土地整理檔案管理的幾點建議

胡忠慧

摘 要：土地整理檔案管理工作涉及到非常多的內容，其工作是非常復雜而且繁瑣的。將數字化技術應用于土地檔案管理中能夠有效提升土地檔案管理效率，方便相關人員進行查閱和分析，對于我國土地檔案管理意義重大。有鑒于此，本文對數字化管理在土地檔案管理中的應用及其適應性進行了分析，并就數字化技術在土地整理檔案管理中的應用提出了幾點建議。

關鍵詞：國土資源；檔案管理；數字化管理

一、土地檔案管理的重要性及實施數字化管理意義

要做好土地檔案管理工作，管理人員必須要有正確的認識。檔案是對歷史的一個真實記錄。它不僅具有歷史憑證的價值，又有著神圣不可侵犯的法律效應。國土資源部門的檔案管理，是國土資源管理的一個重要部分，這些檔案都十分的珍貴，它詳細記錄了我國土地和礦產資源的擁有和利用情況。隨著我國經濟的不斷發展，土地資源越來越重要，與之對應的土地檔案管理工作也就越來越受到高度的重視。它不僅在領導決策、政策研究、依法行政，權益維護等方面能提供大量可靠的依據，同時對于土地使用稅金的繳納等細節問題也有非常積極的作用。

運用數字化理念指導下的先進技術來處理土地檔案資料，將舊有的傳統介質轉化為較為先進的數字化介質，最終將檔案以更先進的手段進行保存，這就是國土資源數字化的工作內容。在這部分工作中，應用到計算機掃描儀等硬件系統，軟件技術則需要用到圖像處理技術。

二、數字化管理在土地檔案管理工作上的適用性分析

（1）可以滿足資源檔案管理復雜性要求

土地檔案管理的內容是非常繁雜的，因此在長期的記錄過程中會形成龐大的文獻資料庫。為了之后查詢的便捷性，就必須要對檔案進行分類記錄，分類工作不但提升檔案管理的工作量，同時也大大提升了檔案管理的復雜性。將數字化技術應用于土地檔案管理中，不但能夠降低記錄難度，同時還能夠使得檔案保存變得更加便捷。

（2）滿足資源檔案管理多樣性要求

由于國土資源具有豐富性特征，因此在對其開發與建設過程中會形成多種不同種類的資源信息，比如，文字、圖紙、聲音以及影像文件。將數字化技術應用于檔案管理中，能夠將不同類別的文件資料數字化，將其放入資料庫，這樣就能夠達到高效管理檔案的需求。

（3）滿足資源檔案管理完整性要求

在土地檔案管理中很多內容都不是單一性存在的，而是由多類型的信息構成的一種完整資源。若是在整個系統中出現某個信息資源缺少和丟失的現象，則就會對國土資源的管理的完整性形成一定的影響，給資源的查閱、監管工作造成很大的不便。但是將數字化管理運用在其中，則就能夠建設相關數據庫，在此基礎上讓資源的查閱與管理更加方便，同時也讓所有的土地資源信息被歸納到一個整體的管理系統中，進而有效保障了國土資源在檔案管理上的完整。

三、土地檔案數字化管理的主要內容

（1）建立多媒體檔案數據庫

隨著科學技術的發展，計算機的迅速發展，我們應該充分利用計算機的，對檔案信息的管理建立起多媒體數據庫，按照信息檔案的紀錄時間，類別，規格，儲存方式等進行錄入。

（2）建立基于Web 的服務系統

在國土資源的檔案管理工作中，計算機錄用信息已經成為了最主要的服務方式，用戶可以根據自己的意志去尋找自己所需要的檔案的信息，并且能夠輕松的找到進行瀏覽。

四、推動國土檔案管理數字化的應用要點

（1）增加投入，改變檔案載體

當前來看，我國國土信息檔案如果想要實現載體數字化，就需要大量使用一系列電子設備，例如計算機和掃描儀等等，這就必然要求增加資金投入，要求相關部門重視硬件設施的采購，給檔案數字化管理提供一個堅實的物質基礎，保證檔案數字化能夠順利進行。

（2）加速土地檔案數字化的標準建設

要建立規范統一的數據庫形式，將各項標準制定出來，注意標準要科學、可行。這樣，各單位以及各部門才不會各自為戰，才會協調，相互銜接。數字化加工的過程一定要嚴格的管理，無論是掃描、數據的錄入還是圖文的編輯都要按照標準進行，努力實現標準化。檔案數據在制作時也要規范，要做到三統一：著錄項目統一、著錄格式統一以及檢索語言的統一。

（3）加速土地檔案信息化人才隊伍建設

①建立一支高素質的人員隊伍。對于一名檔案管理的工作人員來說，首先要解決思想上的問題，轉變工作觀念，正確調整自己在工作中的角色。單位在招聘工作人員要慎重，提高門檻，注重專業技能的同時，在員工上崗前對其極進行有效，細致的崗前培訓。在員工工作過程中，單位要創造機會，創造條件，抽出時間對工作人員進行培訓指導，增強檔案管理人員的工作能力。

②善于交流，接受新資源，達到資源共享。作為國土資源管理的工作人員，不能憑自己的主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結合自己單位的實際情況，創造性的使用歸檔方法進行歸檔。并且要多跟有經驗的歸檔人員進行交流，不斷接受新信息，擴大視野。編纂各種檔案資料，從而達到資源共享。另外，檔案管理人員還應該每日對自己的工作進行總結，做到“三省吾身”，不斷反思自己的工作在哪些方面做得好，哪些方面有缺陷，是否做到檔案管理的科學，有效，無誤，在工作中不斷提升自己的能力。

③完善土地檔案管理制度。國土資源的檔案是十分重要的檔案之一，所以監理完善的土地檔案管理制度非常有必要。檔案管理部門應該積極推動檔案管理的制度化以及規范化，進一步明確管理人員的責任，將責任落實到每一個工作人員，使他們在工作中可以做到各司其職。另外，還應該完善檔案管理的獎懲制度，對于工作認真負責的檔案管理人員進行獎勵，對于不努力的工作人員進行相應的懲罰。

④加強檔案數字化管理的安全工作。檔案信息的數字化管理有一定的優越性，但與此同時也有其缺陷性，比如一些不法分子會利用黑客技術或者病毒來對檔案管理服務器進行攻擊，達到盜取檔案信息的目的。因此，必須要加強檔案數字化管理的安全工作。

綜上所述，對我國土地檔案實行數字化管理，提升檔案管理的工作效率，需要相關部門加大設備的投入，建立統一標準，并且注重人才的培養，只有這樣，才能夠有效推動我國土地檔案管理的數字化進程。

參考文獻

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（作者單位：錦州市土地征用整理事務處）