長分擔并管理日常的教學活動，并根據自身的工作經驗以及結合學院自身的特性提出建議或想法等。通過協助教學院長，對學院常規工作、學籍管理、教學檔案等進行教學檢查，對教師教學質量和學生學習展開教學評估，從而保證教學質量并提高教學效果。

3. 管理育人作用：教學秘書雖然一直做“幕后”工作，卻是與學生聯系交流、處理學生教學事務最多的老師。在與學生溝通時，其一言一行都會潛移默化的影響學生。不同于“輔導員”的教師與學生之間的身份區別，教學秘書與學生之間的交流更像朋友之間“平等”的交流，往往能起到其他教書育人渠道不能達到的效果。

二、教學秘書崗位存在問題

作為學院教學管理第一線的工作人員，不僅受到教務處與學院的雙重領導，還要面對學院教師與學生各類事務的處理。雖然，近幾年N校教學管理成果顯著，但各學院教學秘書卻承受越來越多的壓力，現主要面對以下問題：

（一）工作未受到重視

“凡是教學的事情全部找教學秘書”這是學院教師和學生對教學秘書的第一印象；也有人認為教學秘書的工作就是上傳下達，幫助領導做教學文件、解決學生問題；學院受到表彰、得到榮譽總是歸功于學院領導或學生，很少會想到教學秘書也有份參與。教學秘書每日要處理繁雜但又不可或缺的工作：科研項目的申報、學生成績單打印、交流項目申請等；學生與教師的咨詢也會間接打斷教學秘書的正常工作，使得本身就繁忙的教學秘書工作效率整體降低，從而產生加班、工作態度倦怠等現象。此外，教學秘書人員配備、業務學習、工作待遇等方面也常被學校所忽視。相較于有明確職業生涯道路、有政策文件扶持的輔導員，教學秘書職業發展方向是迷茫的。

（二）教學秘書隊伍不穩定

N校18位教學秘書的用工形式中，7位是非編人事代理、3位是租賃，其余都是編制（據表1）。從2014年6月至2017年6月，因調配換崗、工作性質、待遇等問題上，N校共換過8位教學秘書，甚至有學院曾在三年之內換過2位教學秘書。此外，教學秘書晉升范圍比較窄：主要從事行政或教育管理系列職務，而且升職空間難度大。在N校做了10-20多年的資深教學秘書還只是科員（據表1）。職位上缺少繼續晉升的空間，這在一定程度上影響中青年教學秘書對這份工作的熱情和激情，使教學秘書的團隊人員經常變動，學院教學工作的持續性得不到保障。

（三）事務細、責任重、工作量大

教學秘書的工作涉及到日常教學活動的方方面面，內容范圍廣、環節多，每天要完成學院的常規性工作，解決學生與教師之間的問題，還要完成各類重要的教學質量工程建設：本科教學評估、專業審核性評估、重點專業建設、課程群教學團隊建設等；此外，每學期還要完成教務處8個科室下達的50多項的教學基本工作（據表2）。根據《N校2017年非教學崗位、崗位職責、聘任條件明細表》寫明：本科教學秘書崗位職責共有十六項，但實際上教學秘書的工作內容超出其所列。N校18個學院（部）中，每個學院只有1名教學秘書，與同類型大學在各學院設立教學辦公室，其中有1名教學秘書和1-2名教學干事去處理學院的教學事務相比。繁重的工作使教學秘書沒有多余時間去學習新事物，并難以形成論文和科研成果。

（四）缺乏相關培訓和進修機會

為提升師資力量，高校會為教師提供多種國內外的短期進修班，卻很少會涉及到教學秘書。近三年來，N校沒有為教學秘書提供系統、專業的培訓。而且學院教學秘書的更換，也沒有為新教學秘書提供基本的教務培訓。新上任的教學秘書是通過詢問教務處或在其他學院的教學秘書幫助之下，才得以逐漸完成工作。隨著教育理念的不斷更新，學校應提供一個機會，讓教學秘書吸收、接納新的創新教育思想。現18個學院（部）中有78%教學秘書為40歲以下且學歷都是研究生（據表1），若不繼續學習，每年延續舊的工作思路，不僅學院的教學工作會出現滯后或漏洞，而且教學秘書個人教育管理水平也無法得到提高。

三、解決方法

（一）重視教學秘書隊伍建設

教學秘書是一個專業性很強的工作，并不是任何人都可以勝任這個職位。N校應詳細的制定教學秘書管理條例，如：工作量化考核標準、明確崗位職責等。把各學院教學院長、系主任、教學秘書及實驗室主任的工作職責進行界定，在政策導向上制定相應的教學秘書職稱和職務考核的評價體系，充分肯定教學秘書的工作和業績，給予相應的物資和精神獎勵，充分調動教學秘書的工作積極性，讓教學秘書對未來工作看到希望。這樣才能在短時間里有效地建立一支專業性強、知識結構合理的的教學秘書團隊。

（二）合理配置人員

至2017年6月，N校教務處有9大科室，非處級管理人員25人。其中，近5年新增3個科室，增加9名工作人員。另外，各學院配有專職輔導員2-3名，再加2名學生兼職輔導員，使輔導員與學生的人數比例是1：200，而教學秘書與學生比例是1：700，甚至更多。面對上級行政機構和同級單位人員規模的擴大，N校可以適當的為每個學院的教學秘書增加人手，以緩解教學秘書工作量大的現象。在教學秘書聘用管理上，希望N校可以考慮將“租賃”性質的教學秘書轉為正式員工，讓教學秘書安心地為學校服務，從而來穩固教學團隊的建設。

（三）克服職業倦怠，提高工作效率

在這樣一個高壓環境下， 教學秘書個人需加強修養和心理承受能力。教學秘書自身要學會自我調節，保持積極樂觀的工作態度，保質保量的完成工作。為了提高工作效率，每一年度教學管理人員的評選應更加透明、公平，并公布評選的細則和條件。優秀教育管理工作者的評選應該由每日工作接觸較多的教務處依據各院教學秘書工作完成情況、科研、工作創新等條件評定。工作上，教學秘書可在工作中總結經驗，把較為繁瑣的工作進行歸納、整理為一套有效地工作手冊。等來年再用時，可直接套用過往的模板。對于學生事務的咨詢和辦理，教學秘書可以錯峰受理時間。如：每周二、周三下午可打印成績單、查詢學生排名等，其他時間不予辦理。這不僅有效地處理各學生事務的申請，還可提高自身的工作效率。

（四）提供培訓和進修機會

除個人加強自身學習和修養外，學校有計劃地對教學秘書進行培訓是必不可少的。N校可以定期開展培訓，或出外參加研討會，使教學秘書可以學習最新的教育管理科學的基本理論與知識，讓教學秘書結合現實情況，改變自己的工作方法。對于新進的教學秘書，N校可開一個單獨的崗前培訓，讓新教學秘書了解整個教務工作運行程序，并熟悉了解教務系統的操作；教務處也可定期組織教學秘書交流會，針對工作時遇到的困難與大家一起商量、出謀劃策。N校現在教學秘書的學歷基本都是研究生（據表1），而且以中青年為主，學習接受能力較快。N校可為他們可以提供各種在職學習，脫產等培訓，使他們在教學管理的業務和知識儲備上可以有很大的提高。

四、結束語

優秀的教學秘書隊伍建設是高校教學管理的工作高效運行的保障。教學秘書的成長不僅需要學院或學校的扶持，更需要自我擺正職務定位、擺脫職業倦怠、提高自身素質和知識儲備，走出工作困境，為高校的建設做出自己的貢獻。

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